招标文件发售应注意的事项

　　截止时间：满足投标制作

　　招标文件发售的起始时间，应从招标公告中确定的开始发售日期为准，文件发售时间可以与公告发布的时间不一致；招标文件发售的截止时间，在相关法律法规中都没有明确规定，有的招标采购单位在招标公告中限定于投标截止时间前几天停止发售招标文件，以方便招标文件的收取和管理，这一做法并不违背政府采购相关法律法规的规定。

　　但笔者认为，为鼓励更多的供应商参与政府采购活动，只要供应商在投标截止时间前能够完成投标文件的制作，不应限制向供应商发售招标文件。

　　地点确定：不应随意更改

　　招标采购单位在制作标书时，应注意：招标文件的发售地点应与招标公告中列明的地点相一致，招标采购单位不得随意进行变更。如果确实发生了意外情况，如台风地震等不可抗因素，需要变更发售地点的，应及时在政府采购监管部门指定的信息发布媒体上发布变更公告。

　　发售形式：纸制或电子均可

　　《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（以下简称财政部18号令）规定，招标采购单位应当制作纸质招标文件，也可以在政府采购监管部门指定的网络媒体上发布电子招标文件，电子招标文件与纸质招标文件具有同等法律效力。招标采购单位如果同时采用两种形式发售招标文件，必须保持两种形式招标文件内容的一致性，否则后果将由招标采购单位承担。然而，应注意的是为了减少由于二者不一致所导致的纠纷，政府采购相关法律法规也规定，二者有异时以纸质招标文件为准。

　　售价确定：弥补印刷成本原则

　　财政部18号令第二十三条规定，“招标文件售价应当按照弥补招标文件印制成本费用的原则确定……”，那么，如果招标采购单位是党政机关、事业单位或社会团体，欲收取招标文件工本费的，应事先获得物价部门和财政部门的批准。招标文件的售价应在物价和财政部门批准的限额之内，否则属于乱收费行为，容易引发质疑或投诉。采购代理机构应按照“弥补招标文件印制成本费用”的原则确定招标文件的售价，不得以营利为目的，更不得以招标采购项目的金额作为确定招标文件售价的依据。

　　外地供应商购买招标文件时需要招标采购单位代为邮寄的，招标采购单位可以根据邮政部门的收费标准适当收取一定的邮寄费用，但这一做法最好能在招标公告中事先确定；采用电子招标文件的，笔者认为，招标采购单位不应在招标文件售价的基础上另行向供应商收取任何其他费用。

　　发售程序：发票票据莫遗忘

　　需要收取工本费的招标文件，招标采购单位应按照招标公告确定的价格和时间，向供应商发售。发售前，应允许供应商查看招标文件，以便供应商自行确定是否有意向参加本次招标。

　　供应商以现金或支票方式在招标采购单位指定地点当场购买招标文件的，招标采购单位在收取相应费用后，应及时将招标文件和发票或其他符合财务报销规定的票据移交给供应商，并请供应商做好名称、地址、联系人、联系电话等基本信息的登记手续，以便在开标前一旦出现情况变化时能及时联系和通知相关供应商；外地供应商以电汇方式购买招标文件的，招标采购单位应请供应商将电汇凭证及时传真给财务部门，在确认费用（包括招标文件工本费和邮费）到账后，招标采购单位还应及时将招标文件和发票或其他符合财务报销规定的票据邮寄给供应商，并做好相关供应商基本信息的登记手续。

　　另外，采用邀请招标方式采购的，只有接到投标邀请书的供应商才有资格购买招标文件。

　　未来趋势：招标文件免费发放

　　目前，一些招标采购单位，特别是财政全额拨款的集中采购机构，已经开始将招标文件以电子形式在政府采购监管部门指定的网络媒体上免费向供应商发放，其好处是可以降低供应商的投标成本，鼓励供应商积极参与政府采购活动；而不利之处是使招标采购单位对参加投标的潜在供应商数量把握不足，给开标现场的准备工作带来一定难度。

　　笔者建议，集中采购机构在提供招标文件下载时，设置一份表格，由拟参加投标的供应商填写投标确认函，以便招标采购单位对投标供应商的数量事先大致有所了解，但值得注意的是，投标确认函不能作为是否有资格参加投标的必要文件，也不能以此为借口将该供应商投标做无效处理。

　　更正处理：及时发布更正公告

　　招标文件发售期间，招标采购单位发现招标文件存在缺漏或在组织供应商答疑或现场考察时，招标采购单位认为有必要对已发出的招标文件进行澄清或者修改的，应当于投标截止时间十五日前，在政府采购监管部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人，这也是《政府采购法》、财政部18号令等相关法律法规的要求。这就要求一旦发布更正公告的时间距投标截止时间已不足十五日，招标采购单位必须延长投标截止时间。

　　如9月1日开始发售招标文件，投标截止时间为9月21日，招标采购单位于9月10日认为必须对招标文件进行澄清或修改，则相应的投标截止时间必须延长至9月25日以后，相关投标截止时间的更改应一并在更正公告中发布。

　　同时，根据财政部18号令第二十八条规定，在投标截止时间前三天内，招标采购单位不应当再延长投标截止时间和开标时间，即要求在此时间段内不得再对招标文件内容进行修改或澄清。在此期间，由于客观原因确实必须延长投标截止时间和开标时间的，应当经政府采购监管部门批准，取消本次招标活动后重新组织招标，或采用其他采购方式进行采购。

　　保密要求：单独登记信息

　　财政部18号令第二十六条规定：“开标前，招标采购单位和有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。”这就意味着招标采购单位在发售招标文件时负有保密义务，尤其在登记供应商信息时，招标采购单位项目负责人应该对每一个购买招标文件的供应商单独登记，不得将供应商信息登记在同一份表格中，以免后购买招标文件的供应商轻易获得已购买招标文件供应商的信息，这对先购买招标文件的供应商来说是不公平的。

　　质疑处理：把握两个“七日”

　　《政府采购法》规定：供应商认为采购文件使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。这就要求供应商必须在购买或收到招标文件之日起七个工作日内，向招标采购单位提出质疑，否则招标采购单位可以拒绝接受供应商的质疑。

　　招标采购单位必须对供应商的有效质疑进行充分论证，并在七个工作日内给与书面回复，回复内容中如涉及到招标文件内容的修改或澄清，必须发布更正公告，并以书面形式通知所有招标文件收受人。