教学档案管理软件的相关介绍
一、主要特点:
1、档案门类齐全
软件遵循国家档案局分类原则,已按各类档案的特点建立了文书档案、科技档案、照片档案、音像档案、实物档案、会计档案等,用户根据自己的需要增加新的档案类型。
2、标准化程度高
符合国家档案管理规范和电子档案存储标准,适合各行业档案分类标准。
3、通用化程序高
参照档案案卷构成和国家档案升级对计算机管理的统一要求,支持档案目录、全文管理。普遍适用于各级、各类档案管理部门。
4、符合档案流程
将文件、科技材料、资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来,确保档案、文件材料收集/积累的完整,利于档案的整理、编研工作的开展,便于日后档案的查询利用。
5、档案全文管理
软件不仅仅提供了管理档案目录、摘要,而且将档案的原件纳入到档案管理中,不但可以对档案原件的管理,同时可对其OCR识别。提供从信息检索、目录查询、摘要查询到由目录、摘要信息直接浏览档案原件,并且可对原件的某些信息进行提取。
6、多种组卷方式
各行业、各地区及不同专业的科技文件、文书文件形成过程都有它自身的规律,组卷方式存在着一定的区别,综合档案管理系统灵活的组卷方式完全能满足这种需求。它提供可按一定的原则进行的自动组卷,多点组卷,年度跨库组卷,一份文件的多重组卷,各种档案辅助组卷等方式。
7、系统的自定义
系统提供档案库结构符合档案管理的要求,但同时提供了库结构、屏幕输入界面和报表格式的自由定义功能;与行业合作,可开发更具行业特色的软件,满足行业档案管理的特殊需要。
8、良好的数据接口
支持多种流行的数据库,可以把不同档案所整理的数据(档案信息)转换到当前的系统,这样避免了用户的重复劳动。同时系统还为用户提供了一个通用的转换接口,可以在不同数据库之间的数据进行转换。存储格式多:可存储、管理和浏览多达100多种存储格式的各类文件资料,例如:图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、WORD格式文件、文本文件等。
9、网上实时浏览
可在网络环境下实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等,还可在权限允许范围内下载档案。
10、支持网络环境
采用流行的B/S结构,运行于网络环境,可与企业网和Internet网相联,提供WWW方式的浏览服务。
二、技术优势:
1、灵活的定制功能
用户在使用软件前,根据实际需要进行客户化定制(表结构,表间关系,数据间关系和用户报表)最终形成符合用户实际需求的应用系统。
2、规范的档案流程
根据国家档案局所制定的档案工作条例,结合众多客户需求,形成规范的档案操作流程(如档案的收集、档案的整理、档案的利用、档案的统计等)。
3、合面的档案管理
许多软件系统会包含档案管理模块(如OA、项目管理)等,但都是单一的档案管理(如OA只涉及文书档案,项目管理只涉及科档管理)。而我们提供的档案管理软件是一个综合性档案管理软件,包括国家规定的十大类档案类型,如文书档案、科技档案、基建档案、实物档案、会计档案、人事档案等,同时档案类型可根据用户需要自行增减。
4、开放的软件结构
软件提供多种数据交换工具,可将历史数据或其它系统的数据导入档案系统。
5、稳定的软件产品
软件产品经过长达10年开发和更新,日趋稳定,同时全国700多个用户单位不断提供修改意见,极大提高产品的易用性。
三、软件的作用:
1、档案管理不再费时费力
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。档案管理如果实行信息化后,档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为:
2、数据只需一次录入可以多次利用
数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入,只需录入一次,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。各种报表可以自动打印:数据录入后,不论是文书管理还是档案管理,可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表;可以方便的打印出档案的背脊、封面,案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息:档案库中的信息需要统计,并形成报表,这项工作由计算机处理,可以极大的提高管理人员的效率。
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