基础数据整理 一条主线三个重点

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基础数据整理工作虽然繁杂，但有章可循。笔者认为杭州OA系统基础数据整理应以编码为主线，物料主文件、物料清单(BOM)和库存为重点，抓住了主线、把握好重点，就可以提纲挈领、以一贯之。

1、 编码

编码是为了系统识别和检索而对数据进行唯一的标识。凡是纳入系统管理的数据均要对其编码，包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、工作中心编码、计划员/采购员编码等。首先确立统一的编码原则。一个考虑周全、成熟的编码体系需要结合行业标准和企业特点,并且跨部门反复讨论，尤其多听取基层和系统使用者的意见，确定最终方案。

编码工作中最重要的是物料编码。规范化是准确性的前提，同一物料，叫法不同的现象在企业中比较常见，所以在编码前要先规范物料名称及描述。物料描述先描述物料主要属性，后描述物料次要属性，基本顺序是名称/型号或规格/尺寸/材料/颜色或表面处理/特殊要求。规范化之后再进行物料编码，唯一性是最根本的要求。物料的编码如同人的身份证号码，是一一对应的，一物多码，或多物一码都会造成信息混乱和失真，后期返工修改的工作量巨大。要明确，不同的物料，那怕有极微小的区别也不能用同一个编码。一般来说，只要物料的物理状态或化学性质有变化，在制品要在加工过程中需要入仓，半成品作为配件对外销售或用于售后服务，就必须为其指定一个编码。

在手工环境下，为了便于记忆和识别，人们喜欢有含义的编码。在如今计算机系统环境下，提倡编码简单化，尽可能使用无含义的编码体系，不要将图号反应在编码中。不同的杭州OA系统，会有不同的编码要求。总体来说，建议物料编码采用全数字编码，如大类+分类+流水号，也可以采用数字和英文字母的组合，但不要使用特殊字符，避免使用易与数字混淆的字母。编码要考虑扩展型，随着企业的发展，要为日后新增物料继续按照原有的编码规则进行编码留足空间，但另一方面编码位数太长则录入易错，增加工作量。编码导入系统后不要随便修改，由于相互关联性，一处编码的修改，可能会导致相关联的信息的紊乱。还要注意，即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用。

2、 物料主文件

物料主文件就是物料的档案，记录着该物料的各种参数、属性及相关信息，如物料编码、名称、计量单位、物料类型(原材料、半成品、成品)、来源类型(自制件/采购件)、损耗率/产出率、各种提前期(运行、准备、检验等)、财务成本信息等等。所有要在系统里使用的物料都必须先在物料主文件里建立记录，有了物料主文件才能据此建立其他相关的数据文件，所以设置物料主文件是物料编码完成后接着要做的基础性工作。

杭州OA系统里提供了许多物料的描述参数，在实际应用中不一定对每个参数都要设置，只需设置那些系统运行时必需的以及企业对物料管理时用到的参数。进行物料参数设置时，有些字段的内容可以从系统提供的选择项中选择，有些必须自己先定义才能选择使用。