如何对采购部门的价格进行审计
1.采购基本思路
采购申请单(使用部门)——询、比价(采购部)——检验入口(质量部)——领用(生产部门)——……,后续节点与采购价格联系较远,忽略。
2.细分
a、采购申请单——理论上应明确采购物料的名称、规格、型号、尺寸、质量、重量、数量、替代品、用途;实际上现实中下单部门无法做到如此专业,一是耗时,二是无此专业素质,可能只会明确名称,规格型号,有时还是模糊的说法,注意规格型号经常都是实际采购不符的,这是因为下单部门按照上次采购物料记录来着,只按照“能用”的心态,并不太关注其他信息;即首先下单部门采购物料不能明确;
b、询、比价——理论上,采购部人员应该对所采购物料进行货比三家,并且于每次采购物料时进行重新的询比价;可是现实是采购员存在:交期紧张,并未货比三家/虚造询价单/根据上次采购记录到同一家继续采购,价格基本不变/由于下单部门物料不明采购高价物料等;即其次采购部门并未按所谓的规章制度采购。
以上2点说明了采购物料价格存在水分,那么怎么审计价格呢?建议如下:
(1)审计需明确审计的对象:抽取大额/采购频次较多/价格波动较大/异常物料,这只是大概知道是要做什么;
(2)怎么做呢?明确物料的具体信息:名称、品牌、规格、型号、数量、质量、尺寸、重量、采购记录(含厂家、历次价格)等;那好,这些信息怎么获取呢?
①如果企业实施了erp系统,并且在采购部的采购订单系统中/仓库的入库系统也行,存在所谓的名称、品牌等,并且采购部/或者仓库,能将采购来的物料,注意是已经采购来到本公司的物料,能按物料包装或者物料上的具体信息录入系统,直接查看系统数据即可知道物料的具体信息;
②现实往往很残酷,实际采购的物料信息并未被录入系统,系统中的数据是形式上的,并非实际的物料信息,物料实际信息只存在于仓库或者现场,最好能到现场看看,并记录下实际信息;
通过以上可以获取物料的具体信息了,接下来就看如何进一步明确价格了。
3.如何知道物料的价格呢?这里价格渠道很多:
①网络信息:阿里巴巴(最常用较全的物料平台)厂家较多较杂,各地都有,比较全面/百度:原厂家,因为往往现实采购员采购的物料是从经销商或者代理商处采购的,这就存在中间成本,如果直接联系到本厂家,就相同物料、数量进行询价,往往你会得到意想不到的惊喜;
②现实信息:街上、超市等等到处都有物料,有机会就去看看,问问,很容易知道价格的。
4.采购的原则
采购的物料往往价格不是最低的,但要是最优的。为什么这么说呢?影响采购物料的因素好多,就以上说的质量、品牌、等都是很重要的影响因素
5.审计员要有审慎性
切勿一查到价格相差较大就以为钓到大鱼了,如果你不能确保你审计物料的确切的实际信息,不考虑采购的交期等,不能确保所有信息的勾稽印证,也许你就被大鱼钓到了,切记出现差异时要先怀疑自己实施过程是否存在疑点,其次才可以延伸至其他。
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