校园综合管理系统之协同办公OA系统

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　　校园综合管理系统之协同办公系统　　发布时间：2014-8-19 11:46:12

　　协同办公管理系统是围绕高校管理中的人进行构建，以人为中心进行信息和资源的整合，是帮助人与人之间进行协同和交流的工具组成的集合，通过人员互动、沟通、协作、交流，以表单或文档流转的方式进行相关工作流程的执行，完成业务知识的积累和存储，主要的建设目标有：

　　1、建设全校适用的协同办公平台，同时实现对个人、院系部(处室)和学校提供办公服务。

　　2、支持可定制工作流的应用，实现各业务流程的不断规范，提高人员、部门之间的协同能力，减少重复性工作。

　　3、支持非结构化文档的管理，实现公文流转电子化管理，能够进行文档的整理、分发、利用等，提高非结构化文档的共享和综合应用。

　　4、支持移动办公，用户可通过智能手-机、PDA设备访问协同办公管理系统的相关信息，并进行相应的办公操作。

　　协同办公管理系统的功能主要由沟通协作类功能、资源管理类功能和办公室业务类功能组成。沟通协作类功能主要有：信息管理、通信管理、公文流转;资源管理类功能主要有：办公用品管理、档案管理;办公室业务类功能主要有：行政事务、日程管理、人员管理等。详细介绍如下：

　　1、信息管理

　　(1)栏目管理：栏目可自定交，如新闻动态、通知公告、规章制度、大事记等。

　　(2)栏目权限管理：可对每个栏目单独设立权限。

　　(3)信息发布管理：用户可根据不同的权限或不同的范围发布与栏目相应信息，并进行增删改查等相关操作。

　　(4)全文检索：在被授予的权限范围内，对已发布的信息进行标题、作者、发布部门、发布日期、发布内容等的信息检索。

　　2、通信管理

　　协同办公系统的重要功能就是为各类用户提供通用、高效的信息沟通手段，本系统能够集成邮件、短信、在线消息等在内的多种通信手段，为用户提供统一的通信平台。主要功能如下：

　　(1)通讯录管理：教职工可以查阅本单位用户的通讯录，还可以建立自己的通讯录，可以对自己建立的通讯录进行管理和查看。

　　(2)群组管理：用户可根据需要建立教学、科研、学工、人事等个性化的联系群组，以便进行业务交流和联系。

　　(3)在线消息管理：在线消息管理分为发布在线消息、消息提醒、传送附件等功能。可以实现一对一交流、群发消息等功能。

　　(4)邮件管理：包括收件箱、发件箱、发邮件、收邮件等操作。

　　(5)短信通知：通过第三方的短信开发方，可实现相应的短信通知功能，增加移动办公的功能。

　　3、公文流转

　　公文管理是高校行政管理的重要手段之一，重要的管理通知、管理条件、规章制度等，都需要以正式公文的形式进行审批和传阅。公文流转可实现对学校公文管理提供全程的信息化支持，包括收文管理、发文管理、流程定制、公文归档等功能。同时配合电子签章，能够实现无纸化的公文管理，从而大大提高学校公文流转的效率。尤其对于拥有多个校区的高校，电子公文将很大程度的提高公文流转的速度，提高工作效率。

　　本系统可根据学校实际情况进行流程定制、模板定制，并实现发文的电子化管理(如草拟、审核、会签、批示、盖章申请、发文处理等)、实现收文的电子化管理(如阅文、拟办、批办、承办、催办、办复、注办、暂存等);支持未阅公文查询，支持公文流转详细信息查看。可对已发公文进行归档处理。凡进入预归档列表的公文，自动进入档案管理未归档文件列表，等待档案管理员对这些公文进行归档处理。主要功能如下：

　　(1)工作流程管理：主要对公文流程进行定义和维护(工作流程定义、流程环节定义、流程指向定义)。支持领导个性化网上审批及审批记录查询功能。

　　(2)发文管理：主要包括草拟公文、处理待办公文(包括：公文核稿、公文会签、公文批示、盖章申请与盖章处理)、实行发文操作、查看已办和已发公文的功能。在公文流转的过程中，拥有权限的用户可修改文件、填写意见、执行否决等操作，还可以对文件选择退文的操作，将文件退给需要重新修改或者重新起草的人，真实地支持现实工作中文件的流转过程。

