如何更好地正确地使用文档管理系统?
泛普软件认为,文档管理系统的重要性为了达到一个好的沟通交流方式,我们需要各式各样的文档,在现实的企业文档管理,图文档管理,项目文档管理过程中也确实存在了大量的文档,每个人都认为文档是重要的,但是当真正文档到来的时候又开始困扰了,会不自觉的有些厌烦和无从下手。
做文档的过程是辛苦的,更是麻烦的,原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦,需要对应好格式,需要不同人员的审核和认可,难免就会觉得麻烦;而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高,真正想要的文档不知道到哪里去找,不同的文档说法不统一,等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。
文档管理的方式在项目文档管理的过程中,需要把握住一些重要的原则和方法,这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。文档模板的管理面对各类纷繁复杂的文档,如果各式各样,每个人一个风格,不论从美观性和可读性上都会有影响,所以在文档安全管理中的过程中需要选择一套文档的软件,例如泛普软件泛普OA系统。在建立文档模板时,需要对一些格式进行要求,需要将一些基本的要素固化到文档模板中,确保文档需要的内容能够在文档中体现,例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。
在建立文档时,要注意做好文档的分类,各种分类有一个清晰的定义,使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。
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