校园一卡通学杂费收缴管理系统和迎新注册系统解决方案

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    近期，又出现某高校为防止学生拖欠学费扣留学生毕业证的新闻，对此做法遭到了上级部门和学生的共同反对，但高校的正当利益又如何保证？学生拖欠学费现象在一些高校中较为普及，对学校的财务管理造成了极大的压力。有没有更好的有效措施避免或减少学生拖欠学费的现象，这对学校来说不仅具有积极的直接效益，同时还有广泛的社会效益。校园一卡通的学杂费收缴管理系统和迎新注册系统在一些学校得到了有效的应用，缓解了资金压力，提升了财务管理水平，同时解决了迎新工作量大的难题，我们可以通过一些学校应用的成功案例获得启发和借鉴。

    （以下案例摘自《中国教育信息化》2007-05期）

    有效促进学费收取工作，改善学校财务状况 

    中山大学财务与国资管理处 郑琦 

    高校学生拖欠学费问题近年来已经成为高校财务管理工作中的一个主要问题，部分高校的学费拖欠率达到67%，金额高达3000余万，已经对学校的 财务管理造成了极大的压力。产生拖欠学费的原因除了部分学生家庭贫困无力缴纳学费以外（这部分学生可以申请缓交学费，学校会有备案），另外一个主要原因是恶意拖欠学费，例如：部分学生并非家庭困难，却故意拖欠学费，将家长提供的学费挪作他用，例如购买手机、电脑等；也有一些家庭困难学生因为“面子”问题而不愿意进行勤工助学和申请助学金，宁愿拖欠学费。一旦存在部分学生拖欠学费而没有受到有效的措施催缴，原来按时缴纳学费的学生甚至会产生“反正拖着不缴学校也不会怎么样，那我也不缴”的心理，拖欠学费的学生会越来越多。
 
    针对恶意拖欠学费的问题，大部分学校采用的都是毕业扣押“毕业证”和“学位证”的方式，这样做根本无法解决问题，学生即使在毕业前夕缴纳了学费，但是学习过程中拖欠的学费也会造成学校财务紧张，而且，这样做会产生法律风险，甚至会形成恶性循环∶没有毕业证的学生找不到好工作，没有收入导致无法补交学费。 

    校园一卡通作为学生在校学习、生活不可缺少的重要媒介，通过在一卡通的使用上设置障碍，可以有效地促进学费收取工作，中山大学现在使用的新中新公司研发的校园一卡通系统，可以针对恶意欠费停用其电子证件功能而不影响电子钱包的使用，学校可以在一些系统中设定参数，不接受停用电子证件功能的校园卡使用，例如学期注册、学生选课、图书馆借阅、免费机房等，通过该项措施，仅针对文理科的研究生就及时催缴了上百万的学费，下一步将在全校范围内实行，促进学费收取工作。学校可以充分挖掘校园卡的管理功能，从而将收费工作的关口前移，达到非常好的效果。
校园卡电子注册可以获得很好的经济效益和社会效益。 

    中南大学信息中心 袁新辉 

    学生注册是高校学生管理的一项重要的基础性的工作，只有满足了学籍管理的要求，交清了全部费用并履行了正常注册手续的学生，才能拥有正式学籍，享受学校各项教学资源。学生注册工作需要教学管理部门、学生管理部门以及财务管理部分等多个职能部门的协作才能完成，传统手工注册方式存在工作量大、效率低、拖延时间长、信息不能共享、准确性差、注册状态无法与教学管理和各类教学资源的使用挂钩等缺陷，已不能满足学生注册工作的要求。
 
    利用校园卡的身份识别功能，以学校数据中心为平台，将学生教学管理系统、收费管理系统、校园卡系统等多个业务系统结合起来，建成基于校园卡的学生注册系统能有效克服传统手工注册方式存在的缺陷，提高学校学生注册管理水平。 

    1. 直接经济效益分析 

    目前高校学生欠交学费的情况相当严重，大部分高校开学时学生欠费比例超过30%，据媒体报道，华南某高校19818人，欠费竟达9091万。如何减少学费拖欠现象，保证学费收入及时足额收缴是当前高校财务部门和学生管理部门的一项重要工作。 

    学生欠费的原因比较多，欠费比例高有贫困生的因素，但更多的是由于学生恶意欠费造成的。目前国家加大了贫困学生国家助学贷款的力度，真正贫困的学生可以通过申请国家助学贷款解决学费问题，因此只要措施得力，保障学费拖欠比例低于5%应该是完全可以实现的。 

