利用RSS进行项目沟通
假设场景:电子邮件可能是项目中最常用的沟通媒介。它被用于各种不同的任务,从个人的、一对一的交流(电子邮件为此而发明),到项目事件的自动群发通知。由于其低廉的成本和广泛适用性,电子邮件在许多不同的情况下的应用都被开发了出来。
尽管如此,这种大众化的电子邮件的用户还是在使用时遇到了越来越多的问题。第一个问题就是邮件的绝对数量。由于不同重要性等级的各种信息使用同样的渠道到达他们的接收端,用户就很难找到当前最重要的信息。这不是一个新问题,有几种方法可以解决这个问题,大都是基于用不同的标准将邮件整理归类成文件夹。
第二个问题是SPAM,即垃圾邮件,指那些不受欢迎的、不请自来的广告或更糟糕的邮件。垃圾邮件使得邮件数量大幅度增加,使得邮件的整理和分类变得更加困难。你也可能需要花一些钱和时间来安装一个垃圾邮件过滤器,借助它把大部分的垃圾邮件删除,不让它们到达你的邮件程序。
问题三是可能有很多邮件讨论组,其中大部分可能对于你手边的任务来说不重要,但我们却需要保存他们,因为订阅或解除订阅都需要耗费时间。这种情况下,主要的问题不在于这些邮件多余,而在于其使用对于发送方和接收方来说都是不方便的。服务方必须维护一个订阅者档案库并维护邮件服务,而邮件列表的用户则必须在对所提供的内容感兴趣时订阅它,不感兴趣时又要解除订阅。
问题四:邮件格式是为个人的使用而设计的,很难对文件内容进行处理。比如,很难自动地改变关于项目可交付物的通知。
对于这些问题,RSS如何帮助我们呢?正如文章开头所提到的,可以用它减少电子邮件的数量,以一种有效而自动的方式处理我们感兴趣的信息材料或通知。RSS还有一个优势,就是相关的费用比较低,但又比邮件列表方便得多。这个奇迹是怎么发生的呢?
首先解释一下什么是RSS,以使我的提法显得更加合理可信。RSS是一种XML文件格式,被用于信息的自动发送和处理。RSS是为分发不同因特网关口的新闻标题(后称之为丰富的站点摘要,即RSS)而发明的。那时,一个RSS文件包括不超过10-15最新新闻的标题,并有到全文的链接。这里的好处是其他对这些标题感兴趣的网站可以获得这个RSS文件(通过一般的文件传递、FTP或HTTP)并在他们的站点显示这些标题和链接。许多群组导向的网站利用这种机制从其他网站为用户提供新闻。他们将不同的网站相关话题的RSS文件组合(AKA供给)起来,这样就创建了一个相关新闻的集中浏览平台。
在Weblogs技术(浏览 Project Weblog可获得更多有关Weblogs 的信息)的发展过程中,RSS得到了进一步的发展。许多weblog应用软件以HTML和RSS格式提供类似的内容公布。不管何时用户更新一个weblog,RSS供给也跟着更新。今天,这种供给不再局限于标题了,他们能容纳更多的信息,甚至是HTML格式的信息。同时有成千上万的有趣的私人或商业性质的weblogs,很难手工监控所有有趣的网站。即使在项目管理方面的网站也比我能每天访问的多。所以使用RSS供给来保持新资料的不断更新就变得十分便利。
怎样使用RSS供给?要有一个RSS阅读器,一个RSS集合器。有许多不同的应用软件可用,有的是免费的,有的是商业化的,有的是单独的,有的则与浏览器及电子邮件的应用软件集成到一起。使用方式很简单,用户只要进入她想阅读的供给的网址(例如,用于 PM World Today Weblog的 RSS供给和PM Clarion,它用来公布PMWT highlig
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