多管齐下 加强建设工程档案归集工作

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

杭州市城建档案馆
2015年7月15日

　　近年来，杭州市建设工程档案归集工作通过采取多项措施，多管齐下，有效地强化了工程档案归集工作。

　　一、明确归集范围。根据GB/T50328-2014《建设工程文件归档规范》，结合实际情况，杭州市及时修订了《杭州市建筑安装工程档案进馆范围》。通过学习借鉴同行先进经验，进一步细化市政工程中道路、桥梁、隧道、河道、园林景观、地下管线、轨道交通等专业工程档案进馆范围，并制定《杭州市建设工程声像档案归档整理规定》等标准规范。

　　二、规范归集程序。一是抓住建设主体办理施工许可证环节，发放工程档案管理告知书，告知建设单位在建设工程档案管理中的主体责任，以及归档内容、质量、时间等方面要求。二是抓住竣工备案环节，将核验建设工程竣工档案认可意见书纳入工程竣工备案环节，对建设工程档案及时归集起到了关键作用。

　　三、优化过程服务。一是实施“一告知、二联系、三跟踪”服务，即开工前一次性告知建设单位有关工程档案移交所有事项；开工后一个月内联系建设单位档案分管领导，宣传工程档案管理规定；开工后每半年电话跟踪，关注在建工程档案管理情况。二是针对重点工程，主动开展上门指导服务，近5年为建设单位累计提供指导服务411次。对于杭州地铁等具有建设周期长、施工单位多等特点的重大工程项目，杭州市城建档案馆派专人驻场服务，为重点工程档案管理保驾护航。三是充分利用“杭州城建档案”门户网站，开通建设工程档案业务“网上咨询”服务，解答建设各方在工程档案归集过程中的各类问题。

　　四、注重人员培训。一是举办工程档案人员培训班，开展各类城建档案管理人员业务知识。二是制作《建设工程档案移交教学指南》专题片，上传至“杭州城建档案”门户网站，为从业人员提供随时随地的学习。三是在杭州市行政服务中心推出“工程档案服务咨询日”活动，对新建工程项目档案人员进行档案归集工作辅导培训。四是为重点工程建设单位工程档案人员提供1至3个月时间的驻馆培训，通过一对一、手把手方式提供实践培训和辅导。

　　五、强化监督管理。一是不断优化完善杭州市城建档案业务管理系统。该系统在具备项目登记、档案申报、档案接收等基本功能外，还在档案申报、接收等主要环节设置短信，具备自动告知已受理、超期提醒、材料补交催办等功能。二是针对“建设工程档案管理告知事项”下放，积极与各区住建局对接，及时了解掌握各区新开工建设项目，为下放后的工程档案事先、事中监管提供基础信息，保障该事项下放后工程档案归集工作的正常开展。三是每年通过电话回访、发催办函、短信催办等多种形式，对建设工程档案进行催缴。四是每年选取若干个重点工程进行执法检查，并对检查情况进行通报，对存在问题的单位发放整改意见书，督促其限时整改。五是建立工程档案移交“黑名单”制度，对工程档案移交过程中，未按规定要求和时间完成档案缺项整改的建设单位、施工单位、监理单位，列入“黑名单”进行重点管理。六是将工程档案归集情况纳入杭州市建设市场信用管理，对在城建档案管理中出现的良好行为、不良行为和提示行为信息进行采集和记录。目前，该信用信息已进一步纳入到“信用杭州”体系建设。