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　　在信息化浪潮风起云涌的今天，电子化可以提高利用率，提供更好的服务。因此，环保工程企业应该高度重视文件的收集和管理，以确保文件的完整性、安全性。而电子化可摆脱传统纸质文件难以管理、不便储存、查询困难等问题，实现资料的高效管理。

　　一、环保工程企业在管理文档资料中出现的问题

　　采用传统的纸质管理，不仅容易丢失，而且大量复印、打印，纸张成本很高，浪费严重，并且对于环保工程相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、安全传输、权限控制等操作。以至于会出现以下几类问题：

　　1、纸质文件越来越多，但是整体保存较为分散，难以进行规范管理。

　　2、文档分散保存导致难以相互使用，无法实现资料的有效、快速共享。

　　3、文档过多且杂乱，想要快速查询需要的文件变的困难。

文档管理图片.png

　　4、缺乏相关的监管措施，文档的传输、拷贝没有附加权限，不利于文件的保密性，同时也较难追溯。

　　5、不同部门都需要储存文件，导致同一份文件进行多次存放，以至于利用率不高。

　　无论是项目开始之前，还是施工阶段，环保企业都会产生大量的文件、资料，这些文件一是不能及时进行传递，各部门没办法及时进行信息互通，二是重要文件存在保存困难、管理不便的情况，因此为了解决此类问题，泛普软件通过以下方式对传统管理模式进行优化。

　　泛普软件以信息技术应用为支撑，为环保工程企业构建了项目、文档一体化管理平台，实现项目管理、文档管理、财务管理的一体化集成，支撑公司对各类文档、资料进行全生命周期管控。大大提升了文档、文件的管理质量和效率，也让环保工程企业的协同办公效率也上了一个台阶。

　　1、部署集中式文档存储平台。文件不再分散存放在员工或部门的电脑中，而是通过系统集中存放在公司指定的服务器中，防止公司文件丢失，使文件真正成为公司文件而不是私人文件。

13文档类别.png

　　2、泛普软件提供统一的文档管理平台，部门或个人在系统中上传文件后，企业内部均可查看到相关文件信息。

　　3、集中文档管理后，文档总数比单台计算机多。系统还支持根据文档名称、作者、修改时间、大小和版本等属性快速搜索文件。它支持根据文档内容中的一些字和词来搜索文件，方便用户在大量文档中搜索急需的文档。

13.2文档搜索.png

　　4、支持系统权限控制。系统管理员可以根据员工的岗位和部门设置不同的文档使用权限，普通用户只能进行权限内的相关操作。确保重要文件不允许非授权用户浏览，重要资料通常只允许授权用户在线打开。

13.4文档权限.png

　　5、泛普软件将所有部门的资料都集中在一起，系统内的文件在企业内部都支持共享，避免出现信息分散的情况。

13.5文档共享.png

发布：2022-01-20 14:20 来源：泛普软件 [打印此页] [关闭]

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