广日电气构建高效协同OA平台

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一、企业简介

    广州广日电气设备有限公司（以下简称“广日电气”）成立于1998年10月，是广州广日股份旗下一家台港澳与境内合资的国有控股企业。广日电气作为广东省高新技术企业，拥有总面积约6万平方米的现代化厂房和花园式的工业园区，并在上海青浦、天津北辰、广州大石、广州东圃、成都郫县、广州从化设立了分公司和生产基地。

    广日电气拥有七大系列产品，包括LED照明及驱动系列，电源组件系列，电子电气系列，控制柜系列，操纵类系列，电梯轿厢装饰系列，以及电梯专用电线电缆系列。主要产品有：变压器（中国变压器主要生产基地之一）、电抗器、控制柜、操纵箱、召唤箱、电梯专用随行电缆、视频扁缆、分歧电缆、控制电线、LED汽车灯、LED工程照明及室内照明系列、矿山类电气设备等。广日电气建有先进的自动化生产线、SMT防尘防静电生产车间、国内一流的大型配光实验室、完善的产品质量检测体系和一系列先进的试验设备。

    近年来，广日电气业务快速发展，2012年的销售额达到15亿元。

图1 广日电气厂区

二、企业信息化应用总体现状

    作为不断发展的合资企业，广日电气一向重视信息化建设，经过多年的不懈努力，目前已建立天剑OA、PLM、ERP、HR等信息化系统。

    目前OA、PLM、erp系统均采用集中式部署，服务器设置在广州总部，在广州总部进行集中管理和维护，通过专线将系统的应用延伸到各分公司。

    在OA系统的应用中，短信中心、文件共享、论坛和通知公告模块大大缩短总公司与分公司、领导与员工以及员工之间的沟通距离，提高了沟通效率和工作效率；灵活自定义的业务流程，极大地满足公司组织架构、组织管理对业务流程的多样化和个性化的需求，有效支持日常业务办公系统化，推行办公自动化的应用水平。体系管理模块整合了公司各类的体系文档、作业文档和资料，有效提高公司的知识积累。

    在PLM系统的应用中， 采用电子审批流程，取代了纸质审批方式，提高了工作效率；采用电子方式存档、发放，节约纸质，降低设计成本和管理成本；与CAD、Office集成，文档、图纸成套管理，方便查找和管理；通过产品和项目两条主线对各类文档进行关联，可以方便的查找到产品或项目的整套文档。

    通过ERP系统，建立了一个适合公司在财务、销售、生产、采购、计划、库存、质量和供应商平台等方面的有效执行和信息共享的统一的信息管理平台，实现物流、资金流、信息流与业务过程的高度集成；通过信息化系统的实施，实现规范化、科学化管理，优化、整合公司资源，降低公司整体的运作成本，提高生产效率和产品质量，全面提高公司核心竞争力。

    这些系统的成功上线，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。

三、参评信息化项目详细情况介绍

    1.项目背景介绍

    在2009年之前，广日电气原有一套OA系统在应用，但随着企业业务不断发展，面对一个已成长为由多个分厂、子公司组成的大型集团、亟须加强沟通，构建企业文化与知识管理平台，实现大数据量信息的无障碍下达与反馈，这套OA系统从技术、功能、性能等各方面已满足不了企业发展的需要。

    经过详细的分析论证，广日电气确定了新OA系统的目标：以先进的计算机网络技术为依托，以业务流转为核心，以综合信息服务为基础，以电子邮件、信息查询服务及日常事务管理等为内容构建办公自动化系统，提高企业内部的办公效率、决策能力和应急指挥能力，实现集团资料共享，并与其他管理应用系统高度集成。具体需求是：

    1）方便灵活的自定义工作流程、公文格式及内容，针对岗位职责，分配不同的权限，保证信息流的方向性、及时性、安全性、保密性，保障领导层可随时了解各项工作进展情况，有效实现内部实时管理和监控。

    2）建立文档管理制度，根据各种文件的性质、用途等标准对其进行分类管理。流通后的公文可归档，其它各类文件可随时录入到系统中，形成企业知识管理档案库。

    3）与已有的信息化系统进行集成，实现信息的一次录入，多个系统共享。

    经过反复比较，广日电气于2009年初选择了广州天剑公司，以天剑自主研发，并取得自主知识产权的协同办公软件，共同搭建广日电气协同办公平台。

    在双方的共同努力下，广日电气OA协同办公系统项目经过努力两个月的实施，顺利验收。随着OA协同办公平台在广日电气的广泛应用，OA平台已与HR系统集成，共享组织架构和员工信息；与考勤系统集成，共享考勤打卡信息；与PLM系统集成，发布PLM审批提醒信息。

    2.项目目标与实施原则

    广日电气OA协同办公平台坚持实用、可靠、先进、经济、开放的原则，建立以协同管理为核心，有效实现规范协作、流程控制、信息共享、知识累积、异地办公，最终目标是建立集信息流、审批流和工作流于一体，并与其他应用系统高度集成的可扩展的协同办公系统。

• 覆盖公司内部各部门、厂、公司等管理，为企业管理和业务人员及时、准确、全面地提供信息服务。
• 通过应用现代化的管理思想，使集团的企业管理逐步向ISO-9000系列标准靠拢，使内部管理流程标准化、规范化、程序制度化。
• 提高内部办公管理、业务管理、报告审批、文件批发等工作的保密性和及时性，加大工作透明度，提高工作效率。

