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外资小厂5000万元扁平化裁掉27个处长

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来源:泛普软件

在河北唐山,国丰钢铁可谓无人不晓,因为钢铁产业贡献了唐山市财政收入一半的比例,而国丰是唐山钢铁的半壁江山。在国内整个钢铁行业,从1993年年产量10余万吨的民营小厂,发展到2005年利润率挤进国内冶金行业前5强,国丰也堪称一匹优质黑马。

但由于是民营企业起家,家底相对较薄,所以在2004年之前的时间里,国丰的"软实力"--信息化建设并不如其业绩般夺人眼球。

硬件网络起步 5000万元不掉队

从2000年开始,由于整个钢铁行业竞争加剧,不少企业开展信息化建设,期望以此提高竞争力。不过,当时依然是一个民营小厂的国丰对此并未察觉,甚至直到2004年的时候,国丰总共不过几十台电脑,而且大部分被安置在财务部,"专业"人员也只有一个。
 
在考察了同行们的信息化建设成果后,国丰决定拨付5000万元推进信息化建设,2004年3月份开始铺设硬件网络。

"在此之前,网络规划几乎为零。"国丰信息化项目经理李宏震说,"在进行网络规划时,先由各厂部长们提出需求,把需求涉及的具体内容整理出来跟同行去比较,确定我们的工作方向。"

6个月后,国丰开始对软件系统招投标。得利于此前和同行们的广泛交流,李宏震和各业务部门很快达成一致意见。"准备上软件之前,信息化小组将此前的整个规划按照公司的整体需求进行再梳理,甚至将每一个模块的具体功能都作了准确定位。"李宏震说。

到2007年1月与金蝶软件签订合同前,国丰已经明确了财务、生产和预算管理三步走的方针。

结构扁平化 裁掉27个处长

信息化的核心在于管理流程的再造。管理流程的梳理进行了三个月,在此之前,国丰几乎没有流程化管理的概念。"此前公司叫做管理程序,也是挺厚的一本经。各部门下属分厂都有,但不集中。"李宏震说,"国丰分南北两区,同样的管理程序,执行起来经常不一致。"

为尽快制定新的管理流程,国丰一方面协议金蝶作为其管理顾问,同时调集51名业务骨干,专职讨论制定新的业务流程。从2005年2月开始,信息化小组梳理出170个业务流程,"每个都制定出流程图,配上说明文档"。再用一个月的时间,从中精炼出113个,"抛弃了一些对管理水平提升无关紧要和计算机管理不能实现的流程,比如开出入门证等。"

不过,流程的梳理执行起来并不那么顺畅,由于涉及到众多环节,国丰被迫进行了建厂以来最大的一次组织架构和人员调整。

早在2003年,国丰和银丰、新丰公司合并,成为外商投资企业。在这次流程梳理时,国丰总经理张震发现,公司合并后的管理架构不够扁平,决定从之前"科、处、部、经理"的管理架构中撤掉"处"级架构,这在当时引起了内部剧烈的震荡。

在此之前,国丰有27个处级管理部门,组织架构的调整意味着有27个处长(不包括副处长)的职位要全部撤换。"公司规定处长全部配备一辆轿车,升职成(副)部级管理人员的还好说,降职甚至可能没有职位的处长们难免产生强烈的抵触情绪。"李宏震分析说,"但公司领导是下定决心的,总经理张震一个一个去谈话,有的要谈好几次。"

张震认为,对企业而言,软件本身不能成为核心竞争力,真正的个性还是在人身上。"企业的个性是会变化的。在不同的历史时期和市场环境下,企业的核心竞争力也必须发生变化,这样才能在市场竞争中立于不败之地"。

不只是在管理架构方面,国丰还对生产车间内部进行了调整。通过流程梳理,国丰决定从原来"班组、工段、车间、生产厂"的生产结构中撤掉工段,实现更加扁平化的管理。

"因为层次太多,原来一些信息上传下达时会走样,管理命令执行速度非常慢。"李宏震说,"对应新的流程,组织结构和部门也进行了调整:有些部门被撤销,有些部门新成立。原来十几个生产厂,最后合并按照炼钢、炼铁、轧钢专业来生产。三个炼铁厂也合并成一个。"

检斤系统凸显行业特色
   
在完成组织架构调整后的2005年5月,国丰内部召开了一个大会,宣布信息化建设正式启动。按照三步走的计划,全部15个系统中,第一期项目包含6个。除了常见的财务、采购、销售、仓储和OA系统,国丰的检斤系统算是钢铁行业的一大特色。

钢铁企业每天的物流量庞大,无论是采购作为原材料的铁粉、焦炭,还是销售钢材,动辄数万吨。"检斤就是称重。"李宏震说,"这是一个非常重要的控制环节。"与一些企业将检斤作为独立系统的做法不同,李宏震将检斤与财务、采购和销售系统统一起来。

