谈月度预算管理
一、 月度预算工作中的问题:
1、 个别部门预算编报和分析不及时,影响财务管理部按时汇总和报送。
2、 部分单位预算偏差较大,有的奇高,有的遗漏。
3、 突发性费用较多,预算难度大。
4、 有的部门上年发生的费用没有支付,本年预算时,又没有考虑这种情况,因此,前几个月存在以前年度费用支付情况。
二、 月度预算工作的要求:
(一) 做好月度预算工作应记住8句话:
1、 扣紧年度预算:年度预算是经过大家充分考虑编制的,基本涵盖了本单位全年的工作内容,而且,有一定的合理性,是我们必须遵循的大纲和框架。扣紧年度预算来编制月度收支预算,可以防止月度预算过偏或者遗漏。为了扣紧年度预算,各部门负责人、兼职预算员要把本部门的年度预算指标贴在墙上,每月参照。
2、 每月坚持沟通:一是要求兼职预算员每月提醒部门领导做好预算的编制工作,并对月度预算的项目、金额如何确定进行请示;二是要求部门领导把预算工作放在心上,指导兼职预算员做好部门预算,不关心预算的领导算不上一个称职的领导;三是要求各部门就一些集中支付的费用(如电话费、汽车费)与相关部门进行横向沟通,掌握本部门相关费用开支情况和控制水平;四是要求兼职预算员与专职预算员之间做好双向沟通工作;五是要做到与外部相关单位的沟通。
3、 关心工作计划:预算是工作计划的数字体现,预算是价值和数量化的工作计划,所以,各部门预算员要做好预算,必须关心部门工作计划。各项预算都要体现工作计划的内容,和工作计划保持衔接。
4、 依据客观充分:预算要有依据,我们的依据包括合同、法规、制度。只要我们有这个认识,我们不难发现客观依据,没有依据的突发性的必须在当月付款的事件是很少的。
5、 按时编报分析:必须做到预算编报和分析的及时性,部门预算要求每月25日必须上报预算管理部门,部门预算执行情况的分析必须于每月2日报送预算管理部门。为了做到按时编报和分析,要求每个预算员都要做好台账,利用台账记录每个事件的发生及相关付款约定、费用支付情况,有了这个台账,预算编制和分析的时效和质量就有了保障。
6、 指标牢记心中:一是对预算的总额要心中有数,对各项费用的预算金额要心中有数,只有这样,我们才能产生对数字的敏感,及时发现问题。要做到这个并不难,只要当一回小学生,认真地拿起预算数字背诵两个早晨就可以。二是要对相关定额指标心中有数,例如,汽车费用的控制,只有知道汽车百公里耗油(僻如10公升,每公升5元)指标,才能知道本部门用车500公里是个什么概念。
7、 充当理财帮手:费用的发生与支付不一定同步,销售与回款也是如此,我们的原则是收款要快,付款要慢。同时,预算员要做好预警工作,对每项费用的进度进行监测,如进度超支时,要积极向领导反映,献计献策。
8、 增收节支光荣:增收节支是任何公司、任何阶段、任何时间降本节支都是一个重要的话题,不能放松。增收节支也是预算工作的宗旨之一,预算的目的就是要设法增加收入,减少成本,压缩财务费用、管理费用、营业费用等各项支出。所以,担负预算工作,非常光荣。
(二) 走出认识的误区,明确预算工作的意义
有人说,预算工作劳命伤财,这是完全错误的,预算的意义至少有以下五个方面:
1、 增收节支。通过预算工作的开展,可以引导大家关心收入、分析支出,把注意力集中到经济益上来。只有大家平常坚持认真考虑哪些钱该花,哪些钱不该花,并考虑怎么创造收入,我们才能真正提高效益。公司的钱,与我们每个人有关,一支笔,一张纸,都是大家在用,所以,增收节支不能只靠一个人,而要靠大家。
2、 沟通协调。预算是工作计划的数字化,有了预算编制、监控和分析,我们就知道相关单位和人员做了什么、在做什么、将做什么、效果如何,所以,预算有着沟通作用。作为公司的年度预算,它是公司经营目标和财务目标的集中体现,紧紧围绕统一的目标,生产部门就要设法提高产量、压缩成本;销售部门就要积极扩大销售、加快货款回笼;技术部门就要针对市场需求不断研发新产品;战略投资部门就要认真研究经济形势,规划公司发展;行政部门就要全力以赴为上述各环节提供后勤保障。这样,就会促使各门部齐心协力,心往一处想,劲往一处使,形成公司发展的合力。
3、 资金调度。有了预算,才能对公司的财务收支心中有数,能才正确进行投资、融资和日常资金调度,以最少的资金,办最多的事。原来,需要5亿元运作的销售,应逐步压缩为4.5亿元、4亿元、3亿元,越少越好。如果没有预算,就无法掌握资金的动向,有可能准备10000万元的存款,实际只需要6000万元的支付,造成4000万的资金闲置。
4、 资源配置。通过预算,我们可以测算公司不同部门、不同中心、不同开支项目的费用负担及其对公司的贡献大小,从而,有利于公司进行资源整合,向收益好、贡献大的项目倾斜,以发挥资金的最大效益。
5、 绩效管理。预算是对工作的技术考虑和合理衡量的结果,预算指标代表着一定的合理性和科学性,因而,预算指标可以作为绩效管理的标杆。人力资源部开展绩效管理,必须以预算为基础;同时,预算可也以为各项工作提供考核标准和控制依据,为有效开展奖惩激励,加强内部管理创造条件。
(三) 严肃纪律,奖优罚劣
作为公司,必须奖罚分明。对预算不及时、不客观、执行超支的部门,必须严格按规定扣发部门领导及相关人员的绩效工资进行处罚;对表现认真、管理科学、预算工作质量和时效把握较好的部门及相关人员,必须在绩效考核时给予奖励。只有鼓励先进,鞭策落后,才能提高预算工作的执行力,使预算工作真正得到重视和提升。
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