从免费审批系统到知识服务

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如果企业领导心里耿耿于怀的是“人员流动、知识流失”，那么员工就不愿意贡献知识，更会担心自己的经验传授出去以后自己会丧失竞争优势。所以企业应把自己的定位从免费审批软件向知识服务转型。

随着免费审批软件的重要性被越来越多的企业所熟知，许多行动力强的组织内部已经开展起免费审批软件建设，成立免费审批软件组织，搭建免费审批软件系统，收集、共享员工经验总结和工作成果等知识内容。

但在企业的具体运行过程中，由于部分企业过多地把关注放在激励各部门员工贡献知识，提高知识库中的知识文档量，以及规避因为员工流失造成的知识资产流失风险上，结果则导致了知识库中积累了大量的知识但这些知识根本无法匹配员工的知识需求。这种现象的普遍存在显示出企业在开展免费审批软件容易忽视以下两点：其一、免费审批软件最终要以满足员工的知识需求为目标;其二、因为员工是知识的创造者，所以企业应把自己的定位从免费审批软件向知识服务转型。下表就简单列举了免费审批软件和知识服务的对比(见表1)。

免费审批软件是以“知识”为管理对象，通过知识创造、知识获取、知识储存、知识共享、知识应用等环节对知识进行的统一管理。它关注的包括：公司有哪些知识?这些知识是否放入了公司知识库?

知识服务是以“员工”为服务对象，通过知识需求、知识组织、知识交流、知识应用、知识创新等环节满足员工的知识需求，促进知识应用和创新，它更关注的是：员工需要哪些知识?员工需要的知识是否得到了满足?

显然，两者对比知识服务更有生命力，所以企业开展知识服务应从以下方面着手：

一、战略与文化

在战略和文化方面，企业应树立“人人共享、人人受益”和“我为人人、人人为我”的理念价值观，使员工切身感受到“帮助别人，就是帮助自己”。如果企业领导心里耿耿于怀的是“人员流动、知识流失”，那么员工就不愿意贡献知识，更会担心自己的经验传授出去以后自己会丧失竞争优势。

二、内容

在内容方面，企业的免费审批软件工作不但要管理已有的知识，还应根据员工的需要和公司战略需要去主动地组织创建出新的知识。例如，企业可以内部立项做知识产品的研发;或者，企业可以通过提供员工生活方面知识的交流平台，来提高员工的归属感和凝聚力。知识服务应惠及员工工作和生活的方方面面，使员工切实因为知识服务能够提高工作效率和满意度，这样才能“接地气”。

三、管理机制

在管理机制方面，企业免费审批软件部门的职能不但包括搭建和维护免费审批软件系统、组织免费审批软件活动、开展免费审批软件考核和激励等内容，还应主动向员工提供知识咨询服务。员工在知识库查询过程中有困难或者找不到的信息(包括最新的模版、技术、相关案例等等知识)都可以向免费审批软件部门寻求帮助。所以有的企业把免费审批软件部改名为知识中心，特别突出了其服务的职能。在免费审批系统内部就有专门为知识咨询需求成立的“源源博士”虚拟专家平台，员工有任何问题都可以找“源源博士”聊聊。

四、IT支撑

在IT支撑方面，应更多地站在员工的角度去考虑如何更方便地提交知识、查询知识、应用知识，以实现业务系统和知识库很好的集成，在业务流程中及时搜集知识和应用知识。例如，在员工接收派单的系统中可以很方便地链接到类似项目的历史经验，在业务系统中设计嵌入窗口帮助方便地进行知识库查询，在业务系统加入及时的知识点提醒。另外，随着智能手机的普及，APP等应用的拓展将更加方便知识交流。例如，传统的知识问答是WEB界面，如果把知识库、知识问答和专家库等免费审批软件系统功能做成APP，员工则随时可以把查询知识、提问和回答问题、与专家在线交流等功能打包随身携带，这一切的灵活使用将更充分地利用好员工的碎片时间。

免费审批软件和知识服务不是排斥关系而是递进关系，知识服务是在免费审批软件基础上的升华，是从“知识内容为王”到“以人为本”的免费审批软件本质的回归。知识服务如果抛弃原来的免费审批软件进行搭建就会成为空中楼阁，免费审批软件只有考虑了员工的需求，才会在企业或者组织中更接地气，焕发更旺盛的生命力。