采购管理：国际采购中货物交货期风险的防范和应对措施

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　　一、签约前做好充分的准备以防范风险

　　在订立进口买卖合同时，大多数买方代表都非常注重合同的谈判阶段，在6大主要交易条件即货物的品质、数量、包装、价格、交货和支付当中，当事人尤其关注货物的质量和成交价格，而对合同谈判前的信息收集、调研和风险防范意识重视不够。俗话说，防范于未然，的确，有防范的预案远胜于事后的补救，如果在签约前做好充分的准备，力争从源头上预防违约，就能够有效地规避合同风险。

　　1 安排好采购计划，在时间上要预留空间

　　国有企业或国有控股企业在固定资产投资立项和审批上，往往需要花费很长时间，在项目未得到批复前，由于计划、资金得不到落实，采购无法启动。而一旦获得批准，工程建设完成的后门被关死，从设计到采购直至安装、开工，进度安排往往都十分紧张，留给进口采购的周期常常得不到保证。因此，在合同谈判阶段，总是想方设法要压缩交货期，甚至达到了每日必争的程度。这不但将导致采购成本的上升，而且难以保证合理的生产周期，进而增加了采购风险。如果自项目启动后，预先选择好合理的时机，制定科学的采购计划，在具备一定条件时，先做预询价工作和正式签约前的一些准备工作，一旦项目获准，就可以节省时间，同时也使自己具有较多的谈判空间和回旋余地，使买方处于主动地位。

　　2 市场信息调研和行情分析

　　市场经济环境下，供求矛盾和价格行情直接受市场供求关系作用影响，所以在采购前对市场形势和行业变化需进行深入研究，了解市场供应的需求状况，调查可供选择的供货商的竞争程度，对于他们正常交货时间和交货风险的潜在因素进行分析，做到心中有数，才能够防范于未然，降低交货期的风险。以钢材采购为例，自2004年初开始，由于中国经济的快速增长和投资过热，能源市场的高价走势，导致世界范围内连续的原材料价格上涨和旺盛需求，全球主要钢材供货商生产任务十分饱和，报价提供的交货期与往常相比一再延长。此时，只要能预先掌握市场行情，突破常规，提前1至2个月采购，其结果可能就会满足供货周期需求，甚至会提前交付。

　　3 供货商资信调查

　　在启动商务程序之前，选择诚信、合格的供应商，是保障合同顺利履行的前提条件，在某种意义上说，这比采用严格的合同条款更为重要。供应商的诚信一般表现在货真价实、信守合同承诺、按期交货方面。正常情况下，国外一些有实力的大公司一般报价比较真实，签约后能够保证供货质量和交货时间。同比，小型供应商或代理商的履约能力相对较弱，缺乏对市场风险的承受能力，出现迟交货或发生质量问题的几率相对较大。所以，在与这些公司开展业务前，一定要进行资信调查。资信调查的方式，可以通过专业信用管理公司或行业协会、商会等机构实施，也可以通过一些与供应商有过合作的第三方(如保险公司或外运公司)进行了解，必要时还可以安排人员到供货商工厂所在地或对其产品实际用户进行考察调研。通过这些程序，买方可以客观了解被调查供货商的银行资信、经营状况、加工规模和装备水平、同类产品的业绩、履约能力等情况，从而合理地评估合同风险，做出正确的商务决策。

　　二、签约时争取合适的条款以控制风险

　　一个精明的买主，不但要保障所采购货物的品质、数量，而且应该把握货物运抵目的地前的每一个环节，诸如装运日期、装载、运输等风险都应尽量取得控制权。所以，在合同谈判和签约时，买方应该采用严谨而合理的合同条款，以对供货商产生制约力，控制迟交货风险的发生。下面就有关交货期的合同条款的主要内容作一些探讨。

　　1 科学测定合理真实的交货期

　　了解东西方在文化和法律执行上的差异，对于科学测定交货期至关重要。国外工厂实行的是人性化管理，员工的作息时间真正受法律保护，老板无权强行要求员工加班加点。在比如，欧美发达国家每年夏季的休假期对商务活动和工厂生产的影响等。我们有些不了解这种差异的采购人员，在谈判时常常凭自己主观认定的时间作为谈判的底线，强硬地要求供货商接受，而不认真考虑该期限是否科学、合理。事实上，合理的生产周期对于保证货物的质量非常重要，任意压缩交货期可能会出现两种恶果，一是卖方虽然当初极不愿意地答应了，但后来经过最大努力仍难以按时交货;二是即使卖方按期交货，所交货物的质量也难以得到保证。而对于买方而言，这两种后果都是非常不利的，质量的重要性自不必说，一旦发生延期交货，往往又措手不及，与其这样，不如在谈判时通过平等协商，科学排出生产网络，要求供货商真实、客观地报出合理情况下的最短交货期，并通过调节自身因素争取到更多的时间。

