项目总结会议经验谈

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

序：笔者主持过大小四十多个项目，参加过无数次的项目会议，对此可说是游刃有余，而且笔者主持过的项目总结会议中，有几个就是在同事们意料之外的表情中，和客户签署了项目验收文档的。然而，年前的一次项目总结会议却是铩羽而归，虽然原因很多，并非笔者的失误，但结果是全面失败。这次的老马失蹄使得笔者静下心来，对所参加过的项目总结会议进行总结，在此提出两个观点，三个准备和四个步骤，以希望更多的人获益。 
　　两个观点 
　　一、项目验收的标准的不同将决定项目验收的进度和难度，尽快地让项目验收是项目经理首要的职责 
　　越是大项目，验收的标准和细节就越多，同样也因为金额大，所以涉及验收的人员也多，在谁签字谁负责的压力下，大家都不愿意先签字，就使得项目验收的标准变得比较不可捉摸。 
　　在大项目中查找不适合验收标准的问题，就相当于打靶的目标是我们所站的地球，随便怎么打，都能中。因为客户内部都会有一套连卖硬件都难过关的验收标准文档和流程，更何况是软件验收。如果真的按客户的要求和标准执行，团队再进行两年的开发，还不能保证能通过验收。 
　　所以，大项目的验收，往往都包含着三分人情。项目经理平时就要搞好和客户的关系，双方在验收的标准上能有个双方都可以接受的方案，共同把事情做好，如果做不好，虽然客户他也有责任，但你的公司却要为此多付出很多的人力物力时间和资源。 
　　二、项目总结会议是决定项目能否顺利通过验收关键与跳板，要把握好这机会，不要打无准备之仗 
　　项目总结会议，顾名思义，就是对项目的工作进行总结，哪些做到了，哪些还没有完全满足客户的需求，哪些是还没有完成的工作。因为软件的运行有个周期，其需求会随着用户使用的程度，而提出更多更完善的需求，同样，也会使得项目的周期会比商务谈判时所想像的要更长一些。 
　　因为有商务合同和项目组工作的汇报，如果能获得客户的认可，同时，软件功能，在客户目前所提的范围内，有了一定的实现，则项目总结会议很有可能会变成项目验收的跳板，至少对项目验收会有非常好的心理预期，让双方的中下层人员在接下来的工作中，都以项目验收为中心的工作，会让项目工作顺利地转入验收期做最好的铺垫。 
　　三个准备 
　　一、全面了解项目情况 
　　很难想像一个对项目进程和工作不了解的项目经理，能主持好一个项目工作总结会议。项目验收的流程就象是链环，一个套一个，其中的任何一个环出了问题，整个链就断掉了。因为其中涉及的细节太多，客户所问的任何一个问题，你没有做出让客户满意的回答，就很难保证客户会让会议结果朝着你所想像的目标进行。 
　　所以，项目经理在会议开始之前，心里就应当要非常清楚，这个项目中哪些是客户关注的，项目组完成的情况，以及客户的满意度，特别是客户领导所提的需求的满足度。以及项目进行到什么程度，在项目进行过程中，客户的想法和态度等等。 
　　在此基础上设想，客户对我们的满意度，如果满意度达到一定的程度，就要明白在正式会议开始的时候，哪些会是客户重点关注的业务，客户在这些关注点上的态度和底限，预先知道客户会出什么的牌，会让你在会议上有着出人意表的收获。 
　　二、知晓参会人员特点 
　　在项目实施过程中，要注意收集客户基本的为人处世的信息，比如某人对要他签字非常感冒，非常怕担责任，某人比较好说话，某人实事求是，某人对细节问题非常关注，某人有整体的项目观念，等等，平常注意这些信息的收集，总会在某些特定的场合让你的项目更加顺利地进行。 
　　在知晓客户的这些信息后，要尽可能地了解客户在参加会议那几天的工作安排，尽可能地让对项目有利的人员参加你的项目总结会议。千万不要碰到能帮你说话而且权重比较大的人物，在你预约的时间出差，把你的计划全部打乱。 
　　同时，更要多考虑对项目满意度不高的人，特别是对项目抱有敌意的关键人物，越早了解这样的人可能出的牌，对你的项目就会越有利。因为即使客户中有人帮你说话，但只要有人执反对的声音，作为同公司的同事，客户还是帮他的同事，而不是你。 
　　三、确定切实可行的目标 
　　不参加没有议题的项目会议，每次项目会议都一定要有一个明确的会议主题，即使是项目例会。没有目标的会议大家过过场，其实那是浪费双方的时间，也是项目经理的失责。
　　同时在了解项目过程与现状的基础上，针对参会人员的特点，制定切实可行的目标与你所要实现的最低目标，并抱着最低目标进会议室，在此基础上和客户商谈。过高的目标与期望只能在客户都非常认可你们的工作，对你们所在的公司也非常认可的情况才会实现。 
　　同样，以较低的可实现的目标向你的领导汇报时，在实际会议结束后，如果争取到了好的成绩，领导当然更高兴了。相反，如果预期目标过高，而实际却没有实现，很难想像你要如何向领导交差。