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图纸管理是资料室最容易出纰漏的环节，原件丢失、变更标注遗漏、分包图纸未编号直接使用，这些事一旦发生，轻则耽误施工，重则结算时拿不出有效依据。把几个关键动作前置到日常流转中，比事后补救省心得多。
一、图纸会审记录原件锁资料柜复印扫描件日常流转
图纸会审记录原件在项目上流转频率高，施工、质检、预算几个口都要翻。以前原件放在资料员桌上谁来看都随手拿，半年之后封面磨破了，里面有一页沾了茶水字迹模糊。
现在收到会审记录当天把原件扫描存档，原件锁进资料柜，日常借用和流转全部用复印件或扫描件。资料柜钥匙由资料主管保管，借用原件须登记并当天归还，原件不外带出资料室。扫描件按会审日期和编号命名存入共享文件夹，各业务口从文件夹里直接调取，不接触原件。
二、借图登记簿写明借用人预计归还日超期未还电话催
图纸借出去不还是资料室的老问题。施工员拿一套图纸上现场，几个月之后图纸跟着人一起调走了，资料室账上挂着未归还的记录但找不回来。现在借阅登记簿上除了借阅日期和借阅人之外必须填写预计归还日期，资料员每周五翻一次登记簿，超期未还的当天打电话催还。催了三次以上仍未归还的，由资料主管通知借阅人所在部门负责人协调处理，同时暂停该借阅人的后续借阅权限直至清还。这套催还机制让图纸归还率从之前不到七成逐步改善，具体的催还流程如下：
- 每周五资料员翻登记簿，超期当天电话催还；
- 催还三次未果的通知所在部门负责人协调；
- 协调期间暂停借阅权限，归还后恢复。
三、变更单收到当天在原图上对应位置贴索引标签
设计变更单归档之后最大的隐患是现场用的图纸还是旧版本。施工员拿着原图去放线，不知道这个位置已经出了变更，按原图施工到一半才发现错了。现在收到变更单当天，资料员在原图对应位置贴一张索引标签，标签上写变更单编号和变更日期，同时在图纸封面内侧的变更记录表上逐条登记。施工员借图的时候翻到任何一页有标签的位置就知道这里有变更，再去查对应的变更单。贴标签这个动作只需要很短时间，但它把变更信息和原图在物理上绑在了一起，谁拿到图纸都能看到变更标记，不容易漏。
四、分包自己深化图纸必须报资料室审核编号后再用
分包单位自己画的深化图纸以前直接拿到现场用，资料室不知道有这份图，竣工验收时发现图号重复、格式不统一，整份竣工图编制被打乱。
现在分包深化图纸完成后先报资料室审核，资料室检查图号是否连续、图纸幅面和标题栏格式是否符合统一要求，审核通过后分配编号录入图纸总台账，加盖受控章之后才允许下发使用。
未经资料室审核编号的分包深化图纸现场一律不准使用，安全员和质量员在现场发现无编号图纸的直接叫停并要求限期补审。这套流程运行之后分包图纸管理比之前规范了不少，但分包出图的周期有时会因为审核环节被拉长，后续考虑把审核前置到分包深化设计阶段，而不是等图纸全部完成之后再集中审核。
