搜索：非结构化信息管理的核心

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搜索：非结构化信息管理的核心

在过去的10年，我们经过了由信息匮乏到信息过量的转变。在销售额过30亿的企业，或市级以上主要政府机构，拥有的IT系统数量一般会超过10个。这些系统中的信息，包括结构化数据，也包括非结构化信息，如多格式的文档、邮件、网页等。根据调查，85%的信息是非结构化的，每三个月增加一倍。在因特网上，每天增加7百万张新网页。

知识工作者，面临着寻找信息的挑战。根据调查，知识工作者每天30%的工作时间，用于收集信息；72%的管理者认为，知识没有在他们的组织得到重复利用。从这些异构、繁杂、丰富的内容中，准确、快速地找到自己所需要的信息，减少信息搜寻时间，能够创造巨大的价值。

非结构化信息管理的应用热点

知识管理，有不同的应用点。这些应用点的设计开发，已经考虑了怎么帮助用户更好地获取他所需要的知识。

1) 门户。门户应用的核心在于展现和集成。企业内部所拥有的信息系统的数量在增多，导致用户需要登录和浏览多个系统，会浪费时间，亦会耽误工作事项的及时处理。门户可以将多个系统的应用点集中在一个界面上。所以，集成是门户的应用重点。门户的第二个应用重点是：怎么能够高效、快捷、多样、美观地对内容进行展现，减少程序设计量和改版工作量。

2) 文档管理。文档的价值，重在重用。无论是记载了既往的经验、诀窍、心得、数据的工作文档，还是承载了规范、方法、工具的工作模版，如果能够供后来者使用，都能带来效益和效率的提高。文档管理亦是知识管理的基础所在。它看似简单，但如果以高水准的要求看待文档管理，并不是容易做的水准高、做的持久。

3) 协同。要点在知识与业务过程结合。无论是办公自动化系统中的文档，或是营销系统中的文档管理，还是产品数据管理中的文档管理，都是将文档与业务的运作结合起来，在具体业务的经营管理中，同步进行知识管理。

4) 社区。重在隐性知识向显性知识的转化。随着Web 2.0应用的普及化，博客、论坛、问题库、圈子、人脉网络等在大型企业内部的应用，亦逐步增多。由此，企业的社区不仅仅是论坛这一个应用。社区，促进了隐性知识向显性知识的转化。

5) E-learning系统。也是企业知识管理的应用重点之一，使得受制于讲师、空间、时间的面授培训，变成用户来点播使用的基于网络的培训。对于知识性的培训来说，这不仅有品质的保障，而且大大降低了成本。

上述这些不同的应用，外加企业内部建设的业务类、管理类系统，带来了信息量的膨胀，异构的数据。用户如何从这些系统中获取所需的信息，所费的时间越来越多。

如何帮助用户更好地获取信息？

与企业内部应用相比，互联网站对提高用户友好性、提高用户点击量，倾注的热情更多。所积累的诸多经验，形成了系列规则和约定俗称的规范，值得企业内部知识管理系统学习借鉴。

1) 属性的广泛应用。无论是行业、产品类别、厂商类别等，还是新闻、首页、置顶、标红等，这些属性，作为目录的补充，其应用使得前台展现的纬度更加多元化，也使得计算能力得到节约。

2) Tag的应用。作为Web 2.0应用的符号性应用之一，Tag使得信息分类的颗粒度变得更小、更个性化、更长尾化。

3) 关联性的应用。关联性效果好的话，可以有效地帮助用户获取他所需要的信息，可以增加用户访问某一网站或应用系统的点击量。当用户在浏览某篇文章的时候，系统自动给出与该篇文章相关度高的其他文章的列表，或者给出与此文章相关的内容分类、内容属性或Tag，可以有效地提高用户获取信息的系统友好性。

4) 信息展现方式的改进。将页面分解为版式、模块、样式、信息来源，每块都可以自定义，这样使得页面的样式改变不需要重写程序，效率大大提高。

5) 用户自定义。有了目录、多样的属性、Tag、模版作为基础，用户可以自定义自己所关心、所偏爱的内容、样式，使得系统界面及内容能够个性化。

上述方法的使用，可以帮助系统管理员，方便地从业务的视角，来帮助用户获取知识。