　　(3)收文管理：主要对已发并与自己相关的公文进行阅办处理和查询。支持阅文、拟办、批办、承办、催办、办复、注办、暂存等阅办类型;支持未阅公文查询，支持公文流转详细信息查看。

　　(4)模板管理：对各类常见公文进行模板设置，包括决议、通知、请示、公告等。

　　(5)公文查询：根据公文类型处理状态进行分类查询。公文状态包含草稿、审核中、审核通过、已发送、已签收等。

　　4、办公用品管理

　　对于日常办公的一些基本的办公资源，如低值设备、耗材、图书资料、日常用品等，进行基本情况登记、借用或领用情况的登记和查询。主要功能如下：

　　(1)办公用品类型管理：登记办公用品的类型。

　　(2)办公用品登记：如办公用品名称、类型、价格、库存数量等信息的登记。

　　(3)借用登记：登记办公用品借用时间、借用人、归还时间等相关信息。

　　(4)领用登记：登记办公用品领用人、领用时间等相关信息。

　　(5)办公用品统计汇总表：分库存、借用、领用等情况按月份或年份进行统计汇总，形成相应的报表。

　　5、档案管理

　　通过档案管理系统可以对学校的文件档案实现数字管理，实现对文件的管理，对文件的归档管理，对文件的借阅归还管理，对借阅情况方便快捷的查询，以及对文件的清退与销毁处理。主要功能如下：

　　(1)案卷管理：对案卷信息进行分类，设置卷宗号、分类号等。

　　(2)档案登记：对档案文件进行登记归档及信息维护。

　　(3)档案检索：可根据档案文件的标题、分类、卷宗或密级等进行综合查询。

　　(4)档案借阅：实现文件档案借阅登记、借阅处理、档案归还的记录功能，并进行状态查看。

　　(5)档案移交：根据档案管理业务需要，对移交的档案进行记录和查询。

　　(6)档案销毁：根据档案保管年限进行档案销毁及相关信息的查询。

　　6、行政事务管理

　　依据学校各级管理部门的职能划分与工作流程为广大教职工(特别是管理人员)提供先进实用、高效安全的无纸化办公平台。使学校办公逐步向电子化、流程化、规范化、无纸化、网络化方向迈进，保证信息、数据的上传和下达，内部无纸化办公和事务处理完善，信息化交流和管理流畅，实现提高管理效率，消除信息孤岛，整合校内信息资源，提升学校品牌。主要功能菜单如下：

　　(1)日程管理：领导日程安排、日程提醒;个人日程安排、个人日程提醒。

　　(2)报刊订阅：录入订阅信息、报刊领取、报刊查询。

　　(3)来访管理：登记来访信息、查阅来访信息。

　　(4)用车管理：车辆登记、用车申请、用车登记、用车查询。

　　(5)用餐管理：用餐登记、用餐查询。

　　(6)会议管理：包括新建、修改、通知、会议纪要、会议记录和会议回执。能及时的通知与会人员，能够方便的查询以前的会议记录与纪要。凡是应参会人员可通过会议回执功能确认是否参会。

　　7、日程管理

　　日程管理是针对个人的事务提供信息化管理的支持，帮助个人提高日常事务管理的效率，让部门的管理人员和院系部的老师能够高效的投入到日常的工作中。日程管理主要包括个人日程管理、领导日程管理、工作日志、工作周报等功能，侧重于日程的同步、日程的共享和查询等方面的功能。

　　(1)设置个人日程：可按周或按月设置个人工作日程，并进行查询检索。

　　(2)设置领导日程：领导可授权给秘书等人设置自己的日程，有日程提醒功能，可按周或月设置领导的日程，日程事件发生之前可发送提醒。

　　(3)工作日志管理：工作日志可以设成私有、限制、公开三个级别，分别供自己 、部门领导和全部人员进行查看。工作日志非常便于个人总结，便于上级领导检查并与同事分享工作经验，是知识管理的一种手段。用户可以方便的添加、删除、修改多个日志。

　　(4)工作周报：根据个人工作日志，可自动汇总形成周报，支持查询修改等功能。

　　8、人员管理

　　人员管理主要是对人员信息、组织机构、人员权限进行分配等功能。

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