四所高校的OA办公自动化系统都与档案管理系统连接

　　(来自：泛普软件)

　　(一)泛普软件的OA系统归档方式

　　“目前OA系统归档方式有两种:一种是将OA系统导出的电子文件导入到档案管理系统进行存储，另一种就是直接存储在脱机存储介质进行管理”。所谓在线归档是直接通过学校档案管理系统与学校OA系统的物理链接，将所需信息在线移交到档案管理系统进行归档。而脱机存储介质一般指U盘、光盘或者纸质。两种存储方式的不同点在于:在线归档更及时，不受时空限制，而脱机移交归档方式需要人工实施介质传送，同时需要在两个地点进行文件信息的导出与导入工作，既增加了成本又降低了工作效率。然而，事实即便如名校华南师范大学，采取的也是脱机存储方式，把打印的纸质稿送到档案室，由档案室对公文进行扫描，以PDF格式存储。因为很多人在发文后不愿意对公文进行归档，以为归档是档案室的事。我院目前采用的也是脱机介质归档方式，主要是因为档案室建设滞后，没有专门的档案管理系统软件，OA系统发文没有传输到档案室数据库，常用的归档方式是一个学期集中整理一次OA 办公软件系统发文，刻录成光盘移交到档案室保管，并打印纸质稿，以备长期保存。

　　(二)原因分析

　　泛普软件所走访的四所公立高校，都设有专门的档案馆，其中华南师范大学位于广州大学城的档案馆设施最为齐全，属正处级单位。暨南大学的档案馆归校长办公室管理，属副处级单位。这四所高校的OA办公自动化系统都与档案管理系统连接，

　　OA系统档案管理的缺失

发布：2006-12-11 18:55 编辑：泛普软件 · hujian [打印此页] [关闭]