浅谈软件项目的沟通管理

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1项目概况
江西某高校为了响应国家信息化号召，决定开发一个校务通管理平台。校务通管理是对学校教务和教学活动进行综合管理的平台系统，是一个学校和地区教育信息化的基础信息平台，它要完成管理层、教师、学生、家长等日常工作、学习、管理、咨询等任务。建设的总目标是争取建立一个高校资源一体化和标准化的统一平台，实现高校信息资源的高度共享和充分利用，提高学校工作效率规范学校的工作流程，便利校内外的交流，实现高校业务电子化、服务规范化，提高高校竞争力。该项目规模庞大，包括通用功能和学校日常管理功能。通用功能包括办公自动化系统、bbs、人事管理等功能，学校日常管理包括招生、教务管理、学生管理、教师辅助管理等。牵涉的项目干系人众多，有省高招办、考生家长、考生、教师、学生等等。

2软件项目沟通重要性
软件项目开发的项目管理目的是为了使得项目能够在预定的时间、成本、范围内达到预定的质量。项目管理涉及到成本管理、时间管理、范围管理等目标性管理，同时还牵涉到质量管理、风险管理、采购管理、沟通管理、人力资源管理、集成管理，但是由于软件项目的特殊性，软件项目和其他项目相比有很多的不同，软件是逻辑实体，本质上无形、看不见、难监控，软件的质量问题基本上是人为差错引起的。而有效沟通也是防止人为差错的一个重要因素。此外，项目管理中的时间、成本、质量、人力、风险、采购也很大一部分工作是与人的沟通，所以应该在软件开发中高度重视沟通管理。
PMBOK指南把项目沟通管理定义为一个包括保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储检索和最终处置项目信息所需的过程。它在人员与信息之间提供取得成功所必需的关键联系。
在项目进行过程中，沟通一直是一个比较大的困难。通常，沟通的主要目的是为了解决下列问题：
●让项目成员准确地了解执行项目的具体方法；
●让项目成员清楚地知道项目的整体计划以及每个成员在项目中所承担的具体任务；
●让项目组成员获得完成其工作所需的必要帮助；
●项目经理能够清晰、准确、及时地掌握项目的进展情况以及每个成员的工作进度；
●项目计划的必要变更可以及时地让项目团队的所有成员了解；
●项目的实际执行数据可以被准确地收集并统计汇总作为决策参考。

3软件项目沟通中存在的问题及对策
1）被动式、应付式沟通，随意而行、混乱无序。原因是没有建立清晰的沟通模式，成员不知道自已的沟通职责。解决措施：建立沟通管理计划。沟通计划决定项目相关人员的信息和沟通需求：谁需要什么信息、什么时候需要、怎么获得、选择的沟通模式。
2）质量保证人员和开发人员沟通往往存在敌对情绪。原因质量保证人员的工作是发现程序中的问题，并且质量保证人员可以越级上报开发人员的错误，这样使得质量保证组和开发组有一种天然的对立情绪。解决措施：质量保证人员应该清晰的认识工作的性质，采取妥当的方法。在开始前，要与项目经理及相关人员交流，耐心协调和指导项目组人员，确认相应的规范，发现问题后，要及时和项目经理沟通，争取合理解决问题，不要轻易上报，因为轻易上报会产生不和谐的因素。此外在沟通时，可以质量保证组和开发组都选出一个擅长沟通的人，通过他们进行间接沟通。
3）会议过多、冗长。原因会议沟通是一种非常有效的沟通方式，团队进行沟通时过多采用会议的形式。解决措施：建立例会制度，放弃可开可不开的会议，在会议之前事先应明确会议议程和讨论的问题，可以让参会人员提前做准备；在会议之前将会议资料发到参会人员。对于需要有背景资料支持的会议，应事先将资料发给参会人员，以提前阅读，直接在会上讨论，可以有效地节约会议时