    由于欠费不能与学籍挂钩，单纯通过全校动员催交学费、对催交学费成绩显著的二级学院给与奖励、欠费与二级学院经费挂钩等方法，不仅耗费大量的人力物力，实际效果也非常有限。 

    校园卡电子注册系统建立在数据中心的平台之上，将收费信息直接与学籍信息挂钩，不符合缓交学费条件的学生如不能按期交清各项费用，将不能注册，也就不能享受各种教学资源，因而具有很强的约束力，是减少学费拖欠的有力措施。 

    以某大中型高校为例，假设该校有各类学生4万人，学生平均学费标准为5000元，则应收学费总额为2亿元。 

    假设每年开学时的欠费率为25%，实施电子注册后，同期欠费比例降为5%（假设国家助学贷款额度和到位的时间相同，已获得助学贷款的同学视为不欠费，则上述欠费率不含助学贷款部分），也就是说，实施校园卡电子注册后与未实施校园卡电子注册比较，同期回收的学费拖欠金度为4000万。 

    学校为保障各项工作的正常运行，在出现资金缺口时，采用向银行贷款的方式进行融资，设一年期贷款利率为6%，即实施校园卡电子注册后，同期多回收学费欠款4000万元，因而可以减少4000万元的贷款额度，就可以减少为弥补因学费拖欠的资金缺口进行贷款融资的利息支出240万，该部分资金可以视为校园卡电子注册的直接经济效益。 

    2. 间接效益分析 

    校园卡的电子注册系统实现了学籍管理系统、学费管理系统、校园卡系统等多个系统的数据共享，可以极大地减轻各个职能部门工作人员的劳动强度。 

    学院教务员：要保质保量完成学生注册工作，以前需要从各个职能部门收集最新的信息，逐一审核每个学生的各项注册条件，对于不满足注册条件的学生可能需要进行多次审查，其劳动强度与管理的学生总人数以及不满足注册条件的人数有关。实施电子注册后，尤其是实现学生自助注册后，该项工作所占比重大大降低，从我校实施情况来看，学生自助注册的比例达80%以上，学院教务员的工作量大大减轻，基本上不需要进行干预了。
学费收费人员：实施电子注册后，学生拖欠学费的现象大大减少，欠费比例降为5%以后，学费催交的工作就简单多了，财务人员可以从以前繁重的收费、催交工作中解脱出来，做好其它各项管理工作。同时，不再需要打印大量的欠费通知单，动员各个方面的力量进行学费催交工作，甚至学费收据的使用量也会大大降低，也就是说，各项成本支出都会大大减少。 

    学生管理部门：实施电子注册后，学费拖欠现象降低，不交费也同样享受各项教学资源的现象大大减少，教育资源的公平性得到了体现，学生工作包括学费催缴工作的难度进一步降低了，学生管理部门的工作重点放在甄别贫困学生上，可以更加有效地保障国家助学贷款的及时有效发放。更加快速有效地确定资助对象，从另一个侧面说，可以缩短助学贷款资金到位的时间，进一步减轻了学校学费资金缺口的压力。 

    3. 社会效益分析 

    拖欠学费的学生在学校教学资源的使用上和按时足额交清了学费的同学完全相同，实际上就侵害了这部分同学的利益，校园卡电子注册将学费收取和学籍紧密联系在一起，不仅有效减少学费拖欠现象，同时也保障了教学资源使用的公平性，也是对学生实施诚信教育的一种有益实践。 

    校园卡电子注册系统同时有效地完善了学校学籍管理体系，为学校各项教学管理工作的正常开展提供了有力保障。有助于进一步建立良好的学风校风。 

    因此，校园卡电子注册在具有很好的经济效益的同时，还具有很好的社会效益。我校自2006年开始启用校园卡电子注册系统以来，已经在学校各项管理工作的实践中获得了很好的效果，得到了各级领导和同学们的支持和好评，我们将在后续工作中进一步完善这项工作，让校园卡电子注册系统发挥更大的效益。 

    新中新校园一卡通学杂费收缴管理系统、数字迎新注册系统简介： 

    ■ 新中新校园一卡通学杂费收缴管理系统 

    直接提高收缴率，有效防止恶意拖欠学费及助学贷款等现象，为学校解决困扰已久的管理难题。 

    该系统将银行、学校财务和教务数据实时同步，将学生基本信息和缴费情况结合在一起，全面整合财务和教务数据，一方面完成学费、住宿费、军训费、杂费等的缴纳或奖学金、补助的发放，另一方面为新生报到登记、学生毕业离校提供缴费信息或信用信息依据。 

