办公室主管做好证照使用登记留存

　　办公秩序这种事，抓一阵松一阵，过两个月又回到老样子。行政专员想把规范常态化，靠的不是发通知，是每天在几个固定节点上把动作做到底。下面五条是我在项目上跑下来的日常动作，每条都不复杂，难在天天做。

　　一、每天早上提前一刻钟把会议室和接待区转一遍空调照明饮水机挨个到位

　　以前会议室早上开会，投影仪打不开、遥控器没电池、空调开了半天不制冷，参会人员在会议室等着，我一个一个打电话找人修。后来我把闹钟调早一刻钟，到办公室第一件事不是开电脑，是先去会议室和接待区转一圈。空调提前开到合适温度，照明全亮一遍排查不亮的灯管，饮水机水桶空了马上换，投影仪开机测试画面。一刻钟走完，把自己巡检发现的问题当天记在手机备忘录里，该报修的下班前统一报。这个习惯坚持了大概一个多月之后，会议室设备完好率确实不一样了，开会中途被打断叫去处理设备故障的情况基本没再出现。后来前台也加入了这个早晨巡检，她们负责接待区的绿植、宣传页和茶歇备品，我负责设备，各自七八分钟就能完成。早晨巡检的分工安排如下：

　　二、办公用品申领每周二上午集中办理其余时间只补急用别的先记在缺货本上

　　办公用品以前随来随领，供应商一周送好几次货，发票对得头疼。后来改了制度，每周二上午集中申领，各部门最迟周一中午前把申领单递过来，周二上午统一发放。

       其余五天只补急用，不急的登记在缺货本上等下周二统一处理。大概推行了一个多月之后各部门逐渐接受了这个节奏，周二上午之外来的人也少了。但急用标准需要紧一紧，有人领胶水也说急用，后来补了一条定义：影响对外接待或影响当天必须提交的盖章材料的才算急用。缺货本的记录也成了月度采购的参考数据，哪些品类频繁缺货就适量增加常备库存，不再是拍脑袋订货。

　　三、项目章使用登记簿按月装订借出超过半天必须部门负责人电话确认

　　项目章以前借出频率很高，经办人拿出去办事，说好半天回来经常一整天不见人。后来我在登记簿上加了归还时限一栏，借出时填预计归还时间，超过半天未归的直接打电话催，如果超过约定时间且联系不上经办人则通知主管跟进。借出超过半天以上的必须由经办人的部门负责人打电话和我确认担保，在登记簿上备注担保人姓名和确认时间。这条看似是增加一道关卡，但担保确认的设置也让借章人心里更有紧迫感。登记簿按月装订存档，次年归档备查，去年翻过一次前年的登记簿解决了一个跨年项目退质保金的纠纷，甲方说我们没有提过申请，我们把有对方签字的登记记录复印出来事情才说清楚。

　　四、外来人员进办公区先填访客单保安打电话给被访人确认后才放行

　　项目办公区外来人员管理以前比较粗放，保安在门口问一句找谁就放人进办公走廊了。

      出现过一次推销人员直接推开财务室门进去的情况，财务部反馈之后加强了门禁管理，访客先填访客单，写清楚姓名单位事由和被访人，保安打电话给被访人确认之后才放行。访客单上填进出门时间，离开时被访人签字确认后交回保安留存。来访高峰期集中在上午的时段门岗排队比较明显，后来在旁边加设了一个临时登记台和几个备用椅子供访客等候。

　　五、周五下班前各办公室电脑打印机饮水机电源切断保洁检查完贴封条

　　周末用电安全以前靠各部门自觉，周一早上发现有的打印机开了一整个周末。后来推了周五断电封条制度，下班前行政专员逐间检查每间办公室的电脑、打印机、饮水机、空调电源是否切断，确认断电后在总电源开关处贴上一次性封条并标注日期。保洁完成最后一道公区清洁后在检查表该栏位旁签字，周一早上行政专员对照封条和保洁签字确认表检查封条是否完好再逐间恢复供电。有一次周一早上发现有一间办公室封条破损但电源是关的，查监控是被周末加班的同事自己进去开了电，没有告知行政。后来针对周末加班的情况追加了一个小动作，周五下班前各部门如有周末加班需求须提前报备给行政专员并纳入临时白名单，白名单内办公室不做断电处理且行政提前告知保安周末巡视时重点关注加班区域的用电情况。周五断电封条的检查流程如下：

• 下班前行政专员逐间检查电源切断情况并贴封条标注日期；
• 保洁完成公区清洁后在检查表上签字确认；
• 周一早上对照封条和保洁签字检查封条完好性后逐间恢复供电；
• 周末加班部门须周五下班前报备纳入白名单，白名单内办公室不断电。

　　这几条执行到现在，办公秩序的整体情况比最初改善了很多，但办公用品集中申领制度执行一段时间后，有人反映某些消耗快的小件备货不够。后续可能考虑在缺货本数据积累足够之后，把文具类和耗材类再做一次细分管理。访客登记台排队问题在高峰期还是有点压力，考虑在访客量大时启用手机扫码预登记，但数据安全和操作习惯的问题需要再评估。