　　2 争取以FOB价成交

　　根据《2000年国际贸易术语解释通则》，在FOB价条件下，卖方在合同规定的装运港和期限内将备妥的货物装上船并通知买方，货物在装船时越过船舷，一切风险和费用就转移至买方。FOB价条件下买方负责租船或订舱，并将船名和装船期通知卖方，而卖方必须在合同规定的装运港和装运期内将货物备妥装船。国内不少企业或外贸公司认为，出口以FOB价成交，进口以CIF价成交，这样比较省事，可以省却耗费在订船租舱、买保险等环节上的诸多精力及费用。 但是，就货物在运输途中遭受的风险而言，CIF价的货物与FOB价一样，在运输途中的灭失或损坏的风险也是自货物于装运港越过船舷起就从卖方转由买方承担。相比而言，在进行国际采购时，争取以FOB价成交显然对买方控制风险更为有利。这是因为，买方派船可以核实货物真伪性，防范合同欺诈，在船货衔接、装船、运输及其途中可能出现的不测等方面，买方均能掌握主动权。订立合同时了解对方货物装运港非常必要，如果装运港偏僻，停靠国际商船较少，为掌握交货的主动权，由买方自主选择承运单位和装运港，更有利于船货及时衔接，港口停靠和装运有保障，保证按预定的船期装运。

　　3 强调延迟交货的违约责任，体现按期交货的重要性

　　在国际采购中，为了引起供货商对延迟交货问题的足够重视，体现按期交货的重要性，并保留己方的控制权利，买方可以在合同中适当提高延迟交货罚款比例。也许谈判中供货商会提出按国际惯例处理，但国际惯例没有强制性，并不是不能更改的，除非双方在合同中另有约定。事实上，在合同谈判中所有的贸易惯例都可以用来讨论，只要双方协商一致并认可，贸易惯例就可以改变,也就是说双方都愿意按合同约定执行。但是，提高上述比例往往并不容易被卖方接受，买方需要对卖方进行耐心的沟通，同时，它往往还会导致合同价格的升高。因此买方要将其控制在适当的比例，以期达到既可以对供货商产生约束而控制合同风险，又能够较好地控制采购成本的上升。另外，在合同中保留本条款，至少在合同评审和执行中能引起厂商的高度重视并采取必要措施。工期延误罚金一般应根据延误的时间段执行不同比例，并且设有累计限额。如“在第一个6周，每周的罚金为合同价格的0.75%，从第七周开始为合同价格的1%，总数不超过合同价格的7.5%”。

　　4 适当提高预付款比例和设立提前交货奖励

　　如果货物的交货期十分重要，买方在资金允许的情况下，可以在合同谈判时考虑适当提高预付款比例或者鼓励卖方提前交货而给予一定的奖励。提高预付款比例可以使供货商减轻资金压力，加速资金周转，能尽早安排原材料和外购件的采购，有利于保证交货期。在一定程度上，这不失为一个双赢策略。给予提前交货的奖励能够引发供货商的兴趣，并加强其重视程度，尤其是在生产后期，当进度与计划同步或略超前时，此措施对于激励生产组织者尽力朝提前交货的目标而努力非常有效。对大多数供货商来说，因延迟交货被罚款的损失不单是金钱上的，更重要的是声誉上也受到影响。同样，由于提前交货而得到奖励的重要性也不在于奖励的金额多或少，而是客户给予的一种荣誉，所以往往会对供货商产生足够的吸引力。当然，根据谈判的具体情形和从谈判的艺术角度看，有时本条款与第3条共同提出，可以作为供货商接受第3条的筹码，使得第3条比较容易被接受。需要注意的是，从预防合同风险的角度出发，订立该条款时，首先一定要调查卖方的资信和诚信，一般对合格的供货商才能这样做。