"比如国丰要采购一万吨铁粉,先下采购订单,订单在给供应商的同时到达检斤系统。在供应商送货时,每次过磅称重都要选择这个订单。选完订单后,系统会自动扣除掉该车铁粉的重量。完成一万吨的时候,系统自动终止合同。"李宏震说,"除非再有新的合同和定单,否则就无法继续送货。"

之所以要严格控制采购,因为国丰有过这方面的教训。2003年的时候,每吨1000多元进价的铁粉因为突然遭遇降价,之前采购部门进料过多,导致国丰损失"2亿元"。

除了采购,销售的控制也是检斤系统在起作用。"与客户签完合同并收取预付款之后,发货通知单及时传递到检斤系统。"李宏震说,"每次外运货物也要选择发货通知单,一旦完成要约中的数量,该发货通知单即刻关闭。这无论从重量还是价格上都控制了销售。"

国丰的内部调拨也要通过检斤系统的控制。"原来公司出一个政策或者制度,下面执行时可能不按照规定而是私下里执行,由于没有系统监控,这些违规行为很难被发现。但现在一些业务必须走系统,否则就不能执行。"李宏震说,"比如采购,如果不通过系统报这个采购申请单,领导就无法审批,这就完不成采购。"

在采购系统中,国丰技术人员还开发了一个招投标的平台,这不仅可以实现批量采购、节约成本,而且控制了采购价格。例如,各个生产厂报上来需要的轴承数量和型号后,采购部根据计划作一个招投标的单子,打包给相关的供应商,并关联生成采购申请单。

李宏震介绍说:"由于系统默认最低价中标,如果不是最低价格,需要经过审计主管、采购部部长审批,甚至要经过主管经营的副总审批,并做好文字记录。之后才能生成中标记录,根据记录生成合同,再生成定单。库房照单收货,收货时有关联定单,可以清楚地了解订单执行情况。整个是一条线下来,一环扣一环。"

检斤系统凸显行业特色
   
在完成组织架构调整后的2005年5月,国丰内部召开了一个大会,宣布信息化建设正式启动。按照三步走的计划,全部15个系统中,第一期项目包含6个。除了常见的财务、采购、销售、仓储和OA系统,国丰的检斤系统算是钢铁行业的一大特色。

钢铁企业每天的物流量庞大,无论是采购作为原材料的铁粉、焦炭,还是销售钢材,动辄数万吨。"检斤就是称重。"李宏震说,"这是一个非常重要的控制环节。"与一些企业将检斤作为独立系统的做法不同,李宏震将检斤与财务、采购和销售系统统一起来。

"比如国丰要采购一万吨铁粉,先下采购订单,订单在给供应商的同时到达检斤系统。在供应商送货时,每次过磅称重都要选择这个订单。选完订单后,系统会自动扣除掉该车铁粉的重量。完成一万吨的时候,系统自动终止合同。"李宏震说,"除非再有新的合同和定单,否则就无法继续送货。"

之所以要严格控制采购,因为国丰有过这方面的教训。2003年的时候,每吨1000多元进价的铁粉因为突然遭遇降价,之前采购部门进料过多,导致国丰损失"2亿元"。

除了采购,销售的控制也是检斤系统在起作用。"与客户签完合同并收取预付款之后,发货通知单及时传递到检斤系统。"李宏震说,"每次外运货物也要选择发货通知单,一旦完成要约中的数量,该发货通知单即刻关闭。这无论从重量还是价格上都控制了销售。"

国丰的内部调拨也要通过检斤系统的控制。"原来公司出一个政策或者制度,下面执行时可能不按照规定而是私下里执行,由于没有系统监控,这些违规行为很难被发现。但现在一些业务必须走系统,否则就不能执行。"李宏震说,"比如采购,如果不通过系统报这个采购申请单,领导就无法审批,这就完不成采购。"

在采购系统中,国丰技术人员还开发了一个招投标的平台,这不仅可以实现批量采购、节约成本,而且控制了采购价格。例如,各个生产厂报上来需要的轴承数量和型号后,采购部根据计划作一个招投标的单子,打包给相关的供应商,并关联生成采购申请单。

李宏震介绍说:"由于系统默认最低价中标,如果不是最低价格,需要经过审计主管、采购部部长审批,甚至要经过主管经营的副总审批,并做好文字记录。之后才能生成中标记录,根据记录生成合同,再生成定单。库房照单收货,收货时有关联定单,可以清楚地了解订单执行情况。整个是一条线下来,一环扣一环。" (it168)


 

发布:2007-04-23 10:45    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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