浅谈以索促管与施工索赔

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[摘 要] 所谓以索促管，就是以有利可图为杠杆，以索赔为支点去撬动项目的合同、成本、进度、质量等诸项管理的协调、深化和提高，本文就如何认识索赔、增强索赔意识进行了说明，并介绍了索赔的重要性及成功索赔的方法、技巧等。

[关键词] 索赔 合同 管理 [中图分类号] TU723.3 [文献标识码] A  [文章编号] 1001-523X(2003)01-0074-03 所谓以索促管,就是以有利可图为杠杆,以索赔为支点去撬动项目的合同、成本、进度、质量等诸项管理的协调、深化和提高。我国加入WTO，世贸组织成员中实力雄厚的施工企业将借机涌入我国的建筑市场，同时，国外建筑市场也为我们打开大门，带来许多发展机遇。随着建筑市场的逐步完善和发展，施工索赔将成为建筑业发展的普遍现象。搞好 索赔管理越来越成为工程管理的重要组成部分，它既体现工程管理的综合水平，也是企业生存和发展的重要手段，必须引起我们高度重视。当前中国的市场竞争正处于内忧外患时期。所谓内忧是指国内同行之间的竞争，外患是指中国加入世界贸易组织后，外国企业也参与国内的竞争；市场由“关系阶段”演变为“关系加合同”，市场的双面效应结束了暴 利而进入微利时代，企业的经营风险增大。外国企业的进入，以其雄厚资金先进的技术在竞争中占有很大优势。企业如此严峻的形势下生存和发展，就要走以索促管的道路，通过索赔来加强和提高内部管理水平。 企业在当今市场同时面对三大风险的威胁，即关系风险、合同风险、工程风险，其中又以合同风险威胁最大，企业所受压力和投资风险都变大，随时都会带来致命的打击。市场行情的改变，市场行情由关系演变为关系加合同，如果企业没有索赔意识，自己就会退出市场。市场的规范和不规范效应所带来的结果是，暴利结束。市场的形势迫使企业要有索赔意识，适时提出索赔。索赔是承包商在履行合同中，对与非自己过错，而是由对方承担责任的情况下，造成的实际损失，向对方提出的经济补偿和时间补偿的要求。施工过程中会发生很多不可预见的情况，如发生地震、台风、水灾等自然灾害，图纸设计变更等。自然灾害可能对已完成工程和施工设施造成破坏，修复需花费一定的时间，就可能延误工期，需要向甲方要求顺延工期；图纸设计变更，所发生的费用需要重新做预算，要求对方支付，而传统的“听话”、“心太软”、“ 痴情等待”，只会使企业蒙受重大损失，拱手让出市场走向灭亡。 1 正确认识索赔,增强索赔意识 长期以来，在计划经济体制和传统观念影响下，许多人视索赔为消极因素，认为它是不正常的，这样会影响与建设单位的关系，这完全是一种误解。施工索赔作为承包商在履行合同中对于并非自己过错，而是由对方承担责任的情况下，造成的实际损失向对方提出的经济补偿和时间补偿的要求。是工程承包中由于施工现场条件，气候条件的变化，施工进度、物价的变化，以及合同条款、规范、标准、图纸的变更等因素的影响，不可避免地出现的正常现象。索赔的健康发展是保证合同实施、落实和调整合同双方经济责权关系的手段，是双方合作的方式。它有利于双方严格履行合同，加强内部管理，提高工程建设的效益和管理素质，有利于工程造价的确定；有利于双方更好地熟悉国际惯例，更好地对外开放和对外承包工程。因此，企业应该对索赔有新的认识，索赔是一种合法的正当权利要求，不是无理争利，它是依据合同和法律的规定，向承担责任方索回不应该由自己承担的损失，这完全是合理合法的；索赔是双向的，合同的双方都可向对方提出索赔要求，被索赔方可以对索赔方提出异议，阻止对方的不合理的索赔要求；索赔的依据是签订的合同和有关法律、法规和规章，索赔成功的主要依据是合同和法律及与此有关的证据；没有合同和法律依据，没有依据合同和法律提出的各种证据，索赔不能成立；施工索赔的目的是补偿索赔方在工期和经济上的损失。 所以企业要转换观念，充分认识以索促管，增强索赔意识，以索赔来促进自身的内部管理，加强合同管理，降低成本。通过加强管理降低投资风险，增强企业的生命力。 2 索赔是合同管理的重要环节 索赔和合同管理有直接的联系，合同是索赔的重要依据。所以必须签好合同增强履约意识，索赔的成功、索赔额的大小及解决结果取决于合同的完善程度和表达方式。因此，加强合同管理是一项重要的工作而且签好合同是搞好索赔的关键。首先要了解合同的定义，合同是指一切确立权利义务关系的协议，包括物权合同、债权合同和身份合同。 