10种PowerPoint常见误用

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谁愿意坐在那里看一个结构混乱，表达糟糕的演讲稿呢？从下面的内容里你可以了解如何避免出现在PowerPoint使用过程中的常见错误。

我还在参加另外一个活动，这一次我决定看看其他一些会议，而不仅仅是用我自己的演讲稿获得尽可能多的免费午餐。这些经历让一个老观念再次出现在我脑海：“PowerPoint之死”。一些人使用PowerPoint的方式进一步验证了这个说法。Steve Riley把电子邮件形容成“一个知识已经死亡的地带”。那么Steve，你错了。没有什么方式比把知识放到PowerPoint演讲稿之中能够更快地杀掉它们了。下面是我看到的一些非常可怕的、关于PowerPoint的错误使用方式，最糟糕的是，这些错误方式常常出现。

1. PowerPoint 不是一个字处理软件！
制作PowerPoint幻灯片并不是要在一张幻灯片上塞进尽可能多的内容。幻灯片是为了在听众记忆里留下印象，引发人思考的。这意味着你甚至不用在上面写完整的句子（尽管单词拼写正确是很重要的）。简单的描述就很好了。

2. 你听众中绝大部分的人应该知道如何阅读
把PowerPoint当作字处理软件的一个必然后果就是太多的演讲者站在那里，读幻灯片上的内容。这就产生了一个误区：演讲者忘记了他们的听众绝大部分是有文化的，完全可以自己阅读。陈述的目的不是要为听众做这些。如果你想要为人们朗读，那么就去参加本地图书馆举办的读书时刻活动吧。一个陈述的目的是为了向听众解释那些他们不能够从幻灯片中了解的内容。如果不是这样，他们完全可以把你的幻灯片带回去，在他们自己的办公室、家里、船上、甚至盥洗室里舒舒服服地阅读就可以了。

3. 一副图画值得用千言万语，甚至更多的语言来讲述
仅仅因为PowerPoint有很多的页文字，并不能成为使用它们的理由。一张满页文字的幻灯片所含的信息量很难与仅仅有一张图片的幻灯片相比。在幻灯片上放一张图片而不是一页的文字，然后讲解这张图片。人们会发现这样会有趣的多，而且也更富于信息。而且这样也让人们认为去听你的演讲更有价值，而不是仅仅下载幻灯片自己看看就可以了，这让你能够成为一个更重要的人。

4. 充分了解你的演讲稿是必须的
诸如“哦！这个幻灯片放在这里干吗”或者“我真不知道这个幻灯片想表达什么”之类的评论对于演讲稿来说都不是一件好事。总的来说，一位听众花了时间和精力来听你的演讲，起码希望你能够花同样的时间和精力来准备这次演讲。拿别人的演讲稿，然后直接站到演讲台上，开始读幻灯片上的内容并不是一种好的工作方式。

5. 板书并不好，精彩的故事才吸引人
并没有法律规定你讲的内容必须按照板书的方式展现出来。事实上，就算在学校，采用板书的方式讲课对于学生来说也并不是有趣的课程，对不对？想想那些读书的时候你喜欢过的课程。绝大部分时候，这些课程的老师是把课程里的内容同真实生活结合起来，向学生讲述一个故事来证明一个观点。你想听什么呢？是愿意关于疏忽的四个法律案件的引证？这听起来太痛苦了。或者你更愿意听一个关于某人疏忽的故事，由于他的疏忽，竟然被人起诉。

6. 你陈述的内容比你幻灯片选择的模板重要得多！
每年我平均要在会议上做80次演讲。出于某些原因考虑，每一个会议都喜欢用自己独特的幻灯片模板。根据你需要做的演讲类型以及你在幻灯片里的做的处理不同，修改模板需要花15分钟到2个小时的时间不等。这两个小时本来可以用在其他更有意义的工作上——比如说，可以添加些该会议听众关心的内容，而不是把时间花在修改模板之类听众根本不关心的问题上。我每年平均有两个星期的时间不能创造任何信息，也不能传递任何知识，而是不得不把时间花在琢磨为什么有人认为红的字体在蓝色的背景上是个好主意。

7. 三分屏的界面并不是让你知道下一张幻灯片的内容
PowerPoint的三分屏界面对于编写幻灯片来说非常有用。但是它的作用并不能够替代你自己的排练，三分屏的界面的作用并不是让你在演讲的时候知道下一张幻灯片的内容。按“F5”键，然后按照设计的方式使用PowerPoint'。如果你已经在使用三分屏的模式，按“Shift”+“F5”键，就能够从当前的幻灯片开始进行播放。

8. 不要让你的听众陷入痛苦
OK，陈述的主要目标是传播知识。如果你用白底黑字的幻灯片，这在光线暗淡的房间里看起来格外让人痛苦，来折磨听众的眼球的话，你就很难将任何观点传递给他们，因为他们在整个演讲过程中，一直试图把目光从屏幕上逃开，望向其他地方。而且……并不需要安排至少一张幻灯片，不能供任何人阅读。和流行的观点不同，你不需要安排一张谁也不能阅读的幻灯片。那是印刷品的工作。如果人们不能阅读它，为什么要把它放到屏幕上呢？为什么要浪费听众的时间？

9. 注意照顾到听众中的残障人士
绝大部分残障人士都不会参加演讲陈述。但是，有些残障人士还是会参加。例如，如果在蓝色的背景上使用红色的字体对于某些有色盲的人士来说就看不见内容了，因为在他们看来屏幕会不停地动。红色的内容在黑色的背景上也会遇到一样的问题。在他们的眼中，红色的内容在绿色的背景中甚至会消失不见，除非是完全红屏的情况，在这种情况下，红色的内容会突然变大。

10. 12号字体太小，不适于大量用在演讲稿中
12号字体除非你贴屏幕特别近才能够看得清，如果是这样的话，你头部的运动似乎就太大了。14号字体应该是最低要求。理想状况下，不要使用小于18号的字体。不过，这并不是一场比比看谁用的字体更大的比赛。如果你仅仅在一张幻灯片中使用了12号字，也没必要太紧张。一两张带有小字体的幻灯片反而会让你的演讲稿看起来更具有阅读性——这是个额外的好处。

本文作者Jesper Johansson是微软安全技术部门的高级安全策略专家。他的工作是帮助用户指出如何安全地使用微软的产品。他在全世界进行关于网络安全方面的演讲，经常在大型会议和定制工作组进行演讲，特别是在冲刺阶段。他和Steve Riley共同编写了《Protect Your Windows Network》（《保护你的微软网络 》，Addison-Wesley, 2005, ISBN 0321336437）。你可以访问他正在建设中的网站以了解更多关于此书的信息。Jesper在管理信息系统（Management Information Systems，MIS）领域拥有博士头衔，他是CISSP（Information Systems Security Professional，信息系统安全专家）以及ISSAP（Information Systems Security Architecture Professional，信息系统安全架构专家）。