    在规划和实施过程中我们具体遵循以下原则：

    1）实用性原则

    一个实用的管理信息系统必须从数量上和质量上提供企业管理所需要的信息；必须从功能、数据、性能、接口、编码等设计上采取一系列措施，保证建成的系统可用、好用、易用，管理人员、业务人员都喜欢用。只有用起来才能真正成为企业管理中不可缺少的组成部分，才能产生效益。

    2）可靠性原则

    系统一旦运行起来，就成为企业的数据处理中心。因此必须具备很好的可靠性与容错能力。只有长期稳定运行，才能增强使用者的信心。

    3）先进性原则

    进入互联网时代，信息技术（包含计算机技术、通信技术、网络技术、多媒体技术等）的发展日新月异。要尽量吸收先进技术为企业服务，同时也要用审慎的眼光分清成熟技术与非成熟技术，主流技术与非主流技术。

    4）经济性原则

    广日电气协同OA平台是一个工程项目，必须按工期进行实施，尽快投入使用。在较短的时间内收回投资，从而体现系统的经济性。

    5）开放性原则

    开放是整个国际社会的潮流，也是计算机世界的潮流。所谓开放，就是在支撑系统选择、应用软件开发过程中必须遵循标准化、规范化的原则，以便于系统升级、扩充，以至移植。

    3.项目实施与应用情况详细介绍

    广日电气协同OA平台的实施分为六个阶段：实施准备、产品试用、客户化、系统再培训、切换运行与测试验收，六个环节环环相扣，每一个环节均有相关的控制措施，并设置里程碑式标志，层层推进。成功上线，效果明显。广日协同办公平台主界面如图2。
 

图2 广日协同办公平台主界面

    广日电气协同OA平台的功能模块包括：个人事务、日常办公、行政管理、公共信息、企业文化、知识管理、业务报表查询、供应链管理、系统管理。

    广日电气协同OA项目的成功实施，主要把握了以下几个要点：

    1）组织落实

    成立项目实施小组负责项目实施工作，项目实施组由双方人员组成，在公司领导的统一指挥下，以100%的精力投入项目的实施工作，保证项目按时完成。

    2）实施规范

    按照天剑公司多年经验积累的有关产品实施的规范、标准和方法，结合本项目的实际情况来制定项目实施计划，严格按照实施计划和规范进行项目的实施与管理。

    3）培训计划

    制定详细的培训计划，实施过程，也是人们思想观念变革的过程。为了保证系统顺利实施，必须在整个实施的全过程中，贯彻“培训、培训、再培训！”的原则。

    广日电气协同OA平台的技术特点：

    1）与供应商协同

    结合内部办公自动化平台系统的模块功能，经过详细调研和分析，拓展与供应商协同办公的功能，为供应商开设帐户，控制权限（仅与对口部门联系）让企业可以通过OA平台直接给供应商下订单，供应商通过OA平台进行回复、确认。双方的其他相关事务、信息的沟通都可以通过OA平台完成。

    2）持续的性能优化

    随着系统用户数不断增多（总用户数已达1000左右），系统数据量不断增大，为了适应系统的性能需求，新的OA系统在性能上就必须要进行优化。天剑公司的技术人员通过各方面的优化，确保OA系统保持良好的性能。

    3）系统支持更多的浏览器

    OA系统支持在IE、傲游、360、搜狗、世界之窗等常用的浏览器，用户可以根据个人的喜好选择适合自己的浏览，不必再受原来只能在IE上使用的限制。同时在IE的各个版本上兼容性更好，支持IE6以上的各个常用的IE版本。

    4）邮件系统使用linux操作系统

    邮件系统使用linux操作系统，使邮件服务器系统应用更流畅，免遭在windows操作平台上运行时遇到的部分邮件被拦截及系统不稳定，不兼容等问题。

    4.效益分析

    目前广日电气协同办公自动化平台的用户数将近1000人，同时在线用户数也达400人。通过实施协同OA平台，广州广日电气设备有限公司已基本实现了无纸化。在业务上，使用OA上的邮件系统与客户、供应商进行交流；在行政上，与考勤系统、HR系统集成，方便地实现考勤管理和职员管理。随着广州广日电气协同办公自动化平台不断深化应用，有效地提高了企业内部的办公效率，其重要性也日益明显。

    通过协同办公自动化平台的实施，广日电气企业内部逐步改变了纸张作业的方式，各部门之间的沟通顺畅了，部门之间的信息、资源得到有效的利用和共享，消除了企业的信息孤岛。特别是工作流程方面，由于有了系统的辅助，让日常办公的各项工作能按照企业规定的工作流程一步一步的开展，信息与待办事务及时地送到个人的办公桌面。不但提高了员工的工作效率，而且各部门、同事之间的责任与义务清晰分明，以前很多扯皮、互相推卸责任的现象减少了，部门之间相处得更为融洽了。作为企业的领导者，通过系统可以更好地了解与监督员工的日常工作，对于员工的工作任务安排能做到及时地跟踪与指导，各项工作的进展和落实情况都能及时的反映出来，这为企业领导决策提供了很好的帮助。