项目管理过程之计划和预算(3)
1.2 .4进度和资源计划
进度计划的作用是将工作安排反映到日历上,它不仅规定整个项目以及各阶段的起止日期,还具体规定了所有活动的开始和结束日期。常用描述进度计划的工具有甘特图和时间表:
1) 甘特图又称为“Gantt Chart”或“Bar Chart”(如图1所示),用横轴表示时间刻度,纵轴表示活动,而用一条“横条”表示该活动的起始和结束时间。传统的甘特图不能表示活动之间的相互关系,现在一些工具(如MS Project)可以用横条之间的箭头表示活动的依赖关系。甘特图的特点是直观性强,缺点是一旦改变进度安排整个图形的形状就改变了,必须重新绘制。
2) 时间表一般配合网络图使用。网络图描述任务间依赖关系,而时间表记录每项活动的“计划开始时间”、“计划结束时间”、“实际开始时间”和“实际结束时间”。这种方式最大的特点是修改方便,可以直接记录最新状态并进行重新推算;但缺点是直观性较差。
制定进度计划时一般要考虑以下因素:
1) 活动间约束关系。如前文介绍的网络图描述的那样,项目中的活动之间存在各种依赖关系,一些活动必须在某些活动完成后才能进行。因此进度计划首先要按依赖关系安排工作时间,这也是为什么进度计划要在活动排序后进行的原因。
2) 活动适合的启动时间。对于那些有浮动时间的活动,可以分析一下是适合越早开始越好,还是最迟开始越好。一般我们总感觉越早把事做完越放心,但从成本和质量等角度看问题时未必如此,比如培训,早早完成后过一段时间员工就忘记了,效果并不好。
3) 平衡资源配置。当考虑到资源条件时(如资源冲突)有些活动可能无法按期完成,因此制定进度计划时最好同时考虑资源情况。可以检查是否能满足活动的资源分配,如不满足则考虑增加资源或修改进度,并不断反复调整。
制定进度计划时最常见的问题就是计划工期大于客户实际要求工期,这时就需要进行进度调整来压缩总体工期。常用的方法有以下几种:
1) 缩短关键路径上的活动工期。具体做法增加投入的资源,或使用经验丰富的人员,当然这往往带来成本的上升。另外要注意的是,增加投入资源不仅会增加沟通协调的工作量,而且受物理条件的限制资源增大到一定程度后工期不再缩短;如果使用经验丰富的人员,则寻找和解决资源问题就显得非常重要了。
2) 活动并行工作。通过仔细分解一些活动,可能发现部分内容可以进行。在软件开发项目中,如果模块划分得比较合理,可以在模块级采用设计、编码并行的方式;但这种方式会增加管理难度和工作量;
3) 消除活动依赖关系。对于一些特定活动,可以通过重新划分或排序的方式消除依赖关系,比如软件设计中往往先开发公用模块,然后再做应用开发。如果牺牲可维护性,也可以各应用模块分头开发;这可能导致高成本和高风险,并因重复的工作而增加工作量,但在某些特定的情况下可以采用。
下面再讨论一下资源配置的基本方法。对资源的需求量可以参考甘特图计算。如图1所示,对每项活动,根据估算出的总工作量和活动工期进行分配,确定在活动工期内每周应投入的工作量,纵向累加所有活动的投影可以得到资源的直方图,直方图描述了项目单位时间内对资源的需求量。
制定进度计划的过程中就可以进行资源配置,而资源配置应该尽量保证直方图的形状比较平滑,这样一个项目组中的人员相对稳定,并且工作量也比较饱满;如果直方图参差不齐,则可能造成人员闲置、差旅费用增加等问题,特别是如果项目组人员不稳定还可能造成工作效率下降。
平衡资源配置的具体方法有很多种,比如在浮动时间内调节活动的开始和结束时间;调节活动的资源投入方式(可以先投入少些,中期投入多些,首
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