企业邮箱管理的三个原则
邮箱对于外贸企业来说,在业务中占有非常重要的地位,因为从开发客户的开发信开始到最后和客户确认交易信息,这些都会通过邮件来交流,所以,企业都非常重视邮箱管理,通过邮箱管理来达到邮件管理的目的,也是外贸企业的想法。
其实企业在进行邮箱管理的时候,三个原则要记住。
原则一:拒用私人邮箱,多用企业注册邮箱
对于刚刚成立的外贸企业,没有使用专门的企业邮箱,多是使用企业主注册的几个企业帐号来和客户交流,这是行业内公认的一条原则,将企业注册的邮箱给业务员使用,而禁止他们使用他们个人的邮箱和客户联系。
这样可以避免企业的客户资源流失,而且对于企业管理邮件、对老客户进行维护等,都便捷一些,还可以根据这些邮件建立一个数据库,对邮件进行分析,采取相应的措施。
原则二:运用企业邮箱
很多企业在最开始时,都会使用企业注册的一些邮箱,有一些企业使用的是企业邮箱,统一的域名,对于企业起到一种宣传的作用。企业邮箱是针对企业来设计,符合企业的一些需求,甫一出场,便受到了企业的欢迎。
很多企业硬性的规定员工使用企业邮箱来和客户交流,虽然有些严厉,但这是必须的,企业在一开始的时候,就应该和员工说好这个规则,让他们按规则来。另一方面,企业主或业务员应该和客户说清楚,这是我们的企业邮箱,以后就用这个联系,如果不是用企业邮箱联系的话,要求客户多一个心眼,不要轻信里面的内容,或者可以通过别的方式联系企业,来确认邮件内容是否正确之类的,这样做,让客户来认可企业邮箱,那么,业务员也就不得不用了。
原则三:根据数据库做出改变
当企业的业务越来越多,邮件也越来越多的时候,那些免费的outlook 、foxmail等个人邮件工具已经不能适应企业的需要了,于是,很多企业会选择一些业务管理系统或工具,这些工具有一个很大的优点就是,能够将企业内的相关的客户资料集合在一起,形成一个数据库,根据客户的一些交易情况来分析客户和市场的需求,企业根据这些来做出相应的改变。
企业要好好利用这个数据库,挖掘潜在客户,进行二次开发等,这些运用邮件管理工具都可以实现,对于此,企业要好好运用起来。
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