多部门项目进度管理系统

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　　项目管理是针对项目的特点而形成的一种管理方式，因而，其适用对象是项目，特别是大型的、复杂的项目。鉴于项目管理的科学性和高效性，有时人们会将重复性“运作”中的某些过程分离出来，加上起点和终点当作项目来处理，以便在其中应用项目管理的方法，这实际上就是“项目化管理”的基本理念。

　　一、多部门项目进度管理存在的问题

　　1、项目成员互相踢皮球。在跨部门协作中，由于项目任务不属于部门任务，与部门利益无关，“踢皮球现象”经常发生，项目经理往往需要花费大量时间跟踪负责人和任务状态。造成这种现象的主要原因是项目经理在项目开始前没有把任务和负责人一一绑定。可能导致项目成员对任务认知不清，产生非主观的互相“踢皮球”;如果项目任务的责任人不够明确，一些项目成员就会心存侥幸，推卸责任。

　　2、多个任务并行导致的时间冲突。在基于项目的运作模式下，项目成员往往有多个项目，但项目经理并不了解项目成员在其他项目中的工作安排和任务进度状态，导致分配给项目成员的任务存在时间冲突。人们承担的任务太多，工作超负荷，导致任务不能按时完成，最终拖垮整个项目的进度。

　　3、沟通成本高。项目经理和成员之间往往需要沟通，但专业和视角的差异会增加沟通的难度或降低信息的准确性，从而增加沟通成本。如果对项目所涉及的岗位有一定的了解，项目经理可以更合理地安排项目任务，更准确地沟通项目信息和进度，更科学有效地处理项目风险和问题，项目的成功率也会提高。

　　二、多部门项目进度管理的有效措施

　　1、制定科学的项目计划

　　成员之间责任明确，在跨部门项目协作中，要想减少成员间互相推诿的现象，需要项目经理有一个科学合理的项目计划作为支撑，合理安排项目任务，将项目任务对应到具体负责人，并及时告知和提醒。每个任务的计划开始时间、计划完成时间、要求工作时间、任务负责人一目了然，项目任务的进度状态也有显示。一旦任务延期，项目经理可以找相应的负责人了解情况。

　　2、合理分配资源

　　跨部门协作，资源经理要非常注意项目成员的任务饱和度，以免项目成员不能按时完成任务，影响整个项目的进度。将员工信息和整个企业的状态输入到项目管理工具中，并分配和管理系统上的资源。该系统将帮助记录和管理资源状态，并且资源管理的灵敏度将更高。

　　3、加强监督管理

　　跨部门项目协作具有复杂性和不确定性的特点，更需要充分发挥项目经理的监督职能，及时掌握和反馈项目信息，了解项目的健康状况。在项目管理中，项目信息主要以工时和费用量化——项目成员汇报工时，可以显示任务完成情况，支持项目进度的更新;申报实际支出可以提供项目的实际支出数据，为管理者分析项目的财务状况提供依据。

　　通过使用专业的项目管理工具，可以对这些信息进行系统化处理，提高数据反馈的速度和信息处理的科学性。以工作时间数据为例，当项目成员报告在哪个任务上花了多少时间时，系统会将数据正则化给项目经理，更新项目的状态，帮助项目经理分析决策。

　　三、泛普软件-项目进度管理系统的价值

　　1、促进计划内容的完善

　　项目的人太多了，项目经理有必要制定一个详细的计划。项目经理可以使用项目管理工具来制定项目计划。明确任务的起止时间，明确任务负责人。

　　2、了解成员的工作情况

　　任务完成后，项目经理需要了解项目的进展。项目经理通过甘特图将任务分配给项目成员，项目成员在完成任务后会对任务进行反馈。

　　3、调整工作安排，合理利用资源

　　如果项目组有几个人或者几十个人，那么前期完成和后期完成可能会有差别。前期完成不能闲着，后期完成会耽误。这时候项目经理就需要调整工作了。然后这个跟踪结果和数据可以帮助项目经理完成这个工作。

　　4、促进项目经理对人员的了解

　　工作分解后，要根据个人的特长来分配工作，因为特长就是效率。所以项目经理必须了解项目成员的情况。即使一开始不知道这个情况，这个信息也会很快在跟踪中体现出来。也就是说，跟踪提示项目经理对成员进行评估，评估可以以此为依据。

　　专业的项目管理工具辅助跨部门项目协作，建立项目管理信息系统，有助于提高跨部门协作的科学性:制定科学的项目计划，并通过系统分配到个人，可以使跨部门协作清晰有序;通过实时的资源调度和状态表，项目成员的工作饱和度一目了然;利用敏感的信息反馈系统了解工程状态，可以使工程监理更有效率。