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泛普OA办公系统档案管理业务包括档案资料的接收征集、整理、编目、保管、鉴定、数据统计、利用管理等工作。

档案管理大体上分为文档、科档、会档三大部分，其管理大体上也是按文档、科档、会档划分管理到人的。文档在从收发文至档案的转化过程中，有的单位由单位总文书立卷（立件）、有的单位由各处室文书立卷（立件）、有的由档案室统一立卷（立件），其立卷（立件）原则、业务流程各不相同。

泛普档案系统主要包括：

文书档案：

文档管理的工作中，首先是档案资料的收集、整理、立卷（立件），文档的立卷（立件）是以年为单位，在一年终结时，收集一年的文件，包括单位发文、收文、各部门收发文，上年遗漏文件或上年无批复的请示文件等，根据各文件的内容确定其去向：归档、保存、清退、销毁。对归档的文件给定文件的保管期限和分类号。然后按部门或分类组卷。

就立卷（立件）部门而言目前有以下三种方式：

1. 部门文书组卷，档案部门集中编目
2. 总文书立卷（立件），交档案部门保管
3. 档案部门统一立卷（立件）

主要功能包括：

1. 数据的输入与编辑功能

   档案数据的录入有多种渠道，系统应提供满足各种渠道的数据录入。

   • 对档案部门已经组卷但尚未录入计算机的可以逐条手工录入，全文数据可以直接启动用扫描仪扫描，也可以将预先扫描的文件或其他方式产生的文件直接引入。 ?
   • 对收发文过程中产生的数据自动立卷后转储成档案数据。对全文信息可以用图形的方式存储，也可以转换成纯文本后存储。 ?
   • 系统支持录音录象的多媒体存储，多媒体存储的档案资料可以在工作站上播放。对声音、图象多媒体数据不提供编辑功能。
2. 移交管理功能

   系统提供公文信息的接收功能，公文在办理完毕并终结后，移交到公文档案的接收系统中进行整理。

3. 自动立卷（立件）的功能

   对文档而言，应具有自动立卷或辅助立卷的功能。自动立卷前，应对本年度的公文进行合法性检查，对不满足立卷要求的公文提醒用户修改或作不归档处理。详见公文管理。

4. 打印的功能

   打印出档案部门所需的各种规格的报表，其规格参见相应的标准。其中有案卷外封面、案卷内封面、案卷目录、卷内目录、总目录、分类目录、著录卡片、专题目录、全引目录、移交、销毁、接收清册等等。其标准有的是国标，有的是行标、有的是企业标准。

5. 借阅管理

   包括借（查）阅登记、借（查）阅情况统计、催还通知。

6. 统计的功能

   可以按时间、类别、保管期限统计。要求统计口径相对灵活、多样。提供常用的统计口径，用户也可以根据需要指定自己的统计口径。

7. 查询的功能

   档案保存的目的是提供查询，因此要求有较灵活的查询，可以提供多途径的查询，可以作全文搜索和只做指定范围的搜索，对不在馆内的档案提供去向和下次进馆的时间。如移交出馆(室)提供移交的时间和接收方名称；对已外借的档案提供借出的时间和应归还的时间；对已销毁的档案提供销毁的时间等等。

   查询时可以用浏览的方式显示，只显示概要信息，也可以显示一个文档的详细信息。预先提供常用的检索途径，对不同的档案有不同的检索途径，如文档可以预置主题词、文号、标题、成文日期的范围等检索途径。同时提供按任意条件组合的检索。

   检索后可以即时打印出调卷单，同时向档案部门提交调卷申请。对已外借的档案也可以向档案部门提出调卷申请，档案部门收到调卷申请后，在该卷(件)档案归还时，向申请人发出受理答复，通知调卷人借阅档案。

   对检索后直接阅读文件内容的检索，系统自动记录对文件的使用次数、检索人的有关信息，以便于统计。

   系统提供远程的查询功能。