　　5 规定卖方提供网络计划和进度报告等节点控制资料

　　要求供货商制订详细的生产网络计划、落实项目经理制、定期向买方报告生产进度，这些都是买方跟踪和控制合同进度的有效手段。据此，可以从几个大的控制节点上掌控总体进度，还可以核实供货商落实订单、安排生产的真实性与合理性。所以，应该在合同中明确规定，对于原材料订货、生产组织、关键加工工序等环节，供货商应及时提交原始的书面证明，以供买方核实;同时，为便于对照进度，了解制造厂的生产情况，及时发现和解决问题，建议在合同条款中要求供货商定期提供进度报告，买方在收到进度报告和相关材料后及时组织有关部门进行研究、核实。一般情况下，由于上述要求与付款、提货不发生直接关系，所以常常被人们忽略，买方不一定会在合同谈判中加以要求，条款中也未予体现。但这些条款会对供货商产生一种约束力，买方的跟踪迫使供货商不得不认真履行合同，努力保证生产与计划相同步，即使有延误的势头，也会被及时发现，从而降低了合同的风险。

　　6 保留派员监造的权利

　　为加强对质量和工期的控制，应在合同中明确，买方有权随时安排自己人员或者由买方委托的第三方监造人员到卖方制造工厂对进度和质量进行监督和检验，卖方有义务为此提供支持、配合和便利。有关监造的作用和意义将在后面的合同执行策略中详细描述。

　　三、合同执行中进行严格的控制以消除风险

　　货物能否按期交货，最关键的环节在于合同的执行。而在合同执行中，对合同进行全过程的跟踪又是至关重要的。买方应指派有经验的专人，负责催交催运，对重点货物的生产制造情况进行密切跟踪，要善于发现问题，及时解决问题。既不能坐享其成，也不能在问题暴露之后才为“救火”而疲于奔命，而应该努力做到“早跟踪，早了解，早处理”，力争将迟交货风险化解在萌芽状态。

　　1 对照网络计划，跟踪并分析生产进度报告

　　按照合同约定，及时向供货商索取网络计划，审查其计划安排的合理性及关键控制节点是否满足要求，然后提出必要的修改意见，以最终版网络计划作为买方或监造方跟踪进度的依据。有些供货商为了争取订单，在投标时和谈判阶段对生产进度和交货期郑重承诺，但一旦签约后，由于种种原因，未必都能按照合同规定的进度组织设计、外购件请购和下单排产。所以，为了在第一时间发现问题，就必须对供货商的生产进度及时了解和控制，及时向供货商索要生产计划、进度报告等书面材料，并交给技术和管理人员分析。一旦发现有迟交货的可能性，立刻向供货商交涉和协调，寻求解决问题的办法和必要措施，以控制事态的发展和进一步恶化。

　　2 与其他买方沟通信息

　　在供货商的具体业务当中，同样或相似的货物往往有多家买主，供货商常常在同时执行多项订单，如果先期交货的某一批次的合同执行中发生延期交货，那么这往往是后续合同出现延迟交货的先兆。因此，买方应该了解与自己供货商有业务往来的其他买方的信息，并与其进行沟通，了解其合同交货情况。如果发现有迟交货的现象，买方要及时了解其中原因，并判断它是否会对自身的合同交货期造成影响。如果是主观原因，要求卖方加强项目管理;如果存在客观原因，要敦促卖方尽早解决，化被动为主动。

　　3 关注国际经济形势、国家政策和供货商企业内部的变化

　　国际经济形势和国家的政策法规制度对国际贸易业务影响深远。在合同执行过程中，货物的市场行情可能会发生变化，从而导致供货商的原料采购或者履约心态发生变化;国家也有可能对有关政策规定做出更新调整，对买方的采购成本和接货环节产生影响;供货商如果涉及被兼并、重组，一般会对其原有组织机构和人事安排作出一定的调整，在短期内难免会对生产管理造成一定的影响。因此，买方应该密切关注市场形势的变化，尤其是主要原材料价格和供求关系的变化;了解供货商所在国家和本国的相关法规、法令的更新情况;掌握供货商企业内部的重大事变和态势，尤其是涉及到兼并、重组方面的变动，及时了解新的组织机构和人事变更，找到对口负责人。通过以上手段，妥善应对突发事变，消除风险，以免造成不必要的损失。例如，某大氮肥企业煤代油项目气化炉内件的供货商──西班牙BBE公司，在合同签订半年后被奥地利一家能源环保跨国公司收购，CEO、销售主管和项目经理等主要人事都进行了调整，致使工厂正常生产一度受到影响。买方了解情况后，通过外事渠道及时邀请重组后的对方执行总裁、制造部经理和项目经理到北京，就其制造进度、保证交货期的措施等进行了建设性的磋商，并收到了很好的成效，耽误的工期很快弥补过来。

