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[原创][PK系列]项目管理当中的KM（之一）个人的电子文档管理系统
商蓉蓉
[PK系列]项目管理当中的KM（之一）个人的知识管理 [PK系列]中的“P”指的是项目管理，“K”指的是知识管理，不过这个PK可不是为了互相争个你死我活，而是你中有我，我中有你，互相渗透，互相促进，最终既提高了项目管理的水平，也促进了知识的积累和管理。 前言 软件行业的新技术、新工具曾出不穷，需要学习的技术资料越来越多，与项目组其它成员和干系人之间的交互越来越频繁，项目管理过程中需要获取和编写的文档越来越多，这些信息、文档、邮件越积越多，变得越来越难以查找和利用，如何处理这一现象成为令每个开发人员头痛的问题 正文 如今的软件项目规模越来越大，项目管理越来越困难，对每个项目组成员的个人能力要求也越来越高。无论是作为开发人员、设计人员、测试人员、还是QA人员，每天都面对着大量需要去了解和提供的信息及文档。如何将有用的信息筛选出来，使其变成自己的知识，从而迅速提高个人能力；如何为他人提供有价值的信息和经验，进而使团队能力和项目的管理水平获得提升，已经成为了软件从业人员需要面对的重要问题之一。个人知识管理作为上述问题的解决方案之一，越来越得到了软件开发组织和个人的关注。个人的知识管理不同于组织的知识管理，更关注于个人知识的积累和个人能力的提升。那么，如何进行个人知识的管理呢？ 首先是实现个人的文档管理。相信我们所有人的硬盘里都会有成打的超过半年没有访问过的资料堆在那里，面对这些杂乱无章的文件难免深感无奈，删掉吧，又怕日后会用到，留下吧，既占用资源又难以查找和利用，真真鸡肋也。为了让鸡肋变鸡腿，建议大家在空闲的时候整理一下这些文档，以便盘活那些被束之高阁的呆料和废料。第一步，筛选。把有价值的文档挑出来放到资料库，其它没有用的就毫不犹豫的删除。第二步，重命名。为了方便查找，可以将文档名称加上类似“知识领域-重要程度-参考价值”这样的分类前缀，这样，我们就可以方便的从众多的文档资料中轻松的找到自己需要的文档了。第三步，归档。把所有的文档都放在一个目录下显然不利于查找和管理，建议大家依据个人习惯建立起一套简单实用的目录体系，并把资料库中的文档按照这个目录体系来分门别类的归档，从而实现对文档资料的有效管理。 其次是实现个人知识的沉淀和积累。在工作和学习的过程当中，我们总会有一些经验和体会，或者是摸索出来的窍门等等，这些都是隐藏在头脑中的，可能过段时间就会忘记，将它们及时的记录并收集起来，是将隐性知识显性化的过程，既是个人知识的沉淀，也是个人经验的积累，对于个人的成长和发展十分重要，同时也可以成为其它人学习的知识来源。为了实现这样的积累，我们应该学会时常的回顾一下过去，孔子曰：“君子博学而日三省乎己，则知明而行无过矣”，我们既非君子也不博学，当然更要三省乎己，以求知明，总结经验吸取教训之余，尽量争取行无过罢了。还有句俗语，“好记性不如烂笔头”，可以让我们有足够的理由拿起笔，将三省的结果记录下来，从而实现个人知识的积累。 最后是知识的交流与分享。通过与其它人共享和交流各自的知识和经验，可以扩展我们的交往空间，结识志同道合的朋友，拓展社会关系。而且通过交流和分享，我们可以获得更多更广泛的知识和经验，进而迅速提升我们的个人能力。这是独自钻研所达不到的。博客可以算是最好的交流与分享的工具之一。通过博客日志，既可以让别人了解你，也可以通过博友和圈友认识更多的朋友，获得更丰富的信息，得到更多的机会，来更快的提升自己的知识水平。 后记通过个人的知识管理手段，我们，在为他人提供知识的同时，也获取他们的知识经验，从而快速的提升自身的能力。
对于软件开发组织来说，实现个人知识管理的意义更加重大。通过个人的知识管理，软件开发者可以使大量的知识活跃起来，让个人的隐性知识和经验得到积累；可以迅速地找到所需的知识，从而提升个人能力；可以为其它人提供知识和经验，提升项目组成员的能力水平，进而提升整个团队的能力；还可以为提高项目的管理水平提供个人技能层面上的支持。
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