财务专员如何落实工程账目规范化管理

　　工程账目管理的难点不在做账本身，在于业务端传过来的单据五花八门、时间错位、发票与合同对不上，财务在末端被动兜底。把规范动作前置到报销、发票、备用金和合同履约环节，账目质量才能从源头控住。

　　一、替票报销单笔超过五百的必须附消费小票原件不要商家手写收据

　　替票报销是工程财务最头疼的合规隐患。经办人用其他消费发票替代实际支出报销，金额小的财务很难逐笔核实。控制风险的关键在单笔金额的分档管理，按金额和票据类型划分如下：

　　二、跨月发票退回重开须同步冲销原凭证不留时间差

　　跨月发票退回重开是账目时间错位的常见源头。供应商上月底开的发票本月初被退回重开，原发票在系统中若未同步冲销，会导致当月进项数据虚增、账实不符。

     现在处理跨月退回的规范动作是先冲销原凭证再接收新发票，冲销和新发票入账的时间差不得超过当月会计期间。跨月冲销的操作流程如下：

• 收到退回申请后财务在系统中生成红字冲销凭证；
• 冲销完成后再通知供应商开具新发票；
• 新发票入账时关联原冲销凭证编号，形成闭环记录。

　　三、备用金借款人前款未清的财务有权从当月工资直接扣回

　　工程人员借支备用金采购零星材料或支付急用款项是常态，前款长期不还占用了项目资金。以前催收靠财务打电话发消息，赶上经办人在现场忙三天两头联系不上，清理效率很低。

       现改为前款未清不再批准新借款，同时财务有权在借款到期后未归还的情况下从借款人当月工资中直接抵扣，工资不足以抵扣的剩余部分自动顺延至下月。扣款前三个工作日以书面形式通知借款人及项目经理，避免事后争议。

　　四、合同约定税率与实际开票税率不符的差额部分一律由供应商承担

　　供应商在合同签订时约定的是百分之十三的增值税专用发票，实际开票时以小规模纳税人身份开出百分之三的发票，中间的税额差额若由项目承担等于变相抬高了采购成本。合同条款中已明确约定税率与发票类型的，实际开票税率与合同不符的税额差额一律由供应商承担，财务在核对发票时逐票比对合同约定税率，发现不符的暂停付款并通知采购部门要求供应商补足差额或重开发票。从合同签订环节就开始把控的要点如下：

• 合同条款中须明确专票或普票类型及适用税率；
• 供应商开票信息与合同约定不一致时财务有权暂停付款；
• 税额差额由供应商承担，从应付货款中直接扣除。

　　五、电子发票查重是每日第一道工序不能攒到月底统一验

　　电子发票可以重复打印，同一张发票在不同时间由不同经办人提交报销的情况在项目上多次出现。 

       查重工序放在月底统一做，一旦发现重复报销需要退回重办，前面挂账的凭证全部要回头改。改为每日第一道工序，当天收到的报销单据先过查重系统再进入审核流程，重复发票当天退回经办人并标注退票原因。查重前置之后因重复报销导致的月末调账工作量大幅下降。