欧尚erp系统免费下载建设注重库存 女CIO财务、IT一把抓
众所周知,欧尚集团是目前全球最大的零售商之一,创立于1961年,在过去的45年中,它已经成为跨越11个国家的大型零售企业,光在北京一地,就坐落着几个连锁超市。
每逢过节前,中国人总是习惯大包小包从超市拎回一些年货。看着琳琅满目的商品,充足不断的货源,您可曾想到这背后会有众多的采购公司在为我们做支持,强大的IT系统作保障,欧尚国际贸易公司就不例外。
今天咱们就讲讲商品背后的故事。
女CIO开展erp系统免费下载建设如何入手
欧尚国际贸易公司是欧尚集团下负责采购的分公司,在亚洲拥有上海,广州,香港,曼谷和新德里5个采购中心,为全球的超市及其他零售终端进行低成本货物的采购,其中上海中心专门为欧洲13个国家、100家门店采购百货、家电、纺织品、食品等多类产品,采购额达到700W美金,每天的采购订单有几千张,综合量订单多达1.2万到1.5万每年,可谓是贸易之多,管理任务之繁重。
Bonnie,一位干练的女士,从2004年到2009年底一直在上海担任采购中心的财务经理,主要处理采购过程中单据、发票的管理。
财务出身的她开始并没有接触IT,但是随着公司业务的增多,公司购买了新系统来保证业务的正常运营,所以在财务数据管理方面,Bonnie需要切换系统,并随之提出需求,改进系统,做项目实施。从此她便开始和IT打上交道,坐上了IT部门的头把交椅,用她的话说就是IT、财务一把抓。
业务的发展需要强大的IT系统做后盾,这是一个普遍规律。在公司信息系统建设初期,欧尚便一一上马了订单系统、物流系统、财务系统和一些其他自主开发的小工具。随着业务的不断发展,系统中产品种类达到二三十万个,每个产品属性的设置越来越细致;加之在进行贸易时的货物发运,目的港验收和物流等环节变得更加复杂,各系统间的数据交换逐渐增多,公司考虑到:公司需要一套完全集成而整合的管理解决方案才能满足业务的需求,改善现有系统,实施新的解决方案刻不容缓。于是Bonnie带领着自己的团队开始做筹备。
“通常是这样,业务部门先提出自己的需求,介绍业务规模有多大,发展规划是什么,二次开发报表需求是怎样”,Bonnie讲述着自己做IT项目的方法,“根据这些,我们会分析购买的软件定位在一个怎样的水平上,在这个范围内进行竞标。通常我们会过多考虑在二次开发方面,因为根据我们的业务需求,会有一些小项目需要满足,二次开发情况较多;其次是产品的文化因素,因为欧尚毕竟是一个法国公司,同时还有报表系统兼容等问题。”
贸易公司建设IT系统应重点考虑库存
通过严格的测试和综合考量,欧尚最终选择了Sage erp系统免费下载 X3解决方案,采用了采购、销售、库存、应收应付、总帐等模块。她说,之所以选择Sage,主要是考虑了几项因素:
首先,公司的销售订单通过接口从欧尚国际采购系统传入到 X3系统中,当它接收到销售订单的信息后,会自动生成供应商采购订单;此外采购收货数据也是通过接口传入进系统的,当它接收到该批次的采购收货记录后,会自动触发销售发货功能进行发货,这就解决了销售订单与采购订单以及收货等管理的完全自动化。
其次,在X3系统中做销售发票后,可直接导出开票的EDI文件传给国外客户。
第三,Sage为欧尚在平台上开发的银行自动付款功能使公司获益良多。系统可以定期产生银行付款建议。经过审批后,将银行付款文件导入到银行系统中触发付款指令,银行付款完毕后传回付款的信息给X3,在X3中完成记帐。她强调,特别是系统为多币种间的付款提供了强大的支持,如USD付EUR的,系统可以自动传回确认付款的汇率。
最后是存货管理。贸易公司是尽量降低存货量的,在系统中有了收货后会直接发货。但部分订单是必须有存货。根据此要求,IT人员配置了系统可以按订单进行存货管理,同一个产品针对不同的订单,可以进库存或不进库存,这也体现了系统的灵活性。
采访结束之前,Bonnie也总结了在做IT项目中的难点和重点,她认为贸易公司相对于其他类型的企业,在信息系统建设方面还是比较简单的,更多应该关注在库存管理方面,因为降低库存往往可以使贸易型企业节省成本,但它也必然存在很大的风险。“产品是有自然生命周期的,放时间久了,价值就会降低,存货的风险就会加大;同时美元采购,欧元上市给我们带来了外汇风险。对于项目经理来说,对业务流程的了解程度是至关重要的,业务逻辑要清晰。信息系统一定要适应业务的发展,同时要能满足内部控制,因为细节对系统的影响很大。”
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