OA+ERP”整合优化销售订单管理
公司ERP上线至今已4年了,4年之间,公司的业务每年20%-30%的快速发展,组织架构也在不断的变动调整之中。作为一家2B业务销售的企业,当业务规模越来越大,销售管理部门对erp系统中的订单管理现状开始提出了表现出不满:
订单审批工作量巨大,销售总监希望“减负”。一方面,不是所有的订单都需要他做审批,公司亦要求根据订单的金额、是否符合公司价格策略等不同的条件走不同的审批路径;所以很多时候审批,变成例行公事;而另一方面,虽然ERP提供强大的报表工具,但在审批过程中,这些数据无法直观呈现给审批者,严重影响审批速度。审批量大而操作复杂,让销售总监苦不堪言。
大量的未成交客户信息被流放。在形成订单之前的绝大多数客户数据缺乏系统的记录和跟踪手段,客户信息私有化、断层现象严重。
无底的销售漏斗。销售订单是在ERP系统中进行管理,而销售机会管理和设备出库管理与销售订单无关联,无法判读销售机会是否真的成功签单,实际签单的真实情况均无法判断,这直接导致财务数据统计节点不一,而每个季度的业绩核算总是忙翻天。
……
不仅仅是来自用户的压力,还有令人最肉疼的用户许可费也让人抓狂。随着业务规模不断扩张,系统用户数亦不断增长,而销售人员的用户占比亦直线上升,费用水涨船高。看来,优化订单管理势在必行。
上海OA流程优化销售过程管理
在数据关联和流程管理方面占据优势的协同OA成为绝佳的实践基地。2011年初泛普OA系统正式上线。不同于ERP系统上孤立的订单管理,在泛普协同OA系统平台上,实现了从商机提交、到采购、报价审批、订单审批、出库申请等整个销售过程的跟踪式管理。
上海OA的非线性思维
如果说ERP的流程管理是线性思维,那么上海协同OA则是典型的非线性思维,流程信息互通的能力让协同OA在过程化的管理中占据优势。也因此,在上海协同OA平台上,从商机提交流程、销售订单流程、出库流程以至缺货采购/生产流程并不是一个个孤立的流程,而是环环相扣,在各个部门各个流程节点之间搭起一座隐形的桥梁,共同服务于的一系列流程。比如,商机流程提交上来的客户信息,可以在销售订单审批流程中自动获取,客户联系人信息与客户信息联动,选择客户自动带动联系人信息;比如,出库发货流程关联商机信息,追溯整个的商机转化过程。
上海OA的灵活性
在一般情况下,业务人员按照销售政策洽谈订单,在政策允许的范围内,订单审批流程极度简化,而当销售订单大于多少金额、优惠力度触及价格底线,或者客户潜在价值很大,需要公司在价格或者产品服务商给予支持,而恰恰又超过了区域经理的权限范围,这个时候往往需要提交销售总监甚至更高级别的管理者去审批。如果在ERP系统里边,好几条流程也未必能够圆满地解决这个问题,而在协同OA系统里边,一个流程就已足够。流程提交后系统根据实现定义好的出口条件,如订单金额、客户属性等自主决定流程路径和流程审批人,销售总监的审批工作量大大降低。
开放与融合
上海OA与ERP,一个关注过程、一个关注结果,双剑合璧,才能做好销售订单管理。不管在协同OA系统还是ERP系统,客户信息、价格信息、订单信息、财务信息始终贯穿整个销售过程,而要实现这些信息的统一,而好的订单管理一定是能够把过程性的结果给到结果性的系统,同时让结果性的数据为过程性的工作提供支撑。比如:通过协同OA与ERP系统在数据层面的互通与流程调用,在订单审批流程中可以快速调用ERP系统中的客户信息、价格信息,以及以往的报表记录;流程在流程审批结束后,流程中的订单数据自动写入ERP进行处理,ERP中会增加相应的订单数据。
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