企业沈阳OA信息化实施“两部曲”
所谓“结构化”就是这类知识受到某个管理制度的约束,当有新知识产生时,能及时进入知识库。知识在进入知识库时,会被设置“标签”或“元数据”,可实现分类管理。“标签”或“元数据”是反映文件属性的“关键词”。
知识库提供多种“检索策略”。在需要时,能通过“检索”及时找到。甚至能将知识推送给需要这些知识的人,比如:通过标签或元数据订阅某类文件,也可将知识与业务流程连接,或者做成“知识地图”。这样可以在需要这些知识时,能够立刻获取。
企业里的显性知识只有做到“结构化”,才算被企业真正管理起来了。否则,知识分散在员工个人电脑里;或者虽然存在于企业的知识库里,但与外界没有联系,成为“知识孤岛”,这样的知识显然已经显化,但需要用时找不到,不能被有效共享和利用。这样的显性知识不能发挥作用和价值。
为了做好知识的“结构化”,这里给大家介绍两个工具:企业内容管理和知识地图。
企业内容管理
知识显化后, 需要一个新的载体, 就成为文档。文档是 “ 企业内容”的一部分,所以,对显性知识的管理可以借助企业内容管理(Enterprise Content Management,ECM)的工具和方法。
现在的ECM系统集成了WEB内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理、记录管理、协作管理、知识管理、门户管理于一体。可实现对企业内容的全过程管理,包括获取、存贮、管理、保护、呈现等过程,并且可以与业务流程结合。
ECM不但可以对结构化的数据和文档进行管理,还可以将员工的邮件、扫描件、复印件、传真件等非结构性的文件管理起来,实现知识的“结构化”。所以,当我们将隐性知识显性化后,后面就可以借助ECM工具来做知识管理了。顺便说一句,我们只是利用ECM工具来做知识管理系统,显然ECM不等于知识管理。ECM只能管理显性知识,无法管理隐性知识;ECM除了管理显性知识外,还可以管理数据和信息。
ECM与云计算系统 ECM与云计算系统结合,理论上,可以管理企业全部的显性知识。使用今天的IT技术,可以实现将全部的文档存放到计算机里。如果再使用云计算系统,员工没有本地硬盘。这样一来,员工生成的全部文档都在公司的云服务器里,被公司全部管理起来。
知识的多维分类 借助于ECM工具,知识库里的文件可实现多维分类,满足不同人的分类需求。比如技术研发项目的文件,项目管理人员希望将这些文件按项目分类,而人事部门希望按项目组和项目经理分类,技术企划人员和新入职的研发人员则希望按技术种类进行分类。
知识库里的文件只有一套,但系统可根据文件的“元数据”,根据不同人的分类需求,将文件以不同的分类形式呈现给不同的人。
知识的使用者还可以根据自己的需求,订阅需要的文件。只要设定自己的“检索策略”,也就是一套元数据的组合检索方案,比如:2010年至2014年3D技术的发展趋势调研报告。当有满足条件的文件进入知识库时,立刻会被推送给需求者。借助企业内容管理的强大工具,可以实现对显性知识的结构化管理。
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