客户档案管理中档案的现代化要与企业的信息化同步

　　现在我们加入了世界贸易组织，就要按照世界贸易组织知识产权的范围去执行，泛普软件包括商业秘密。商业秘密不是专利，也不是著作权、商标权，它专门有自己的定义。现在有些知识产权文件和档案没有在档案部门保存，游离于档案部门之外，有些是职务发明与非职务发明混在一起，职务发明的文件材料必须要归档。知识产权档案是档案部门今后管理的一个重点。要切实解决知识产权档案收集难、易流失的问题，要妥善保管好这些档案，还要专门研究知识产权档案的收集、管理、应用的具体办法。知识产权档案的收集与普通档案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用还要有严格的审批手续和详细记录。

　　档案的现代化要与企业的信息化同步

　　企业档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。我们曾经去大连新船公司参观，他们的信息化建设程度很高，当时他的老总介绍：我们企业给外商制造大型油轮或客轮，外商来与我们洽谈时，我的办公室与外商的房间就一墙之隔，但是商量工作不是面对面，完全通过网络进行，最后签订协议。我们也要适应这种工作方式，搞信息化建设。因为现在与国外企业合作，如果企业没有信息化建设，就很难与外界交往。哈尔滨飞机制造公司在与法田进行合作时，法方来考察，首先要看你能不能读懂他的软件程序，再看是否具备远程技术合作设计的能力，这是合作的基础。

　　信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前，在企业信息化建设过程中，也有档案部门不了解、不懂的东西，特别是信息管理系统、资源管理系统、erp系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，泛普软件-客户档案管理软件使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

　　档案部门要主动宣传电子文件归档的重要性，企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去，要对整个电子文件的形成和管理提出要求，在实践中边学边摸索，逐步把电子文件管理规范起来。这对档案人员是一个难题。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。

　　档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。客户档案管理软件在档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，档案部门不学习不提高，肯定要被淘汰。

发布：2006-11-20 12:17 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]