    该系统费用收取可以采用银校联网方式，将各学校教务和财务结合生成收费数据，发送银行处理，生成学生缴费信息。学校或学生可随时查询统计缴费信息并依据信息催促欠费生缴费。采用这一方式大大减轻学校财务处和教务处的工作量，减少差错，杜绝学生恶意欠费，及时反映学校财务现金流，方便学生家长缴费。 

综合自助缴费示意图

    ■ 新中新校园一卡通数字迎新、注册、离校系统 

    数字迎新系统是一个涉及新生入学各个环节，面向学校各部门、全体新生及家长的综合管理信息系统。基于先进的网络技术和数据共享理念，在参与迎新的各相关部门之间实现数据的高度共享和流动，并明确各部门的责任和业务管理范围；在系统运行过程中将学校招生时产生的数据转换为新生数据加入学籍数据库，实现了新生数据与学籍数据的无缝连接，实现了“一站式”的新生入学服务。 

    系统特点： 

    □ 功能全面：迎新系统涵盖了高校新生入学的各项业务，全面支持网络办公模式。
    □ 先进的管理思想：迎新系统与数字校园其他系统采用统一的数据结构，从迎新相关各项业务数据库中提取数据，为迎新工作中庞杂的各项业务的提供了高度的数据共享和流通，实现了新生入学手续的规范化，新生数据集中管理，各部门实施共享，为学校各管理部门决策支持提供数据依据。
    □ 协同办公机制：根据迎新业务的特点，采用先进的网络、数据库技术，在统一的操作平台上支持各部门协同办公。
    □ 便捷的服务体系：系统为学生提供手续办理提示，新生和家长可随时查询尚需办理业务的种类、办理地点、需要等待时间以及顺序要求，方便新生办理各项入学手续，从而可以提供更加周到、及时的服务，提高新生和家长对学校的满意度，加强学校的基础管理工作。 
    □ 实时的业务处理调控：支持学校领导和各部门对业务处理进程进行实时的查询、统计，便于校方对实际到校人数、学生情况进行实时监控，杜绝新生欠费，加快绿色通道、检疫等工作的快速处理。
    □ 严密的安全保障：系统的操作安全性由网络登录验证、数据库登录验证、应用系统使用验证三级组成，客户端有分级授权和验证机制，同时在数据传输、存储、备份恢复等过程中保证数据的高度安全性，在方便业务处理的同时保障新生数据的安全。 

迎新方案一

迎新方案二

    深圳大学使用了新中新的校园一卡通系统，实现了银行卡、校园卡两卡合一，校园卡后台系统与银行卡后台系统紧密捆绑，在银行卡与校园卡业务深度融合上独具特色。
 
    在新生录取时，系统实现了“批量自动快速发卡”、“学费自动扣缴”，学生可以同时领到录取通知书和校园卡，并通过校园卡预缴学费。在新生报到时，“数字迎新”系统实现了注册、缴费、建档、宿舍分配等迎新手续一次刷卡完成。 

    深圳特区报对深圳大学的迎新报道总结出”深圳大学招生人数今年最多、新生生源数今年最好、报到办理数今年最快”，其中特别提到深大的“校园一卡通启用”所带来的应用效果：“深大网络中心负责老师介绍，每个新生在拿到录取通知书的同时，就会拿到一张‘深圳大学校园卡’。这张印上了学生照片的‘校园卡’整合了银行卡和校园IC卡功能。该校园卡可实现普通银行卡的储蓄、转帐、汇款、消费等金融功能，还可以进行学费代扣、奖助学金发放等，同时，该校园卡还是学生证、学生医疗证、图书证、饭卡、游泳卡等。”深圳电视台对深圳大学的迎新现场进行了访谈报道，师生和家长都对使用校园一卡通所带来的安全便捷给予了肯定和好评。 

    注册系统实现注册手续信息化，为学校各部门提供一个注册数据交流与共享的平台，方便学校内各系统对注册信息的联动，建设一个高效率、方便学生、简化手续、数据联动的注册系统。 

    离校系统通过基于校园卡的离校系统，可以减少离校工作的手工操作，提高离校效率，减轻学校的离校负担，避免每个学生到各部门确认，对学校离校工作进行科学管理。从功能方面来说，系统主要实现学生的报到离校功能，并提供第三方系统使用最终数据，完成学校对学生欠费、贷款的控制。