解读实施误区 政府行业文档管理之道

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随着政府信息化建设的逐渐深入，2008年3月正式出炉的“大部委制”进一步对中国政府信息化和电子政务产生了很大的影响，而在保障电子政务业务平滑运行的过程中，电子文档的管理工作不容忽视。电子文档的种类、数量急剧膨胀，如何更有效的管理档案文件必须慎重对待。众多解决方案供应商正通过各种方法尝试解决问题，但在采访中，记者了解到，很多政府用户在目前的文档管理工作中依然存在不少误区。“只有切实发现这些问题，并设法解决，才能够完善政府行业信息化建设。”优利高绩效中心开放源码业务部大中华区经理陈建燕如是说。

“定制”应适合自身需要

国家档案信息管理中心刘副主任认为：“随着越来越多的企业在日常办公中也广泛使用电子文档，电子文档的数量急剧膨胀，种类也在不断增加。如何更有效地管理档案文件必须慎重对待。”

在采访中记者了解到，目前，一些政府部门在进行文档系统建设过程中，都倾向于“定制开发”的文档管理解决方案，而不使用商用成品（COTS）解决方案。其理由正如刘副主任所言：“现有传统系统已经提供了大多数功能，我们需要进行现代化改造，增加业务逻辑来适应新部门的需求；COTS解决方案的费用可能远远超过定制解决方案的成本；不同政府部门的信息中心的执行业务有一定个性，这样的特点使他们相信，他们能够快速开发一个定制解决方案。”

其实，据在文档行业有所专攻的系统集成商介绍，COTS解决方案通常是最合乎逻辑的选择，它提供成熟的、经过验证的产品技术。其中，陈建燕说：“大多数COTS实施需要更改业务流程，以适应该COTS软件包。但通过业务流程建模，可以向企业展示流程的更改过程，以及研究企业成本和效益。在定制软件开发不常发挥作用的情况下，建模可以支持这种实施。”

建设中的错误

在实际应用中，实施文档影像化的政府部门很容易出现一种错误理解，他们都没有考虑文档准备工作，导致未能实现文档影像化带来的好处。其实，文档准备工作很重要，但文档准备的价值如何传达给相关人员呢？在这里，陈建燕建议可以采用模拟方式，他认为，这样的方式非常有用，“可以对比文档准备不足和文档准备充分的各自成本及所使用的时间。”

另外，由于文档管理通常出现在多个处理中心，但设计重复架构并不容易，这样很容易造成重复架构出错。刘副主任介绍：“例如在某个部门，流程在四个站点间复制，而没有设置镜像结构和环境。由于每个站点都各有独特的属性，系统的技术管理需要详细了解每一个操作中心。站点之间的差别很大，以至于每个站点都要指派一名管理员，从而大大增加了支持成本。”

不过，也有专家认为，解决这样的问题并不难，只要通过建模备选方案，帮助客户设计他们的基础架构环境，以便他们能够实现复制的标准化优势，而不需要复制管理和其它服务。

值得注意的是，目前政府行业使用的有多种电子表格，如网站表格图像、XML、HTML或PDF表格等格式，分别具备不同的发送方式和工作流路径，以及是否带有数字签名等功能。每种电子表格都切合不同的需要。然而，有的政府部门不是为解决问题而选择适合自身的电子表格，只是认为功能最多的电子表格才是最好的。

其实，每种电子表格选择都会产生不同业务流程。一些解决方案供应商建议，客户可以使用模拟各个流程方式以测量不同成本和时间带来的差异，并用模拟测量结果，来帮助客户选择最适合他们试图采用的业务流程的电子表格。”

当然，目前来看，国内几乎所有的政府部门都是在进行数据文档建设过程中，将文档管理工作进行外包。“典型外包缺陷包括：文档流量激增所带来的管理不善；与厂商距离有关的不可预见的支出；数据安全漏洞；数据隐私曝光；信息质量问题；不能利用创新技术的优势；法律风险。”刘副主任说。

其实，CBI记者曾经也对这种管理缺陷进行过报道，而解决这样的缺陷，一句话便是通过建模的解决方案，可以为政府行业用户提供不同业务流程的目标比较，使用模拟比较成本、时间、误差率和安全问题密度。

在采访中，还有些政府部门用户，尤其是地方性的政府机构，例如社区管理服务中心，常常会将外包的支出省下来以备不时之需，其实，这样的做法如果管理适当，外包文档影像工作可能实现大量节省，但为了省钱而决定不外包流程要冒一定的风险。据了解，外包厂商比单一客户具备更大规模的运营，因此外包能带来规模经济效益。此外，外包还提供因厂商集合了多个不同合同而带来的“平均经济效益”。

当然，只关注短期或即时的成本降低这样的做法，其实在政府行业中时常可见，这一方面是由于信息建设经费短缺或不足导致的，另一方面，也是由于原有政府信息中心并不重视数据文档信息管理的建设。

其实，这一做法并不正确，正如刘副主任所言：“传统的纸张处理不但劳动密集，而且成本很高，因此开始使用文档管理系统。但使用这种系统仅仅关注短期成本降低是一种错误。”增强的处理质量和性能提供了更宝贵的改进机会。“建议成本很重要，但质量更重要。通过模拟前后流程，项目的利害关系人可以看到所建议的质量提高，做出文档管理实施相关的正确决策。”刘副主任如是说。

选择健全管理系统

据了解，目前，适合政府行业文档管理信息化建设的解决方案基本上有四种：多以文档为导向的系统（图像档案系统）；文档管理（DM）系统；内容管理（CM）系统；档案管理（RM）系统。

专家建议，政府部门进行电子政务文档管理系统建设除了需要选择最适合自身的系统外，还希望它随着工作流程的变化可以调整文档管理系统。陈建燕说：“业务流程建模支持‘先试后买’的方法。这样的方式非常适合政府行业的需求。其在构建系统前，政府部门的客户可以预先看到重新设计流程，了解系统是否能够帮助他们或帮助到什么程度。另外，使用三维蓝图方法论，他们还能够轻松确定需求变化的影响，从而做出明智的抉择。”

另外，从信息化角度来看，做好文档管理工作不仅可以帮助政府及企业提高服务质量，增加公众及客户的满意度，还可以帮助政府及企业提高工作效率，解决工作协调性，具有极强的应用魅力。（电脑商情报）