计量管理系统办公系统完善电子文件信息的全面管理

第一阶段，电子文件管理信息系统的设计、安筏、调试阶段．在这一阶段，主要完成电子文件操作平台的生产．这一阶段对电子文件运动是至关重要的因为它提供了与电子文件生命周期中每一个具体运动环节栩对应的功能并且妥保障电子文件能够稳定地依赖于管理系统而存在，完成价值形态的转化在设计时．应充分分析内部信息漉的走向．选取适当的内、外部环境及技术指标．同时为对电文件选抒合理的时机进行收集并使有档案价值的文件被保存下来．电文件管理系统还应具有确定电子文件的归档范围、判定保存价值、确定采集时间和方式等功能系统的安全性问题更是系统设计阶段耍尤其注意的．当程序设计完毕，管理信息系统形成井嵌人系统后，应选取适当的歙据加以测试．确保功能完备、合理、正确无误后才能正式投人使用。 第二阶段．电子文件孕育形成阶段．电子文件管理信息系统设计完毕并嵌入系统后随着人们社会实践活动的进行．制作者将活动或事务记录。该系统之中电子文件便通过事先设定好的办文程序应运瞰坐了此时的文件其雏形对其形成者雨j言已经具备第一价位叫再经过审核、签署生效进而具备了现行效用． 第三阶段，电子文件现实使用价段．该阶段是文件-被用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具或者从一般意义上说-为完成其内容规定的任务或达刭其为之而形成的目标发挥作用的阶段．此时的文件具有现行效用对于文件形成者所具有的利用价值即第一价值最强．使用频率最商因而受到改动的可能性也最大．针对这一特点在电子文件的这一运动阶段．管理上应通过企业内部同将文件传辅到档案窒出档案窒对各种针对文件的操作进行监督、控翻以保证电子文件的原始性． 第四阶段电子文件的暂时保管阶段．电子文件运动列这一阶段其第一价位逐渐消失．第二价位逐渐增强，因此这是一个中问阶段．文件完成形成者规定的任纾或经过完整的处理程序后．其中一部分文件失去保存价值被删除另一部分文件仍有利用价值则保存下来进入存阶 段该阶段有相当致量的文件在同上公布以舅足社会上其他稠用者的需求．第五阶段电子文件永久保存阶段．经过暂存阶段大部分电子文件失去继续保存价值而被翻除只有少致电子文件被永久保存起来。