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浅谈工程项目的采购管理
采购一词是从Procurement翻译而来,意为努力获得或设法搞到。它不同于一般意义上的商品购买,包括以不同的方式从组织外部获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。项目的采购则可以定义从项目组织外部获取产品(包括货物和服务)的整个过程。
对于工程项目来说,设备、材料的采购费用大约占项目总投资的50%—60%。同时,采购交货的进度又直接影响项目的进度;采购质量的好坏也制约着项目质量的高低,并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。由此可见,采购管理是工程项目管理中的重要组成部分,它不但是工程项目建设的物质基础,而且还是执行中的一个关键步骤。
项目采购是一项很复杂的工作。项目采购管理时,至少应当做到以下三点:一是要搞清采购工作的基本流程;二是要强化全流程成本意识;三是要选好供应商。
1、搞清采购的基本流程
项目采购工作包括从组织建立开始,经采买、催交、检验、直到最后一批产品通过检验为止的全部工作。项目采购管理可以分为三个阶段,即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同,准备阶段主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购战略和编制采购计划;实施阶段主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签定合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等;收尾阶段工作主要有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。具体的工作流程如图1所示。 说明:
1、多批次采购时,第二次以后的采购一般从“接收请购文件”开始,至“交接”处结束;最后一个批次的产品交接结束后,才能进入到“资料归档”和“材料处理”阶段;
2、“资料归档、材料处理和采购总结”通常在项目临近结束时进行;
3、采购方式通常从“询价”或“招标”中选择其一。
2、强化全流程成本意识
全流程成本意识,即是说,成本的降低关注的不只是某一产品直接成本的下降,而是着眼于项目建设的大局,以项目总体成本的降低为标准。获得了低价的采购物品固然是成本的降低,但获得优质的服务、快速及时的供应、可靠的货源保证、节约的组织成本等也属于成本上的利益。降低采购成本还要考虑其它“利益相关者”的收益,不能只看采购直接成本的降低,要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。
(1)准确预算。采购预算是在采购之前对采购成本的一种估计和预测,是对资金使用的一个整体规划,是项目采购的基准。有了准确的预算,就能随时对资金的使用情况进行检测和控制,确保资金的使用在合理的范围内浮动,有效地控制资金的流向和流量,达到控制采购成本的目的。
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