成本超支对账难，工程管理财务软件帮企业实现资金精准管控

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       一、为什么工程项目的成本总是超、账总是对不清?

　　干工程的，谁没吃过成本超支的亏?我认识一个做装修的老板老周，干了十来年，手艺没得说，就是账算不明白。

　　去年他接了个写字楼装修的活，合同价一百二十万。干到一半，他突然发现钱不够了——材料超了十几万，人工超了七八万，中间还有一堆乱七八糟的支出。最后项目勉强干完，一算账，白干。

　　老周跟我说：“我要是早知道超了，还能控制控制。等我知道的时候，钱已经花出去了。”

　　这就是工程行业最要命的地方——成本超支，永远是“事后才知道”。

　　老周的项目为啥超支?我看了看，主要是三件事没管住。

　　第一件，材料采购乱。 工地上今天缺两袋水泥，明天少一捆电线，工长一个电话，材料员就去买了，现金付了，拿张收据回来。光这种“应急采购”，一个月几十笔，每笔钱不多，加起来吓死人。有一次老周盘点仓库，发现瓷砖多买了二十多箱，一问才知道，同一个型号的砖，项目经理买了两次、工长又买了一次，谁都不知道仓库里还有。多花的钱，至少两三万。

　　第二件，人工统计乱。他手下有七八个班组，考勤全是手记。月底报上来，这个说干了26天，那个说干了28天，加起来一算，比实际工期多出好几百个工日。他找班长对账，班长说工人确实来了，他也没法查。该付的付了，多付的也付了。

　　第三件，对账对不上。每个月月底，财务小张对着十几个项目的票据，一摞一摞的，有发票、有收据、有微信截图。光把这些票据和项目对上，就要好几天。经常是这张票不知道是哪个项目的，那笔钱不知道付给谁了。对来对去，总有几笔对不上，只能先挂着。

　　老周说了一句我印象特别深的话：“我辛辛苦苦接项目、盯现场，到头来钱都花在看不见的地方了。不是我不努力，是我管得太晚了。”

　　二、为什么对账成了“不可能完成的任务”?

　　老周公司的财务小张，每个月月底都像打仗一样。

　　她给我看过她的办公桌——上面堆满了票据、合同、银行回单、微信转账截图。她说，这是她每个月最崩溃的时候。

　　上个月，有一笔三万多的材料款，她对了一个星期都没对上。采购说是A项目的，现场说是B项目的，供应商说是C项目的。三个人三个说法，她打了十几个电话，翻了一个月的聊天记录，最后才发现是采购记错了项目编号。

　　老周跟我说，这种事每个月都有，少则两三笔，多则七八笔。有些实在对不上的，只能先挂着，等年底再说。

　　为啥对账这么难?我看了看老周公司的流程，发现问题出在四个地方。

　　第一，票据来源太杂。 材料采购，有从正规供应商那买的，有从建材市场现买的，有从网上订的。发票、收据、微信转账、现金支付，什么都有。小张要把这些零零散散的东西，一笔一笔对到项目上，光分类就要一两天。

　   第二，数据标准不统一。 采购记的账是一套，现场记的账是一套，财务记的账又是一套。采购说这批瓷砖是A项目的，现场说用在了B项目，财务按采购的记了A项目。到了月底对账，三个数据对不上，谁也不知道哪个是对的。

　　第三，信息传递靠嘴说。 采购、现场、财务之间没有统一的数据系统。采购买了什么材料，发微信给财务;现场用了多少材料，记在本子上;财务要等月底才能汇总。中间任何一个环节出了问题，数据就对不上。

　　第四，发现问题太晚。 等月底对账发现数据对不上，已经过去十天半个月了。采购忘了当时买的是哪个项目的，现场记不清这批料用在哪了，供应商也不记得了。想查都没法查，只能认了。

　　小张跟我说：“我不是不想把账对清楚，是真的对不清楚。有时候我花三天时间对一笔账，最后发现是上个月的，这个月又出现同样的问题。我感觉我不是在对账，是在破案。”

　　老周在旁边听了，叹了口气说：“其实我知道她辛苦，但我也不知道咋帮她。”

　　三、老周公司的“财务转折点”——从糊涂账到明白账

　　老周的问题，在今年年初有了转机。

　　当时他接了个七百多万的酒店装修项目，体量比他以前做的都大。他跟我说：“这个项目要是再管不明白，我这公司就别干了。”

　　我给他推荐了泛普软件的财务模块，让他试试。他一开始犹豫，说怕太复杂用不来。我说你先用一个月，不行就扔。

　　一个月后，他给我打了个电话，语气跟之前完全不一样了。

　　他说，最大的变化，是终于知道钱花在哪了。

　　第一，材料采购不乱了。 以前采购打电话买材料，现在手机上就能申请，预算够不够系统自动判断。买回来的材料，扫码入库，用了多少、剩了多少，实时能看到。老周说，用了软件之后，瓷砖多买的情况再也没发生过。

　　第二，人工统计准了。工人进场先录入信息，每天刷脸打卡，系统自动统计工时。月底发工资，每个工人自己手机上就能看到考勤记录，干了多少天清清楚楚。老周说，以前月底工人来找他对工，他头都大;现在工人自己查系统，谁也没话说。

　　第三，对账从“破案”变成了“看一眼”。 采购、现场、财务的数据在系统里是通的，每一笔钱从申请到支付到核销，全程有记录。月底对账，系统自动生成报表，哪笔钱花了、花在哪了、花超了没有，一目了然。小张跟他说，现在对账一天就能搞定，再也不用加班到半夜了。

　　老周跟我说了一句话，我记到现在：“以前管钱，是人追着数据跑;现在管钱，是数据追着人跑。”

　　四、财务软件如何打通资金管控的“任督二脉”?

　　老周用了三个月之后，我找他聊了一次，问他软件到底帮他解决了啥。

　　他说了三件事，我觉得说得特别透。

　　第一件事，预算不再是摆设。

　　以前老周也做预算，但做完了就扔一边，没人看。现在软件里设好每个项目的预算，材料多少、人工多少、机械多少，清清楚楚。项目经理要花钱，打开软件一看，预算还剩多少，心里有数。超了?系统直接报警，不让花。

　　老周说，以前项目经理花钱大手大脚，觉得反正是公司的钱。现在他们花钱之前都会看一眼预算，能省则省。用了软件之后，他的项目成本超支率从原来的15%左右降到了8%以下，光一个酒店项目就省了二十多万。

　　第二件事，支出实时看得见。

　　以前月底才能看到花了多少，现在随时能看。采购买了一批材料，现场用了多少，手机上一点就出来了。哪个项目花了多少、还剩多少、有没有超预算，实时更新。

　　老周说，以前他问项目经理“这个项目花了多少钱了”，项目经理答不上来，得回去翻本子。现在问，他掏出手机看一眼就告诉他。

　　第三件事，资金流动“看得见”。

　　以前老周想知道公司账上有多少钱，得问财务，财务翻半天报表，还不一定说得准。现在系统生成“资金看板”，每个项目的收入、支出、利润，实时更新。他打开手机就能看：哪个项目赚了、哪个项目亏了、哪个项目材料费超了、哪个项目人工费省了。

　　老周说，以前他最怕月底，因为一到月底就要面对一堆糊涂账。现在他随时心里有底，再也不用提心吊胆了。

　　他最后跟我说了一句话，我觉得特别实在：“这软件一年几千块，但帮我省下来的钱，至少是它的十倍。关键是，我省下来的不是钱，是操心。”

　　咱工程人，别跟钱较劲，让软件替咱操心——省下的时间多接几个项目，它不香吗?