我们主要是了解工程合同，工程合同具有以下特点，合同是当事人协商一致的协议，是双方或多方的民事法律行为；合同的主体是自然人、法人和其他组织等民事主体；合同的内容是有关设立、变更和终止民事权利义务关系的约定，通过和合同条款具体体现出来；合同须依法成立只有依法成立的合同对当事人才具有法律约束力。我们主要是签订施工 合同，所谓施工合同是指建筑安装工程承包合同，是发包人和承包人为完成商定的建筑安装工程，明确相互权利、义务关系的合同。依照施工合同，承包方应完成一定的建筑、安装工程任务，发包人应提供必要的施工条件并支付工程款。施工合同是一种双务合同，在订立时应遵守自愿、公平、诚实信用、协商、等价有偿等原则，因此，我们在订立合同时，一定要根据合同法订立合同条款，必须遵守国家法律、法规，也应 遵守国家的建设计划和其他计划，规定合同条件、合同范围、义务付款、工程变更、违约惩罚、业主风险、索赔时限和争端解决等条款，在合同中明确双方当事人的权利和义务。合同编写要严谨，不相互矛盾，不遗漏。避免双方在合同缺陷引起的争议中耗费时间和精力，甚至造成索赔失败。 3 索赔是计划管理的动力 计划管理一般是指项目实施方案、进度安排、施工顺序、劳动力、机械设备材料的使用与安排。而索赔必须分析在施工过程中，实际实施的计划与原计划的偏高程度。比如工期索赔就是通过实际过程中与原计划的关键路线比较，才能成功，其费用索赔往往也是基于这种比较分析基础之上。因此，在某种意义上讲，离开了计划管理，索赔将成为一句空话。反过来讲要索赔就必须加强项目的计划管理，索赔是计划管理的动力。 4 索赔是挽回成本损失的重要手段 在合同报价中最主要的工作是计算工程成本的花费，承包商按合同规定的工程量和责任，合同所给定的条件以及当时项目的自然、经济环境作出成本估算。在合同实施过程中，由于这些条件和环境的变化，使承包商的实际工程成本增加，承包商为挽回这些实际工程成本的损失只有通过索赔这种合法手段才能得到。索赔是以赔偿实际损失为原则，这就是要求有可靠的工程成本计算的依据。所以要搞好索赔，承包商必须建立完整的成本核算体系，及时、准确地提供整个工程以及分项工程的成本核算资料，索赔计算才有可靠的依据。因此索赔又能促进工程成本的分析和管理，以便确定挽回损失的数量。 5 索赔要求提高文档管理的水平 索赔要有证据，证据是索赔报告的重要组成部分，证据不足或没有证据，索赔就不能成立。工程资料是最直接的现场依据，因此，工程资料收集整理工作应该纳入企业管理之中，并从工程实施开始贯穿于工程建设的全过程。要指派高素质的专业人员负责并建立索赔档案。成功索赔的依据除了合同外，还需要有关的证明材料。因此我们要保存好有关 的资料，以便在提出索赔时提交相关材料。这就要求我们在施工过程中注意记录和积累保存以下各方面的资料，积累的资料和论证依据一要有全面性，并可随时从中索取与索赔有关的证据资料。其中包括，施工日记，其记录了现场施工中发生的各种情况，有利于及时发现和正确分析索赔，可能是索赔的重要证明材料；来往信件，对与监理工程师、业主和有关政府部门、银行、保险公司的来往信函必须认真保存，并注明发送和收到的详细时间；气象资料，在分析进度安排和施工条件时，天气是考虑的重要因素之一，因此，要保持一份如实完整、详细的大气情况记录，包括气温、风力、温度、降雨量、暴雨雪、冰雹等；还有会议纪要、工程照片、工程图纸、招投文件、施工进度、各种现场签证、记录报告、各种检查验收报告、各种技术鉴定报告、市场价格、设备采购、订购运输、使用方面的记录以及各种单据等全方位的情况资料，都要分门别类地细致地加以收集保存。二要有完整性，即索赔所需要的全部资料，包括索赔的范围、内容、工作程序、步骤到工程现场所发生的一切问题的全部数据和证件都要备齐备全，这方面宁可繁琐不可疏漏半点。 有时可能由于小的疏漏而造成大的损失。三要有认同性，即要求索赔所提供的证据必须使双方认同，只是单方面认同，索赔则不能成功，因此，承包商从施工之日起就要牢牢地树立索赔意识，为索赔准备好证据。 6 索赔成功的关键所在 工程索赔是一门涉及面广，融技术、经济、法律为一体的边缘学科，它不仅是一门科学，又是一门艺术，要获得好的索赔成果，必须要有强有力的、稳定的索赔班子，正确的索赔战略和机动灵活的索赔技巧，这也是取得索赔成功的关键。  