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数据、信息、文件都是非常重要的氟念在许多场合中信息定义为经过加工的致据（如图的上半部分）．电子文件筑是由计算机处理、传递的文件．本文认为．在计算机环境下-数据、信息，电子文件几乎是同一种东西．也就是说，数据是电子文件在计算机中的表示．而信息则是电子文件的本质． 无论是何种筑体的文件都具有以下四大要素这是所有信息具有的共同本质：
①语义要素
用于表达语义的语育殴可以是人类语言也可以是非人类语言如计算机中的散据．文件的语义要素使其具有了情报价值．
②差异要素
文件巾信息的差异性决定了它的情报价值的大小．
③传递要素
文件经过传递和表现被加以利用．信息的传递是由以下几个方面组成的：信源、编码译码，信遗、信宿、信息流、噪声干扰，反馈和前馈而文件的运动，不管是分成几个阶段总妥有形成者公文格式、收发部门、用户、保管部门等．
④载体要素
信息离不开物质载体．计算机能够接受的信息载体可以蠢括为五种：纸张、胶片、磁带、磁盘和光量。
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