计量管理系统查询快捷利用率使归档信息得以快速实现
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所有电子文件的归档与纸质文件按同样的顺序排列纸质文件的归档对应电子文件的整理、组卷、装盒（与电子文档中的对应文件相同即：同一件号、同一卷号、同一保管期限）以后要从电子文档中查找出的电子文件既可以按保管期限、案卷号、件号等条件在电脑上查询调网也能从库房里找出对应的纸质文件。
2．分类方法
该公司传统的做法是按问题对档案分类后来他们感觉到按问题分类不利于检索、查询于是在得到档案行政管理部门的同意后，改为按年度、机构、文号立卷归档。根据文件的内容定字号和保管期限对于内窖相当重要的文件以局文发按照文件的价值将局文分成为永久、长期和短期几个层次进行处理。在办公自动化系统的开发和应用过程中纸质文件和电子文件的组卷就是按年度、机构、文件字号来分的。同一年代、同一机构按文号展序组卷划同一保管期限。这样做的好处是：查询快捷利用率高使档案管理人员可以从繁琐的查号、调卷工作中解脱出来，每天都可以整理文件可以做到有多少文件就整理、输入、登记多少文件不再需要
等到年底才分类立卷归档。
3．工作流程
一个单位里的文件传递就是一个工作流这一工作流涉及到了许多部门：收发组、领导、秘书组、档案室等。
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