客户档案管理软件如何精简纸质档案？

　　客户档案管理软件如何精简纸质档案

　　经常进行纸档案的精简工作十分重要，因为纸档案不断增加会占据办公室太多的空间，如果不作适当的控制就会给工作带来很大的不便。普遍公司会采取以下措施：

　　1.使用悬挂式文件夹和档案袋悬挂式档案系统不仅使文件井然有序，而且还可以有效地使用空间。

　　在档案柜上加金属架。如果你的档案不能装进悬挂式文件夹或档案袋，你可以购置一些能插进档案抽屉的金属架。悬挂式文件夹和档案袋存放非常方便，悬挂式文件夹既可以当导引卡和文件夹用，还可以当分隔器用。

　　不要使用太多的悬挂式文件夹。在一个抽屉上使用太多的悬挂式文件夹不会节约空间，一打这样的文件夹要占去3英寸的地方，这就要占据更多的放抽屉的空间，你还不如不要这样，为悬挂式文件夹装上一个金属架就可以。

　　使用悬挂式档案袋。悬挂式档案袋可以井然有序地存放单个文件夹，与悬挂式文件夹不同的是，泛普软件可以自由扩展，资料决不会压在其他文件夹下面或者掉到抽屉下面的地板上，文件夹固定在一个地方，决不会掉下来或相互压着。

　　2.使用专用文件夹如果有必要把重要资料暂时转移到另外一个地方，使用带扣子或带子的专用文件夹以确保里面资料的安全。

　　3.使用抽屉分隔装置在文件抽屉中，你可以使用轻便的抽屉分隔装置来代替笨重的一大堆材料。分隔装置牢固的底座可以使文件夹立起来而不会滑落，它还可以调节，可以随需要加宽或弄窄。

　　4.清除杂志和占地方的小册子把旧杂志、旧册子和其他印刷材料清理出去。期刊被感兴趣的人阅读过后，客户档案管理软件应该用现刊替代它们。如果有必要保留过时的印刷品，你可以把它放在不太显眼的地方。同时，必须保存的资料要尽量放得紧凑一些。

　　长条型的小册子只需要占据文件夹的一小部分地方，因此应该在文件夹中放两排或者三排。

　　夹起来或装订好的印刷品必须放得均匀，你可以调整一下文件夹内的资料：边上多出来的部分一半朝文件夹的右边，一半朝文件夹的左边。

　　5. 清除复制品把复制品清理出去，它们一般是备忘录、信件、毛条校样的复印件、出版信件和报告的翻印件和小册子的相同版本。

　　只保留必需的书信或报告的复印件，尽可能压缩和集中档案材料，避免重叠现象。如果你的老板有——份完整的档案，你再为他保存一份“复制档案”和一份“后续档案”，结果你可能事倍功半。

　　除非你计划把多余的小册子和报告分发下去，不然不要保留相同的材料。许多秘书一般为办公室保留3份，其余的送进公司的储存室。

发布：2006-11-20 10:33 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]