企业的管理水平和合肥OA差距到底有多大

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为什么在合肥OA系统进行演示时，流程都跑的都很流畅;但是，一到用户手中，使用时，就全变了味。这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为合肥OA系统在演示时，都没有考虑例外情况。而企业日常活动中，总难免会出现意外情况，而这些意外情况，合肥OA一般都规定了比较严格的处理要求。但是，实际上，企业日常管理达不到这个要求。

也就是说，企业的管理水平跟合肥OA的要求还有一段差据。但是，两者的差据到底有多少呢?也没有人专门作过统计。今天我就做个始作俑者，来总结一下，企业一般由于各种因素的限制，在哪些方面，没有达到合肥OA大人的要求。

一、原材料入库与领料的矛盾

如一笔原材料，在1月5日晚上8点，供应商送到企业，但是，员工都下班了，只剩下一个仓库值班员在上班，其不会进行合肥OA的相关操作。若平时，可以在第二天下班再补单据，但是，有可能这笔材料是急料，生产部门1月5日晚上10点就需要安排生产，需要用到这笔材料。企业往往没在系统中开单据的情况下，就直接从仓库中领料。若没有前者情况的发生，直接领料第二天补料也没有多大关系，只要用户不要忘记就可以了。但是，若两者同时发生，就有点麻烦了。一是因为同一笔材料，有两张单据需要补录，其前后有严格的顺序要求，如必须先补录原材料录入单，再补录原材料领料单，若两者的顺序搞错，要么领料单无法审核，要么会出现负库存，从而影响合肥OA系统的使用效益;二是若用户忘记了，则麻烦更加大了。我遇到一个客户，他们原材料入库单跟领料单因为上述这种情况，刚好没有录入单据，恰巧的是，事后都忘记了这件事的存在，而因为供应商送的材料跟用户领的材料数量恰好一样，所以，仓库中也没有剩余材料的存在，结果呢，在对账时，才发现供应商送过这批材料。事后，查了好久，才发现已经在生产线上用掉了。

在很多企业，这种情况都普遍存在，因为，在晚上的话，一般都没有文员值班，也就是说，合肥OA系统操作员不能够时刻就位，这就会导致合肥OA系统的单据无法及时录入。而这跟合肥OA系统的单据及时录入的原则相违背。显然，若一味的追求单据的及时录入，就会加大企业的管理成本，对于企业来说，可能是一种得不偿失的行为，企业明显不会答应。那该如何调和这两者之间的矛盾呢?

笔者认为，可以采取如下这几种方案。

1、当合肥OA操作员不能就位时，如员工下班后进行的一些交易，先用手工单据代替，第二天上班后，再在系统中补录。不过，在实际操作时，还是需要注意一点，就是时间上面的问题。用户在第二天一上班，做的第一件工作，就是把单据录入系统。同时，有些单据还要注意先后顺序。如上面的的单据，原材料入库单跟领料单就有先后顺序的要求，遇到这种有时间要求的单据，我们一般可以如此做，对各个部门设立时间的限制。如对于仓库部门，要求在第二天上班后，半个小时内，把昨天晚上的交易单据补齐;而生产部门，则在接下去的半个小时内，把单据补全，如此，就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。

2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员，不怎么会利用电脑，但是，稍加培训后，其还是可以进行一些简单的操作，如单据的生成等等，当然，企业在排班时，也可以做一些调整，把那些有一定电脑基础的员工，排在不同的班次。其次，可以给他们开单据的权限，而没有审核的权限。如此，第二天上班后，其他人员可以对他们开的单据校对一次，看看有没有错误，校对无误后，在审核。如此做，可以防止员工漏开单据。

二、采购价格无法确定如何处理

当前由于原材料市场价格波动大，所以，有些企业，在采购单下发时，都不能确定采购价格，甚至在原材料到达企业时，还无法确定价格，只有在对账时，才能最后确定价格。这也是不符合合肥OA的精神的。

对于这种情况，一般来说，企业可以先估计一个价格，然后先以这个价格下单，然后，再在恰当的时机修改价格。但是，有些用户害怕变更麻烦，所以，宁可在下单的时候，先不审核采购单，等价格确定后，再修改价格，然后审核采购单。如此，不是很合理，一方面，可能在原材料入库时，价格还没有确定，而采购单没审核的话，入库单就无法开;另一方面，在采购单没有审核的情况下，采购单可以被随意的更改，无论是有意的、还是无意的更改，都具有风险。