计量管理系统为现行信息管理可被更改和再次利用

典型地说，这些事务处理在一个工作纽中通过局域网进行并通过与本组织机构主干网相联接或通过广域网或电信来与工作以外的其他人进行通信。当防止系统的外界源与该系统进行事务处理通信时会发生一种特殊情况比如-个数据库中的文件被利用该数抛埠的菜人通过一个登录的终端所更新。不管怎样，除非该组织机构采取特殊的保护措施，否则任何这些通信过程所形成的文件将几乎或完全没有作为证据的价值。为了使文件具有证据价值，事务处理的内容必须附有以下数据记录之． 1．形成者的职能背聚和导致该文件所记录的事务处理产生的过程． 2．软件和硬件的依赖性； 3．理解事务处理内容所必高的编码结构。 对于这三类元数据我们还必须添加一个独有的标识符和检索用 的其他信息以及关于文件利用的条款和条件。在20世纪90年代中期我们把这些综合定义为“而务认可的通信要求”把一个可以把元数据从所有这些信息源中传送的“协议”模型。 【1】档案化电予文件系统的设计必须在两个基本原则指导下进行：首先电子文件必须从其形成之时起即按档案的要求来进行管理，并防止被改动。这样做的结果是夕档案工作者必须在管理中放弃“文件生命周期”模式其次，电子文件必须按件来进行管理使用单份文件级层次的元数据。 【2】篁样做的结果是，档案J作者需要确保元数据是与电子文件的内容 一起形成并绝对安拿地盖上电子印章进行保在。这些原则与那些指导办公自动化系统设计和运行的原则在本质上是冲突的。首先办公室文件在多￡弗个现实使用阶段中必须作为现行信息管理可被更改和再次利用。这样做的结果是，新的信息需要取代IR的信息，文件的新近稿本和最终形式必须总处于最优先的地位。其次办公室文件应根据各具有查阅优先权的办公部门和用户的需要按逻辑进行整理，以便使文件看上去如同艾实体与那些涉及同样的事务、处下习‘事务处理过程同一阶段、要求进行同样的审查或有着同样的主题的文件在放在一起一样。这种按理必须适应性很强并需要反映出犄定用户所认可的意图。