计量管理系统办公系统使得企业管理更具有规范性
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③确保管理系统软件应用的统一：外发出统一的管理系统软件后，必须大力推广和应用到各单位电子文件的管理巾去，实现统一的配簧，而且要以法规的形式确定下来。这样才能真正文现技术上的规范化，保证管理上的规范化。乃外电子文件管理系统还至少应符合以下几方面的基本要求：
①它必须与单位的业务和事务活动、职能、机构规划相适应。
②它必须符合相关技术、安全、法律和经济领域的要求。
③它能够确保捕获反映机关单位活动的所有信息，并能不受硬、软件环境和时间的影响传递电子文件信息。
④它能够保证电子文件的真实性、完整性和永久利用。
⑤它既能保证信息查询的自由又能保护隐私权。
3．加大对办公自动化的资金投入
办公自动化带来了电子文件的管理问题而电子文件的规范化管理又有待予办公自动化水平的不断提高，两者既相互联系，又相互制约。办公自动化水平达不到一定的程度，文件就不可能完全在电子环境下运行也不能利用计算机进行管理电子文件的规范化管理也就无从谈起。例如按规定重要文件的历次修改稿需要存档。如果电子文件的草稿在修改过程中因达不到人手一机（其他情况除外）有时在计算机上操作有时手工操作结果一 份文件的修改稿既有电子文件又有纸质文件这就给收集工作带来麻烦：收集时事先要进行电子文件与纸质文件的相互转换，才能保证两种介质的历次修改稿的完铲齐令。为了文现电子文¨‘的规
范化管理，添加必要的办公自动化设备，做到人手一机。并建立局域旧。这是出现电子文件规范化管理的物资保证。
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