　　4 安排检验组进行检验或监造

　　对于大宗重要物资，买方可以安排人员或者第三方检验机构到供货商所在工厂进行检验或者监造，督促和落实货物生产制造情况。如果监造人员发现工期延误、滞后，或发生质量问题，可让供货商在第一时间加以弥补和纠正。另外必须明确，监造和检验人员的认可，只是过程监督和见证，不解除卖方对最终货物的质量应负的责任。安排人员或委托第三方监造，虽然会增加一部分费用，但为避免交货出现问题导致巨大损失，额外支付这笔费用还是值得的。如中石化一家大化肥企业，在采购Shell气化炉内件的合同执行中，先后两次组织设计、检验和企业技术人员赴西班牙BBE工厂进行中间检验和最终检验，分别检查出制造进度相对滞后和焊接试验材料遗漏等问题，并及时采取措施加以解决，使交货期得到了有效保证。

　　5 及时组织、协调船货衔接

　　在国际贸易中，装船和运输环节非常重要，如果实际中衔接不好，就会出现“货等船”或“船等货”现象，不但影响货物按期到港，还会导致买卖双方额外费用的支出。比如由于买方延缓派船、船名变更等各种情况导致的装船期延迟，就会使卖方不仅要增加仓储费用的支出，还可能会迟收货款进而遭受利息损失。假如卖方备货延迟，无法在指定日期将货物装上指定的船只，那么卖方就要承担由此造成的空舱费或滞期费。无论出现何种情况，均会延误货物及时到达目的港。因此，作为买方，更应积极主动协调办理有关装船和运输事宜。如果是FOB条款，买方要尽早联系船舶公司，争取安排船期合适的直达快船到港口接收货物;如果合同规定由卖方派船，买方要尽早敦促供货商落实，并在收到卖方装船通知后，通过相关的机构进行核实(如通过船舶公司了解发运情况，通过国内港务、海关了解到岸情况等)。

　　四、发生问题后采取必要的措施挽救或减小损失

　　当合同货物交货出现延迟或可能延迟时，对买方而言，首要问题不是追究供货商的责任，因为这已经与事无补，当务之急是与供货商共同商量如何采取进一步措施和手段，争取最大可能进行补救，挽回或减小损失。根据实践经验，一般可采取以下办法：

　　1 要求卖方采取必要的补救措施

　　如果买方发现或者卖方承认存在货物迟交的可能性，买方有权要求卖方采取必要的措施进行补救，譬如督促供货商采取加班措施，增加人力和装备的投入，调整并优化生产计划，进行资源调剂等，其目的就是尽可能将损失的工期夺回来。同时，买方也不可坐而等之，应该及时派出专人到供货商工厂催交，以监督供货商承诺的补救措施落实到位，及时与供货商和本企业协调可能出现的新问题。

　　2 寻求内部支持，制定应急预案

　　发生迟交货情况时，有些采购单位担心被领导或管理部门追究责任，既没有及时汇报，也不主动与其它相关机构协调、沟通，而是遮遮掩掩，这是错误的。其实，如果及时暴露问题，通过上级部门召集相关机构进行研究，集思广益，制定满足生产的应急预案，或者是合理调整工程施工网络，以及采取其它可能的挽救办法和措施，对于解决问题都是非常必要和有益的。相反，问题越晚暴露，所能采取的措施就越有限，所产生的损失可能就越严重，甚至可能无法挽回。根据工期延误具体情况，结合货物特点，调整交货时间尤其是适当地分批次交货，也可能是解决问题的办法。先期交货部分可满足现场安装需要，后续到货部分可能会及时衔接上，对工程总体进度影响不大，虽然运输成本增加一些，但能有效化解工期延误的风险。

　　3 变更运输方式

　　迟交货现象发生后，除上述手段外，也可以在运输环节通过变更运输方式加以弥补。如果是海运，可以变更租船方式或更换船型，如变班轮为租船运输;如果货物体积和重量允许，可以采用空运替代海运，以弥补时间损失。以欧美发运到我国的货物为例，采用空运方式替代海运一般可以挽回近一个月的时间。当然，这无疑会导致运输成本的上涨，但与迟交货罚款或延误给买方造成的损失相比，买卖双方往往都愿意接受这种措施。

　　4 提前做好报关准备，加快清关提货

货物抵达目的港后，一般会滞留一段时间，同时清关也需要一定的时间。因此，买方要提前准备好清关所需的一切手续，如果涉及减免税，还要预先办理好减免税的申报和审批手续。如果条件具备，可采取提前以电子商务申报等必要措施，争取尽早提取货物。在特殊情况下，还可以采用保函提货等方式以加快提货速度。