召开高效的项目启动会议

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项目启动会议是给团队鼓舞士气、建立以完成任务为共同目标的最佳时机。优秀的项目启动会议源自于精心的策划。在完成了有关项目的准备工作后，你需要策划一个有效的会议。
以下是我根据个人经验总结的一套策略。这些策略曾帮助我在会议上保持条理、建立领导威信，并且使每个项目参与者融入团队。它们对你也会有所帮助，使你能够将项目启动会议进行得更有成效。
请记住，把握好项目启动会议，这对项目的成功至关重要。

制定会议议程
项目启动会议与任何成功的会议一样，与会者都只有在清楚地了解会议的进程安排后，方可更出色地完成会议任务。为了更好地帮助团队成员做会前准备，我一般在项目启动会议前，会让自己填写一份表格来制定基本会议议程安排，表格内容包括项目经理、日期、与会成员、项目意义、目标和可交付成果、项目成员介绍及其职责、项目假设、项目计划、取得成功的关键因素等。

启动会议
会议开始后，应尽快进入会议主题——介绍项目及其重要意义，并阐明项目目标及可交付成果。介绍项目成员并对每个人在项目中的职责做简要讨论。由于这是整个项目的第一次会议，所以多数的发言应由你一个人来完成。项目启动会议旨在使全体成员了解项目情况并达成一致目标，并不需要对每个一条目进行详细讨论。你要让每名与会者感觉到会议议程是由你安排并控制的。

制定项目计划
介绍完项目大致情况后，开始讨论项目假设，项目假设是你制定项目计划的基础。现在拿出你之前发给大家的项目计划草案，逐条讲解。你需要解释并强调：这只是一个草案，当务之急是确保任务设置没有遗漏、分配得当、时间进度安排合理。说明项目计划将成为项目进展会议的基础，并用作项目管理工作中的基本沟通依据。在逐条讲解项目任务的时候，指出之前准备工作中你所发现的影响任务完成的关键因素。
在给团队逐条介绍项目计划的过程中，你就可以指出其中的关键任务，即影响整个项目完成的潜在瓶颈。确保讨论紧绕主题，不要陷在某一个问题之中，但同时也要借此机会帮助团队成员指出可能会遇到的问题。强调取得成功的关键因素，并解释其重要性。

建立团队成员期望
为每周的项目进展会议安排一个合适的时间，会议长度在一小时左右。强调每个团队成员都必须完成每周布置的工作任务并务必参加进展会议。
花一些时间提醒大家团队协作的重要性。强调团队成员之间相互关照的必要性。当前的目标是成功地完成项目，而这个目标的实现则取决于大家能否各尽其职、互帮互助。
要求团队成员承担起各自的职责，并赋予其寻求帮助的权力。重申一下：除非提前告知你确有困难，否则团队成员应按时完成布置的任务并参加项目进展会议。项目管理工作中的一部分内容就是帮助团队发现瓶颈和消除障碍。

解释沟通计划
讨论一下关于分享信息的计划，并与团队及相关群体协商确认。计划包括如下几个方面：每周项目进展会议；子项目计划会议；项目计划更新状态；高级管理更新；公司局域网及其他沟通工具的利用。
向团队成员强调：一旦发现任何可能对项目构成影响的问题，都应及时进行沟通。

会后及时获得反馈
进入会议的提问环节。确认你留下了充裕的时间，如果时间不够了，就让大家先把问题交给你或给你打电话。随后，你可以将问题及解答发送给全体成员，或将其放在公司内部的局域网上供对项目有兴趣的人员查看。
总结整个会议，要求大家开始行动，并列出哪些需要即刻开展后续工作的条目，指出有哪些必要的后续沟通工作需要完成，并明确每个人在第一次项目进展会议之前要做的事情。

结束语
通过上文的简述，你应该会发现下述4项行动对成功的领导一个项目尤为重要：
建立组织性。在团队面前表现出你对项目的控制力。
赋予团队成员权力。要求团队成员各司其职、各尽其责。
建立团队。鼓励成员互相帮助，对项目负责，大家齐心协力，共创佳绩。
展示领导能力。通过组织、授权和建立团队，大家会感受到你的领导力并服从你的领导。