项目验收会的准备

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

在刚刚完成的A市电子政务一期工程项目验收过程中，我公司中标、承担的三个合同子项目均顺利通过了业主方组织的专家验收评审。
　　在验收前准备阶段以及正式验收过程中，我公司主管领导、项目协调人、各项目组项目负责人按照业主方、监理方的严格规定和要求，遵循公司一贯的项目验收管理规范和流程，对照合同，认真严肃对待，精心周密准备，汇报严谨、应对沉着，在相对于参与A市电子政务一期工程建设的其他几家省内外IT公司，更充分、自信地展现出公司雄厚的专业实力和项目验收准备工作的规范有序、经验丰富，博得了在场各位专家、业主方各位领导、监理方的特别肯定和一致好评。
　　通过参与这次项目验收会，我有以下一些体会和想法希望与公司同仁分享：
　　1、在验收前准备阶段，项目负责人或项目经理应主动、积极保持与客户方、监理方的密切沟通，及时、完整、准确地收集、掌握和理解其对竣工验收文档、验收条件、验收议程安排、验收准备事宜等方面的要求和期望，进行周密而适宜的各项准备工作；
　　特别是客户方、监理方对即将验收项目的真实、初步意见和评价，最好是在验收前就沟通、形成书面正式的《用户意见书》、《监理方项目评价报告》，以供在验收会期间给专家们参考。
　　如有不明之处，须立即加以确认和澄清。如还留有一些可能影响或暂时不影响项目整体验收通过的细节、小问题、项目延期、变更或异议、分歧等，应与有关方面立即协商解决处理问题，事先沟通、达成共识，明确各方责任、原因和统一认识和说法，强调已经基本上完成项目内容、满足合同要求。
　　2、在验收前准备阶段，应提前对所承接项目进行全面严格自检，对建成的系统或开发的应用软件系统进行运行检查或抽查，对合同要求满足程度、工程内容完成情况、系统功能和性能方面逐一检测，收集使用和运行中的用户反馈并有效解决、处理，做到心里有数、放心，如有可能，最好形成书面的“系统/软件运行自检报告”并请客户方代表签字确认。
　　一般来说，由于验收时间紧、子项目多或较复杂，现场长时间测试检查不太可行，专家们大多希望或者要求项目承担方出示验收测试计划、测试用例、测试结果（合格）报告，并且要有客户方、监理方的正式意见、签字和盖章。测试这部分工作可在系统试运行一段时间、比较稳定、正常之后与客户方、监理方协商组织完成。
　　3、在验收前准备阶段，大量工作是按照项目验收规范以及业主方、监理方的要求，组织编制各种竣工文档、验收文档，其中验收报告PPT文件的制作尤其重要，主要内容可包括：项目概要介绍、项目合同要求、工程内容、实施方案阐述、实施过程、进度情况和项目管理介绍、竣工技术方案、质量情况总结、项目总结、致谢等，应条理清晰、简明易懂、直观可视（罗列提纲，多用图表说明，单页文字描述不宜多），应强调已经完成工程内容、满足合同要求，质量达到合同产品和技术标准要求，系统运行正常、稳定。
　　一般按验收要求和规范编制、复印、装订竣工和验收文档，如无特别规定，则可参照国家档案管理规范进行编制、装订，同时应方便专家们的翻看查阅（有文档汇总清单、按顺序装订文档）。
　　在验收会前1-2天，应尽量提前准备好所需要份数的全部竣工和验收文档，需要业主方、监理方签署意见、签字、盖章的应尽量提前完成，以免验收前忙乱出错或找不到人干着急；
　　最后由项目组项目负责人负责检查、落实，确认已经完成各项准备工作，验收汇报人要充分准备好项目总结汇报和专家提问答复，如有条件，可在公司、项目组内部进行预演练。
　　4、到了正式验收会开始时，应注意听取主持人、项目专家组的讲话，按照时间要求和顺序，自信、沉着、冷静地进行项目总结汇报、接受、记录专家提问并严谨答复，语速、音量适中，不宜超时，不宜在细节上过多停留；如有严格时间限制，需要临机适当调整原先准备好的验收报告内容和时间。
　　针对专家提问，应该想好后或项目组内先商量好后再回答，如有还不太确定、暂时没把握的，可在稍后立即确认之后再准确答复专家组，避免前后矛盾、多种答案、几个声音作答或问而不答、答非所问；
　　对于专家指出的一些非关键性问题、细节，我方项目汇报人或项目负责人可尽量充分阐述自己的观点和见解，当不能说服对方时，不可勉强、纠缠或争执不休。对于我方不存在的问题则应立即予以否定和澄清，必要时可要求客户方或监理方证明。
　　应以合同内容要求为依据和主线，不宜偏离合同去过多展开讨论纯产品、技术方面的细节和问题。
　　在我公司项目汇报前，可在现场倾听专家们对其它项目的提问和对答，注意分析不同专家的兴趣关注点，对与自己类似的方面作好一定的应答准备。
　　这方面尤其需要讲究策略和方式方法，应注意在每次专家验收答辩中总结、积累经验教训。
　　如时间允许，还可能安排项目组成员陪同专家及用户方成员进行测试，形成书面测试报告，参加测试人员签字确认。如果需要检查用户现场，则应在验收准备阶段再次进行清理、清洁和作好标记，保证现场符合系统运行要求和有关规范（如机房环境规范）。
　　在验收通过后，应收集用户评价意见、专家验收意见，将所有竣工验收文档移交客户方归档，进入系统维护和售后服务阶段。
　　当然，在A市电子政务一期工程项目验收过程中，专家们也特别指出了一些存在的问题需要整改和跟踪检查：监理方工作规范性和监理力度、竣工验收文档的规范性（盖章、装订）、项目经理授权书、变更书面确认（E-MAIL不算数）、设备到货验收（无客户方签字）、OA和电子公文交换系统与电子印章系统之间的接口、个别网络和设备安全性配置、用户意见书和监理方项目评价报告、应用软件之间的对接集成、后期系统维护、售后服务和技术支持（须专门说明）等。
　　相对来说对我公司所承担项目提出的需要整改的方面是最少的，性质也较轻微，而公司在专业性和规范化方面则特别突出，这也是公司近年来强化内部作业、项目规范管理的效果体现。
　　总体上认为，整个项目验收阶段主要应该调研、分析、沟通确认、满足各方（专家组、业主方、监理方）的项目验收需求，包括：合同、项目过程与效果、验收规范、项目中涉及到的行业规范、国际和国家现行标准和规范、相关产品、技术、质量等方面的要求和期望。相信通过公司项目验收管理规范、项目经理负责机制的切实有效运行和不断总结、积累验收方面的经验教训加以持续改善，公司整体项目验收工作将会越来越规范、高效。