华天动力协同协同管理软件应用案例：审批监控

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流程监控的问题：

    在企业辛辛苦苦建立起各项规范的审批流程之后，如何对这些流程进行统一、方便、有效的监控和管理，保证各流程的顺利运行，并解决各种突发状况和特殊要求，就成为管理者的重要工作。

    在流程监管过程中，客户经常会问：

    Q 企业需要指定人员监控所有审批流程的审批状态和过程，包括审批中和已完成的，怎么办？

    Q 无论是否需要自己审批，财务经理、销售经理都需要监控所有跟本部门有关的申请和审批，怎么办？

    Q 我发起了一个申请单，已经有一些领导审批过了，但还未结束，现在我需要把这张单子作废，怎么办？

    Q 审批过程中，某审批人因特殊原因无法审批，需要临时更改审批人怎么办？

    Q 流程卡在一个审批人那里好几天时间了，怎么办？

    Q 没有参与审批的人可以将表单归档和打印么？

    Q 能够将审批单转发给其他非审批人员查看吗？

解决办法：

    如果不能够有效的对流程进行监管，那么流程的规范就得不到保证，流程的运行就容易陷入混乱，前期努力工作的成果也将付之东流。如何满足企业流程监控的需要呢，按照“集中、可视、透明”的三个原则，华天动力OA系统提供了“审批监控”的功能。

    什么是“审批监控”呢，华天动力OA系统为用户提供了一个集中监控审批流程的页面，在这个页面，所有正在审批和审批完毕的流程都是“可视”和“透明”的，能够清晰的查看流程的表单内容、审批状态、当前流程、审批记录和阅读记录。

    通过该页面，主管领导可以监控职权内的审批文件，总经理（流程管理员）可以监控全部审批文件，并进行审批人更改、审批人催办、流程归档、流程转阅、流程删除等一系列管理工作。

    如下图即为审批监控页面截图：

    因为审批流程中会涉及到大量企业运营中的保密数据或其他敏感信息，所以并非每个人都能够看到这个审批监控页面。按理说，总经理是最有资格查看这个页面的人，但实际上总经理却根本不会有精力和时间去维护繁多的流程，那怎么办呢？

    有两种方式来解决，一是指定流程管理员来维护，这个流程管理员可以是副总经理、行政主管，或者是信息部门的负责人等等；二是将流程分类，由主管领导来维护相关的流程，比如人事经理来监控人事申请相关的流程，财务经理来监控财务申请相关的流程。当然，也有很多企业为了保险起见，同时采用上述两种方式。

    在华天动力OA系统中，设置审批模板的时候，就可以方便的指定该模板的监控人员，实现了分类维护的思想，如下图示：

应用场景：

    使用华天动力OA系统以后，金信集团的办公流程日渐规范起来了，达到了预期的效果，总经理赵华威很满意，但他还希望自己的几个助手能够多关注一下对审批流程的管理。

    他给财务总监郑和、行政总监李国天、营销副总张胜阳、生产副总张毅、信息部经理姜程发了一封内部邮件，要求不论是否需要自己审批，四位领导人都必须能够全程监控与自己职能相关的审批流程，行使必要的管理职能，确保流程更加有序、健康的运行，他要求姜程在技术上协助实现。

    姜程知道，这就是审批监控的功能，只是公司在以前并没有好好地利用这个功能。

    根据赵总的要求，姜程将审批模板分为财务、行政、营销、生产四大类，四大类审批单的监控人分别设置为郑和、李国天、张胜阳和张毅。这样，他们就能够监控和管理到所有管辖范围内的审批单了。

    设置好以后，姜程又向四位领导详细介绍了审批监控的用法，包括如何查看表单内容和审批记录，如何对审批人进行催办，如何临时变更审批人，如何废除错误的表单，如何转阅已经审批完毕的表单等。

    现在，通过审批监控页面，四位领导每天都会看一下自己下属的各项审批流程。下属知道了领导在实时关注自己的申请和审批，工作起来也就更加的认真和及时了。