综合管理：从项目交接看项目文档管理

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项目文档对于项目管理的作用已经不用再讲了，但文档的管理却又通常是项目管理中最容易忽略的内容。实际对于任何一个项目而言，文档一定要有的，但不一定要多，只要可以说明问题就行了。
　　最近正在接手一个项目，就以此项目为例，说一下我的体会。这个项目已经开发完成，并且已经上线运行，具备了一定的客户群体。接手这个项目时，此项目只有成果，没有过程。仅有一份完整的用户手册。
　　针对此情况，提出要求，需补充以下文档：
　　一、《成果说明文档》：需说明当前所有可提交成果、成果内容描述及成果评估。
　　成果描述至少需要描述以下内容：
　　1) 成果存在形式及现状：针对软件项目而言，基本上成果都是以可运行代码形式存在，但在此一定要明确说明代码的现状，是否经过测试，如果经过测试，需提交相关的测试报告，如果没有经过测试，那是否已经完成，完成后，如果未完成则进行到什么程度，尤其是如果没有注释的代码，应明确交代代码实现的功能描述及接口描述。
　　2) 成果研发过程说明：主要说明成果的追溯过程，此代码从何而来，是否具备相应的计划内容，如果没有，这成果的上一个环节是什么，以代码为例，代码上一个环节是否有设计，设计上一个环节是否有需求分析等等。这部分代码是根据什么来进行的研发。如果某个成果没有追溯到最初环节，就需要注意了，这部分内容就是风险了。
　　3) 成果可用性说明：并不是最终提交的成果就一定是有效、可用的。也许会隐藏很多的问题，这需要任务的相关承担人进行可用性描述，我们作编码的都知道，在特定的情况下，可能会采用一种临时方案去实现一个功能，等最终集成时再去修正，但很多情况下这种临时方案都成为了最终方案。所以，一定要对成果进行有效性说明，如果没有的，就一定要进行严格的测试验收。
　　4) 成果责任人说明：一定要有，不是追究责任，而是便于沟通。
　　文档制作说明：
　　此文档建议采用表格进行说明，如果可以建议采用Excel，这样便于使用跟踪管理，如下：

　　二、《计划管理说明文档》：如果有完整的Porject计划是最好的，但此文档一定要注意的是其准确性，在用Project进行计划管理时，往往是项目进展时间越长，变更越多，计划维护就越困难，此时就有可能计划已经无法反应实际的项目进展情况了。计划管理文档一定要仔细研究，整个项目计划是否安排妥当，哪些任务制定了但没有完成，哪些任务取消了，这些取消的任务是否是属于预定的功能要求，哪些环节就没有进行，哪些环节多次重复，有哪些人员工作过程中发生了任务的中断变化，都可以从计划管理说明文档看出，这样更有利于评估项目的实际情况，风险情况，并可以根据前阶段未完善的内容进行后续完善。同时，很关键的一点是，这些任务中是否存在非正常情况，譬如：你认为很难的技术研发工作在短时间内却已经完成，这都需要注意，并了解实际情况。最终通过计划管理说明确文档定是否预定的目标已经全部完成。而已经完成的内容应该和以上提交的成果说明是一致的，此部分如果不存在文档，就需要根据相应的成果内容及人员对整个过程进行文档补充。此文档完成后，也可成为后续管理的一个基础，进行优化处理。
　　如果没有计划管理文档的话，补充的时候，则建议采用Project来完成，前一个成果提交文档，并且最好可以采用WBS来组织任务的安排，将已经提交的对应到相应的任务中。通过前一文档状态的说明，将未完成的内容做标记，并且看是否存在同样的任务不同的成果表现形式的情况，这时应该是属于重复性任务，也做标记说明。
　　三、《需求说明书》：需说明产品的最初需求内容实际对于我当前接手的这个产品，需求说明书的重要性已经大大降低了，因为产品已经研发完成，且提供了完整的用户手册，但整理需求说明书的主要目的还是有两个：
　　1、是要建立完整的项目过程追溯流程，为后续工作做准备。
　　2、通过需求验证成果的有效及可用性。
　　需求说明书是一个可简可繁的一个文档，在这个项目中，需求说明书更多的是从用户手册中来提取需求了，实际的意义并不是很大。但如果是做一个新的项目，则需求说明书应该是仅最大可能的对用户业务进行一种还原描述，不要掺杂个人的理解。至于是否可以实现，怎么实现是后续工作的事情，不是这个环节的内容。
　　四、《系统设计说明书》：系统设计说明书现在在这个时候已经无法在考虑设计的问题，但此时应该提供以下内容：
　　1、系统的架构设计及架构在应用过程的调整。并且最好可以提供架构的弊病分析说明。
　　2、接口设计说明及接口的详细规格及设计说明。现在的系统基本上都是松散的，通过接口标准从而最终实现系统的集成，所以，接口部分非常关键，这部分内容一定要非常清晰和准确。
　　3、如果现在无法再提供设计文档，则建议通过第三方工具，根据成果代码反项生成设计，并在此基础上进行文档补充，看设计总比看代码好很多，所以，这部分内容应该进行提供。如果在新项目中，此部分内容页建议考虑，主要是规划接口调用、对象职能及对象关系。
　　五、《数据库设计说明书》
　　我本人还是十分重视数据库设计的，虽然现在有很多的DAO的工具，而且也倡导对象建模，但实际在应用过程中，完全做到的却是少之又少，尤其是针对数据分析部分内容。所以此文档我认为还是非常重要的。至于文档的格式，因为此方面已经非常“标准”化了，就不在进行说明了。