ezOFFICE协同办公软件，打造高效办公平台

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分布在上千公里内的200多家党政机关单位,每天近千份各类文件的互相传递,如何快速、安全、费用低廉的解决这一问题。用万户ezOffice协同管理平台轻松解决!

黄山市简介

黄山市位于安徽省最南端,东北与宣城地区的绩溪县、旌德县、泾县相接;西北与池州地区的青阳县、石台县、东至县毗连;西南与江西省的景德镇市、婺源县为邻，东南与浙江省的开化县、淳安县、临安县交界,总面积9807平方公里. 黄山市于1987年11月经国务院批准成立，前身是徽州地区，现辖三区(屯溪区、黄山区、徽州区)、四县(歙县、休宁、祁门、黟县)和黄山风景区，2003年全市总人口为146.9万人，区、县辖42个镇、100个乡，3个街道办事处、1169个村民委员会，8507个村民小组，48个居民委员会，屯溪区为市府所在地。

项目背景

黄山市委机要局的一项重要的日常工作是向党政系统各部门发送明传电报和公文，通过严格的发送和签收保证明传电报和公文交换的时效性和责任者。在使用万户ezOFFICE搭建公文交换平台以前，市委机要局工作人员每天通过传真机向各部门发送明传电报和公文，对方有专人接收并签字回传，以此保证时效性和责任者。这些大量枯燥、重复的劳动，效率低下、花费专门的人力资源、花费大量传真通讯费和纸张费用，并且传真纸张不便于长期保存。黄山市委机要局曹局长审时度势，大胆决定采用信息化的方式解决目前存在的问题。

系统选型

黄山市委机要局在经过多方咨询，又考察了多家软件开发商之后，最终万户凭借专业的产品，强大的功能、易用的特性、专注的服务使黄山市委机要局选择了ezOFFICE来搭建黄山市党政机关公文交换平台。

解决方案

基于黄山市党政机关的实际应用需求，及使用人员现状，我们采用了ezOFFICE系统来为客户搭建这一信息交换平台，通过强大的自定义功能来实现客户的需求。

一、设置个性化的便捷工作窗口：

系统操作界面简单明了、快捷方便。一百多个单位的公文收发人员，年龄跨度很大，很大一部分是50岁左右的大龄用户，计算机操作很不熟练。系统的简洁设计为系统应用推广提供了很大的帮助。

二、明传电报和公文管理

对黄山市范围内所有党政部门的内部公文和明传电报提供传送服务，包括发文管理、收文管理、文件监控、文件签收反馈以及统计查询。

三、内置扫描功能

内置文件扫描功能，可直接调用扫描仪将纸质文档扫描成电子文档作为附件上传。用户不需要学习怎样使用扫描仪，不需要重复操作。

四、签收反馈

使接收人即时接收发文，即时反馈。

五、知识管理平台的应用

使分散的资料、文档经过筛选后，按序归类。实现共享及查找方便。同时提供了完善的信息权限管理，可对每个信息栏目设置查看权限及发布权限，有发布权限的用户可在此栏目下更改文件。

六、即时文件的接收

为了使紧急公文的时效性的实现，在发出电报或公文的时候选择是否同时以手机短信的方式向接收者提醒。

应用效果分析

不到一个月系统就已经开始试运行，电报、公文、信息的传送和反馈很快得到比较充分的应用，该系统地成功实施，实现了黄山市党政机关明传电报、公文交换和信息上传的电子化、自动化和网络化，使系统能最大限度的模仿目前的纸质电报和公文的格式，利于规范性和促进普通用户的使用。查询系统的应用极大的方便了文件从多角度、各组合的查询。同时还可以从多个角度对系统中的电报和公文数据进行统计分析从而大大提高了工作质量和效率，同时也节省了大笔的办公费用。