客户档案管理企业档案工作中的几个主要问题

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　　　当前企业档案工作的几个主要问题

　　(一)关于企业档案工作中的法规规章、标准的制定问题

　　文档管理系统现在我们档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，这些都是三中全会以后恢复时期制定的，显然不适合现代企业制度的要求，客户档案管理软件特别是最近几年企业改革的步伐很大，档案工作不能还按照过去的方法进行，我们司在制定企业档案标准、规章制度的体系方面，考虑分三个层次。

　　第一层：行政规章法规

　　这种类型具有强制性，企业必须执行，不仅是企业档案部门要执行，而且要求企业法人必须要执行。如去年发的《企业档案管理规定》(国家档案局、国家计委、国家经贸委联合下发)。

　　第二层：标准

　　这类文件属于推荐性。我们比过去扩大了标准制定的数量，对过去有些强制性的规章，我们要把它转到标准。企业终究是自主经营、自我发展、自我完善的主体，从档案工作来讲，企业根据自己的情况，有权制定适合自己业务的一些规定。我们从为企业服务的角度出发，把有些涉及企业档案业务方面的文件，用标准的形式来发布，泛普软件-客户档案管理软件包括：案卷构成的一般要求、电子文件的归档等。今后我们还要搞档案的分类、保管期限、企业档案工作评估分成几个档次等，都要作为标准。这些标准是属于推荐性的，企业可以执行，也可以不执行，也可以结合自己的特点进行修改、补充，结合自己的实际情况来执行。

　　第三层：文件

　　以文件、通知或加强意见的形式下发，这类文件约束力更小一点。我们考虑由于企业的改革步伐很快，企业档案工作面临很多新问题，但是有些问题不一定在三、五年就拿出一个法规、规章之类的文件。因为终究实践发展还很不成熟，如电子文件，现在各单位对电子文件的管理可能都不太一样，到底信息发展将来是个什么情况，现在还很难预测，企业的电子文件将来有哪些状态现在也很难把握。为慎重起见，现在出台这方面的法规、规章为时过早，但又不能在这一时期对电子文件管理上出现空白，国家档案局要有一些相应的要求，这方面工作就要以文件的形式来表示。

　　上述法规体系的这三个层次，各层有各层的作用，最终能够上升为法规的归位到法规，没归到法规的成为标准。总而言之，就是尽量少用法规和规章，更多地运用标准，为企业档案工作提供服务。

　　归档文件整理说明的结构

　　文档管理介绍：

        一立档单位基本情况

　　其具体内容主要有:1,立档单位的名称,成立时间,职能范围,录属关系;2,内部机构的设置情况主要工作活动和指标任务完成情况与立档单位紧密相关的重大事件,重大新闻,重大活动等.

　　二,归档文件情况

　　其具体内容有:1,归档文件的总份数,各机构或问题类目的归档文件的份数,各种保管基限的归档文件份数;2,本单位重大活动形成的文件材料归档情况;3,有无复制件等情况;4,各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况;5,本单位未办理完毕的重要文件材料情况.

　　三,归档文件整理情况

　　泛普软件主要内容有:1,归档文件整理的组织形式及分工情况;2,归档文件材料的来源,内容,形式,数量,可靠和完整程度情况;3,选择的分类方案,排列,编号方法;4,重要归档文件的状况等.