6.1 组建强有力的、稳定的索赔班子 索赔是一项复杂细致而艰巨的工作，组建一个知识全面、有丰富索赔经验、稳定的索赔小组从事索赔工作是索赔成功的首要条件，索赔小组应由项目经理，合同法律专家，造价工程师、会计师、地盘工程师、项目工程师组成，有专职人员搜集和整理，由职能部门和科室提供的有关信息资料，索赔人员要有良好的素质，要懂得索赔的战略和策略，工作要勤奋、务实、不好大喜功，头脑清晰，思路敏捷，有逻辑，善推理，懂得搞好各方的公共关系。在这方面，如某工程1994年开工，1996年竣工，在此期间项目经理换了两人，项目工程师换了三人，由于人员更换频繁，资料交接不及时，最终导致许多现场签证未能及时办理，给工程造成很大损失，因此，一旦项目确定，在无特殊原因的情况下，项目管理人员要相对稳定，不要随意更换，只有加强内部管理，完善各项规章制度，深化企业改革，逐步与国际惯例接轨，才能是索赔工作取得成功。  6.2 确定正确的索赔战略和策略 索赔战略和策略是承包商经营战略和策略的一部分，应当体现承包商目前利益和长远利益、全局利益和局部利益的统一，应由公司领导亲自把握和制定，索赔小组应提供决策的依据和建议。 索赔的战略和策略，对不同的情况，包含着不同的内容，有不同的重点，一般应包含以下几个方面：  6.2.1 确定索赔目标 承包商的索赔目标是指承包商对索赔的基本要求，可对要达到的目标进行分解，按难易程度进行排队，并大致分析它们实现的可能性，从而确定最低、最高目标。  6.2.2 适时提出索赔要求 索赔的时效性非常重要，时间就是金钱，在这里体现的尤为突出。 索赔存在于施工的全过程，由于主客观原因，施工过程中可能会出现诸如设计修改、工作项目增减、工程量变更或各种意想不到的不利情况发生或因甲方原因引起的暂时停工等等，都是索赔的机会。这种索赔机会存在于建设项目从立项到竣工的全过程，因此，承包商必须从施工之日 起，就应坚持合同管理，对招标文件中的合同条件和图纸进行详尽的分析研究，努力寻找施工过程中出现的一切索赔机会。索赔事件发生后必须依据合同的准则及时地对索赔进行处理，注意索赔的时效性。按照合同法规定，索赔事件发生后28天内，承包商应向业主发出索赔要求的书面文件，对索赔事件，根据理由及索赔值计算和证据详细说明，要求业 主作出相应的决议，这就是索赔时限。如果超过索赔期限，施工企业将无权提出索赔要求。在这方面，因超过索赔时限，导致索赔失败的例子很多。因此，深化提高企业管理水平，加强项目管理人员的责任心，是摆在目前施工企业面前刻不容缓的工作。  6.2.3 承包商的经营战略分析 承包商的经营战略直接制约着索赔的策略和计划，分析业主情况和工程所在地的情况以后，承包商应考虑有无可能与业主继续进行新的合作，是否在当地继续扩展业务，承包商与业主之间的关系对当地开展业务有何影响等等。这些问题决定着承包商的整个索赔要求和解决的方法。  6.3 索赔的技巧 索赔的技巧是为索赔的战略和策略目标服务的，因此，在确定了索赔的战略和策略目标之后，索赔技巧就显得格外重要，它是索赔策略的具体体现。索赔技巧应因人、因客观环境条件而异。 首先，施工企业应建立良好的企业信誉，努力创造平等、互信的气氛，要以积极的态度完成合同责任，主动配合业主及监理工程师搞好管理工作，经常联系沟通关系，遇到问题书面请示，及时提醒，弥补他们工作的不足之处，对发生不能预见的干扰事件，应及时采取措施，减少损失。只有平时双方建立起良好的互动互信关系，才能在索赔谈判中有一个友好和谐的合作气氛，索赔才能成功。其次，着眼于重大的，有影响的、索赔额大的事件、不纠缠细节，对索赔额小的事件作出让步，是不可少的，这是索赔谈判的策略之一。让步的目的是为以后大的索赔铺路，是为了取得更大的经济效益而作出的牺牲。 要明确认识让步应是对等的，我方作出让步，同时争取对方作出相应的让步。双方应在一个较友好和谐的气氛中解决争执，用尖锐、对抗的形式，用凌厉的攻势压倒对方或一开始就采用仲裁的形式解决问题是不可取的。这不但会失去对方的友谊，使合同无法继续履行，使自己声誉受损，失去再次合作的机会，而且花时花钱，甚至导致两败俱伤。要从业主关心的议题入手逐步寻找业主的同情、理解、支持，争取索赔成功。 总之，以索促管及施工索赔管理，是专业性很强的工作，施工企业应加强培训教育，充分认识到索赔的重要性。所以，企业应通过成功的索赔来加强内部的各项管理，降低投资风险和经营成本，在提高企业管理水平，风险管理和控制水平的同时，要努力将索赔管理纳入整个管理体系之中。用过硬的技术和管理赢得市场。取得更大的经济效益，为参与国际竞争，练好内功，以提高自身的生存和可持续发展的能力。