如何明确工程项目采购管理中的关键环节？

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　　项目采购管理是项目管理中一个很重要的内容，本文所探讨的就是在项目采购管理中，从项目资金的合理使用角度出发，如何能明确项目采购管理中的关键环节、科学流程和注意事项，工程管理软件以期降低采购成本，减少现金流出，提高项目资金使用效率。

　　项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列管理活动。项目采购管理是项目管理的重要组成部分。项目采购管理几乎贯穿于整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用。

　　随着经济的发展和对项目管理、采购管理认识的不断深入，采购在工程项目中的角色已经从单纯的支持服务发展成为新的利润增长点，泛普软件采购管理也发展成为成本控制和促进项目效应最大化的关键环节之一。

　　1.细化项目采购管理中的的部门职责

　　科学合理的流程，明确细致责任化的分工，对于规范采购管理有着积极的作用。

　　1.1各部门:负责采购需求计划提出、采购的参与、货物的验收。

　　1.2专业管理部门:负责审核专项物资申请(必要性、替代性、可否调拨、数量、型号、品牌)，出具专业意见;协助采购对新的专业设备或物料的采购。

　　1.3行政组:负责监控各处采购计划执行情况;下达各处物品申购计划额度;物品需求申请单审核，负责不定期市场调查和价格监督。

　　1.4人事行政部采购组：负责采购通用类固定资产、低值易耗品、生产辅料等，进行采购实施的全过程——询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。

　　1.5生管部采购组：负责采购设备治具类与计量仪器类固定资产、生产材料等，进行采购实施的全过程——询价、供应商选择、下单/合同的制作、追踪到货、退/换货、报销。

　　1.6行政库房：负责办理出、入库手续;负责辅料、劳保品的存储和管理;负责提供辅料库存月报表和劳保库存月报表。

　　1.7品保部：负责对到货生产辅料的检验以及协助索赔、出具检验报告;参与计量仪器类资产采购支持。

　　1.8技术部：负责参与设备治具类资产采购，给予相关专业技术参数支持。

　　2.采购业务流程管理的注意事项

　　2.1注意流程的先后顺序及时效控制。应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。避免同一主管对同一采购案件作多次签核;同一采购案件在不同部门有不同的作业方式;同一采购案件会签部门过多，影响实效。

　　2.2价值与程序繁简相适应。程序繁简或被重视的程度应与所处理业务或采购项目的重要性或价值大小相适应。凡涉及数量比较大，价值比较高或者易发生舞弊的作业，应有比较严密的处理监督;反之，则可略微予以放宽，以求提高工作效率。

　　2.3避免作业过程发生混乱。要注意变化性或弹性范围，以及偶发事件的因应法则。譬如在遇到“紧急采购”及“外部授权”时，应有权宜的办法或流程来特别处理。

　　2.4流程设计应适应现实环境。应当注意流程的及时改进，早期设计的处理流程，经过若干时间段后，应加以审视，不断加以改进，泛普软件泛普OA系统适应组织变更或作业上的实际需要。

　　2.5配合作业方式的改善。譬如当手工的作业方式改变为信息化的作业方式时，流程就需要做相当程度的调整或重新设计。

　　3.明确项目采购管理中的关键环节

　　企业规模越大，采购金额越高，管理者对程序的设计越为重视。这里将一般采购作业流程设计应注意的关键环节阐述如下：

　　3.1根据不同工程项目或各工程项目工作包的特点，工程管理系统充分考虑成本控制、设计、施工等因素确定工程项目管理模式从而确定工程项目采办模式，便于采办成本控制。

　　3.2实施工程项目采购预算制，有了采购预算的约束，能提高工程项目资金的使用效率，优化工程项目采购管理中资源的调配。从而达到控制工程项目采购成本目的。

　　3.3采购包的划分。要根据设备材料的性质、市场供货商的供应能力和经济批量划分采购包。合理划分采购包，可降低采购价格。

　　3.4充分利用好工程项目内外部环境。在工程项目采购管理中充分利用采购环境，同样是有效降低采购成本的途径之一。

　　3.5供应商的优化选择和管理。工程项目前期供应商一旦选错，将给工程项目建设造成严重影响，因此，招投标尤其是国外设备招投标要特别慎重。

　　3.6工程管理系统确立采购全流程成本的概念，应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。